Email

A cosa serve il cestino? Ovvio… per archiviare le mail

09 Novembre 2015

Pubblichiamo un post del blog di Emilio Polenghi su come rendere effettiva una policy aziendale sulla pulizia di cestino e spam al fine di evitare gli accumuli di messaggi inutili.

 


"Oggi facciamo una riflessione sul cestino della posta elettronica, ovvero quello strumento dove la posta cancellata finisce nel caso in cui la si cancelli per sbaglio e la si debba recuperare.
 
Nel corso di anni di lavoro mi sono imbattuto in utenti che usavano il cestino per archiviare le mail da conservare per usi futuri, come se nel cassonetto aziendale della carta conservassimo i documenti importanti. Il caso diventa preoccupante quando in un cestino troviamo oltre 20.000 email.
 
Un altro contenitore spesso dimenticato è lo spam, anche nominato posta indesiderata o Junk e spesso usato alla stessa stregua del cestino.
 
Vediamo dunque come MDaemon può rendere effettiva una policy aziendale sulla pulizia di cestino e spam al fine di evitare gli accumuli di messaggi inutili e di rendere chiaro che questi contenitori sono provvisori.
 
MDaemon, IMAP e pulizia
 
L’uso di IMAP fa si che la posta visualizzata nel client del PC o sullo smartphone sia presente nel server e da questo distribuita, quindi la posta immagazzinata in contenitori provvisori diventa un carico e un ingombro, ma contestualmente permette al server stesso di gestire le azioni di manutenzione e pulizia.
 
Non sapevo che il cestino fosse per la spazzatura
 
Per buona norma è opportuno dare comunicazione al personale, attraverso le policy aziendali, che quanto contenuto nella cartella del cestino e dello spam è cancellato in modo automatico con una specifica cadenza temporale, questa comunicazione evita di incappare nella rituale risposta del non sapevo che il cestino si pulisce da solo e che ci finisce la spazzatura.
 
Configurazione della cancellazione automatica
 
Per compiere la pulizia periodica dei contenuti delle cartelle IMAP del cestino e dello spam useremo la versatile applicazione AccountPrune di MDaemon, per la configurazione dobbiamo entrare nella cartella di configurazione di MDaemon, ovvero:
 
percorso programmiMDaemonApp
 
Con percorso programmi si intende la cartella del server dove è installato MDaemon.
 
Assicuriamoci che l’applicazione AccountPrune sia in modalità di avvio automatico, per farlo apriamo il fileCleanup.bat, al cui interno dobbiamo trovare le voci:
 
"percorso programmiMDaemonAPPListPrune.exe" /s
"percorso programmi MDaemonAPPAccountPrune.exe" /a
 
Quella di nostro interesse è relativa ad AccountPrune e deve avere l’opzione /a, per l’avvio automatico.
 
A questo punto apriamo il file midnight.bat e se non esiste creiamolo e scriviamo al suo interno le azioni da compiere sulle specifiche cartelle:
 
percorso programmi MDaemonAppAccountPrune.exe /m /d=10 /p="Posta eliminata.IMAP"
percorso programmi MDaemonAppAccountPrune.exe /m /d=14 /p="Posta indesiderata.IMAP"
 
Nel dettaglio le opzioni hanno il seguente significato:

  • /m -> cancella i messaggi
  • /d=x -> se più vecchi di X giorni
  • /p=”s” -> nelle cartelle S. Il nome della cartella deve essere coerente con quello visualizzato nel albero IMAP, quindi potrebbe avere anche nomi diversi, ad esempio trash; Deleted Items; Spam; etc.

Ogni giorno a mezzanotte il MDaemon manderà in esecuzione la purge rimuovendo dalle caselle di posta i messaggi corrispondenti ai criteri specificati.
 
E via con un server più leggero!"

(Tratto dal blog di Emilio Polenghi)
 

Autore
Claudio Panerai
Gli ultimi prodotti che vi ho portato, nel 2020: Vade Secure Il primo sistema antispam/antihishing/antimalware basato sull'intelligenza artificiale e appositamente progettato per Office 365. Naturalmente a misura di MSP. ID Agent Piaffaforma che consente agli MSP di monitorare le credenziali (proprie e dei clienti) che sono in vendita nel dark web.
Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.

Tag

cestino, spam

Commenti (0)

Lascia un commento

Il tuo indirizzo e-mail non verrà pubblicato, lo utilizzeremo solamente per inviarti la notifica della pubblicazione del tuo commento. Ti informiamo che tutti i commenti sono soggetti a moderazione da parte del nostro staff.