Voglio farti una domanda.

Immagina di dover prendere un volo, per svago o per lavoro, e salendo sull’aereo ti capita di dare un’occhiata alla cabina di pilotaggio.

A questo punto vedi una di queste due scene:
 
  1. Pilota e co-pilota ridono e scherzano tra di loro come si fa tra amici al bar.
  2. I due sopra citati stanno controllando una serie di checklist, barrando di volta in volta gli elementi man mano che eseguono tutte le azioni e i controlli necessari per far decollare il velivolo.
Quale di questi due ipotetici scenari ti fa sentire più al sicuro?

Immagino il secondo. Ma perché? Sappiamo che in entrambi i casi i piloti sono preparati e addestrati a dovere. Sanno sicuramente come far volare un aereo.

Ma converrai con me che, per quanto bravi, i piloti sono esseri umani e pertanto possono essere soggetti a dimenticanze o errori.

Nel suo famoso libro “The Checklist Manifesto”, Atul Gawande parla proprio del potere delle checklist.

Gawande è un chirurgo americano, oltre che essere uno stimato ricercatore. Nel suo libro rivela come il tasso di mortalità durante un’operazione chirurgica si abbassi drasticamente quando il team che deve eseguire l’intervento utilizza delle checklist.

Ma perché? Sono chirurghi, saranno sicuramente bravissimi nel loro lavoro, oltre che ben addestrati.
Ma anche i chirurghi, proprio come i piloti, sono esseri umani.

Le checklist consentono ai professionisti di svolgere metodicamente dei task ripetitivi senza perdersi nessun pezzo.

Se ti distrai mentre stai lavorando seguendo una checklist, non c’è problema. Riprenderai esattamente da dove eri rimasto.

Se ti senti un po’ stordito al lavoro o ti capita una giornata in cui non riesci a tenere a mente tutto, nessun problema. Esiste una checklist che ti ricorda esattamente quello che devi fare.

Attenzione. Non ti sto parlando delle checklist come strumento per insegnare qualcosa.

E’ molto importante che tu capisca che le checklist sono per chi sa già bene come svolgere un lavoro o delle operazioni particolari. Servono solo a ricordare tutto ciò che è importante e necessario fare, per evitare di commettere errori di distrazione.

Abbiamo capito quindi che la checklist è uno strumento basilare per lavorare bene. Ma allora perché molti professionisti del mondo IT non se ne servono? Magari lo fanno perché ritengono di sapere e saper fare tutto, magari per disabitudine, ma ti assicuro che le checklist sono utili a un MSP tanto quanto a un chirurgo.

Ti voglio raccontare una storia vera.

Un MSP con un team di tecnici molto preparati doveva eseguire progetto di migrazione particolarmente corposo.

Data la bravura e l’attenzione dei tecnici in questione, il lavoro è filato liscio come l’olio e l’MSP è riuscito a migrare senza problemi tutti i dati del cliente, minimizzando il downtime.

Tutto molto bello? Quasi.

Il lunedì il cliente era su tutte le furie perché l’MSP aveva dimenticato di migrare gli sfondi dei desktop degli utenti…

Che impatto può avere questo dettaglio sulla buona riuscita della migrazione e sul funzionamento dei sistemi? Praticamente nullo.

Ciononostante il cliente ha la percezione che tu abbia eseguito un pessimo lavoro, pensa che la migrazione non sia andata come doveva ed è scontento. E saprai meglio di me quante grane può causare un cliente scontento.

Se ti occupi di IT, anche tu dovresti usare le checklist per cose come:
 
  • installazione di nuovi PC: utilizza le checklist per essere sicuro che il tuo cliente abbia tutte le applicazioni e i software di cui ha bisogno per lavorare.
  • Creazione di nuovi utenti: l’utilizzo di checklist ti consente di ricordare a te e ai tuo tecnici tutti i passi necessari per la creazione di un nuovo utente.
  • Smaltimento di device: conviene utilizzare delle checklist per essere sicuro che nel caso di ritiro o restituzione di apparecchiature da parte di un cliente, i dati siano cancellati in modo sicuro, che il device sia etichettato e, se dovesse servire, smaltito correttamente.
  • In generale per ogni attività che esegui in maniera ricorrente e che richiede una serie di operazioni più o meno “fisse”.
  • E l’elenco potrebbe andare avanti quasi all’infinito…
Ci sono diversi modi per “buttare giù” una lista con dei passi guida da seguire ed esistono software che possono facilitarti enormemente il lavoro, affiancando le checklist alle informazioni suoi tuoi clienti e alle procedure aziendali che metti in piedi.

Se vuoi uno strumento che ti aiuti a creare e gestire checklist pensate per MSP e fornitori di servizi IT, esiste un ottimo tool integrato in IT Glue che può fare al caso tuo: se vuoi saperne di più ne abbiamo parlato in un recente webinar.


Tratto dal blog di Auvik.

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