Recentemente abbiamo dedicato un episodio di RadioAchab al calcolo del costo di un incidente IT.
 
Una delle componenti di costo causate dall’incidente è legata all’improduttività e richiede che si calcoli quanto costano all’ora i dipendenti coinvolti nell’incidente.
Ovviamente si tratta del costo aziendale.
 

Ma come si calcola il costo aziendale di un dipendente?
Abbiamo ricevuto diverse richieste di approfondire questo aspetto e ho così pensato di sviscerare l’argomento in questo post.
 
In effetti, vendendo servizi che garantiscono che le persone possano lavorare, e che possano lavorare con la massima produttività, è indispensabile essere in grado di calcolare tale costo.
 
Per fare il conto bisogna tenere in conto:
1)    lo stipendio annuo lordo (lo chiameremo CostoA);
2)    l’aggravio dato da oneri previdenziali, TFR, Inail eccetera (CostoB);
3)    il costo di struttura (CostoC);
4)    il numero di ore effettivamente lavorate in un anno per arrivare al costo aziendale orario (CostoD).
 
Vediamo come procedere.
 
Lo stipendio annuo lordo
Per calcolare il costo di un dipendente si parte dallo stipendio lordo.
Quello che molti chiamano RAL (Retribuzione Annua Lorda).
Questo importo è facilmente individuabile sul cedolino prodotto dallo Studio Paghe e ci dà il CostoA.
 
Capita che non si sia in grado di individuare il lordo ma solo il netto, cioè quanto viene versato ogni mese.
Il calcolo preciso del lordo partendo dal netto è un delirio, ma ci sono due scorciatoie.
 
Prima scorciatoia
A spanne possiamo dire che il lordo è pari, in media, al netto mensile moltiplicato per 1,53 e poi moltiplicato per il numero di mesi previsti dal Contratto Nazionale di lavoro cui l’azienda aderisce.
Ad esempio la dipendente Floriana prende 1.600 euro netti al mese con un contratto con quattordici mensilità. Il suo lordo annuo sarà dato da:
CostoA = 1.600 x 1,53 x 14 = 34.272,00 €
 
Seconda scorciatoia (aka superscorciatoia)
Prendete il netto mensile e moltiplicatelo per trenta.
Otterrete il costo annuo già compreso di oneri previdenziali: ciò che abbiamo indicato come CostoB e potete saltare al paragrafo La struttura.
Quindi Floriana prende 1.600 euro e CostoB = 1.600 x 30 = 48.000,00.
 
Nota sulle scorciatoie
Questi dati sono grossolani e faranno rizzare i capelli in testa a molti.
Servono come valore indicativo se non si hanno a disposizione i dati puntuali per fare il conto preciso.
Per gli stipendi più bassi le scorciatoie indicheranno un costo più elevato di quanto non sia in realtà e viceversa per gli stipendi più alti. Intorno ai 30mila euro di RAL sono abbastanza accurate.
 
INPS e TFR e altre amenità
Ottenuto in un modo o nell’altro lo stipendio lordo annuo dobbiamo aggiungere gli oneri previdenziali a carico dell'azienda e il Trattamento di Fine Rapporto, e una serie di altri costi quali l’Inail, il fondo Est, il contributo Quas per i quadri, eccetera.
Gli oneri lato azienda sono pari a circa il 31% dello stipendio lordo. Il TFR invece è pari a circa l’8%.
Approssimando per semplificare, lo stipendio lordo va moltiplicato per 40%.
 
Quindi abbiamo CostoB = CostoA per 1,4.
 
Se si tratta di dirigenti bisogna aggiungere circa quindicimila euro per i versamenti ai vari fondi.
 
La struttura e altri costi
Affinché una persona possa lavorare, ha bisogno di un PC, di una sedia, di un locale, di un locale riscaldato, di qualcuno che tenga la contabilità dell’azienda, dell’ufficio paghe che produce il cedolino, eccetera. In breve ha bisogno di una struttura.
Ci sono poi altri costi di cui bisogna tenere conto: ad esempio i costi di produzione, la pubblicità e i costi commerciali.
Siccome questo non è un corso di controllo di gestione, suggerisco di fare di ogni erba un fascio e di considerare tutti i costi fissi che non sono legati alla manodopera.
Cioè prendiamo il bilancio e individuiamo i costi fissi (manodopera, ammortamento, spese legali e amministrative, affitto, pubblicità, eccetera).
Da questi sottraiamo i costi di manodopera (comprensivi di INPS e TFR) e poi facciamo il rapporto tra la differenza ottenuta e il costo della manodopera.
Aggiungiamo un'unità a tale rapporto e moltiplichiamo il risultato per CostoB: otteniamo CostoC, il costo aziendale annuo.
 
Per chiarire faccio un esempio.
Supponiamo che i costi fissi dell’azienda siano di due milioni e i costi di manodopera siano di un milione e mezzo di euro.
Il rapporto che vogliamo calcolare è (2 M€ - 1,5 M€) / 1,5 M€ = 33%.
Per ottenere il costo aziendale annuo moltiplichiamo quindi CostoC = CostoB per 133%.
 
Scorciatoia
Se si preferisce partire con un calcolo approssimativo, ma infinitamente più facile, c’è un metodo empirico che consiste nel moltiplicare il costo CostoB calcolato al punto precedente per un fattore arbitrario.
Per una società di servizi questo fattore sta intorno al 40%.
Maggiore è la dimensione della società e meno vale il fattore (perché i costi di struttura e produzione si “spalmano” di più).
Per una società di produzione, il valore è più alto (perché gli investimenti e gli impianti sono percentualmente più rilevanti).
  
Giornate e ore lavorate
In un anno ci sono 365 giorni da cui bisogna togliere i sabati e/o le domeniche (a seconda del contratto), i giorni di ferie e di permesso (sempre previsti dal contratto), le festività nazionali e locali, i giorni medi di malattia, eventuali partecipazioni a corsi o altre attività che sottraggono il dipendente alle mansioni caratteristiche.
Una buona indicazione è di considerare 185 giorni lavorati. Se il numero appare troppo terrificante arrotondare a 200.
 
Per quanto riguarda le ore al giorno, l’importo dipende ovviamente dall’inquadramento di ciascun dipendente e da eventuali restrizioni contrattuali o legate alla mansione.
Otto ore è una buona approssimazione.
 
Conclusione
A questo punto non rimane che da moltiplicare le giornate lavorate per il numero di ore lavorate al giorno.
E poi dividere il costo aziendale annuo (CostoC) per tale prodotto.
CostoD = CostoC / (Giorni lavorati x Ore lavorate al giorno)

Spunto di riflessione
Che cosa succede che il dipendente è impossibilitato a lavorare?
Succede che l’azienda sostiene un danno notevole, dato da una somma di addendi, uno dei quali è proprio il costo che abbiamo imparato a calcolare.

Esempio di calcolo
Come riferimento guardiamo le colonne A e B di questo foglio Excel.

Supponiamo che il dipendente Giuseppe guadagni 32mila euro lordi all’anno.
 
CostoA = 32.000,00 €
 
Aggiungiamo i costi legati a INPS, TFR e altri balzelli.
CostoB = CostoA * 1,4 = 44.800,00 €
 
Aggiungiamo i costi legati alla struttura (in senso lato).
L’azienda di Giuseppe ha costi fissi per 2.250.000 € e i costi di manodopera sono pari a 1.660.000 €.
Il fattore moltiplicativo vale dunque (2.250.000 - 1.660.000) / 1.660.000 = 35%

CostoC = CostoB * 1,35 = 60.480,00 €
 
Giuseppe lavora 8 ore al giorno per 192 giorni all’anno. Le ore lavorate sono dunque 8 x 192 = 1.536.
 
Possiamo quindi calcolare il costo orario di Giuseppe:

CostoD = CostoC / 1.536 = 39,38€
 
Questo vuol dire che se Giuseppe non lavora perché il suo PC è fermo (o perché è giù la rete o altro) l’azienda sta buttando nel cestino 39,38 euro all’ora, SOLO per i costi di improduttività, 39,38 euro all’ora. Per il danno complessivo rimando all'episodio citato all'inizio.
 
Esempio express
Supponiamo che il dipendente Carlo percepisca un netto di 1900 euro netti al mese.
 
Calcoliamo il costo compreso di INPS e TFR con la superscorciatoia

CostoB = 1.900 x 30 = 57.000 €
 
Consideriamo costi aggiuntivi legati alla struttura in ragione del 40%
 
CostoC = CostoB * 1,4 = 79.800,00 €
 
Ipotizziamo che Giuseppe lavori 8 ore al giorno per 200 giorni all’anno. Le ore lavorate sono dunque 8 x 200 = 1.600.
 
Possiamo quindi calcolare il costo orario di Giuseppe:

CostoD = CostoC / 1.600 = 49,87 €

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