Come ben saprai, la Posta Elettronica Certificata ha raggiunto negli ultimi anni una diffusione capillare su tutto il territorio italiano, penetrando in ogni realtà aziendale. Ciononostante siamo ben lontani da un utilizzo corretto e consapevole di questo strumento.

Secondo i dati riportati dall'AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) a febbraio 2018 erano attive quasi 9 milioni di caselle PEC e nel bimestre gennaio-febbraio sono stati scambiati quasi 300 milioni di messaggi PEC.

E fra questi 9 milioni ci sono le caselle PEC tue e dei tuoi clienti.
 
Fin qui i dati, ma ora ti faccio una domanda: tu come conservi le tue PEC?
 

E' importante porsi questa domanda perché meno del 10% delle aziende conserva la PEC a norma di legge.
 
La PEC è un documento aziendale e, in quanto tale, va conservato per 10 anni. Ma questo non basta. Si tratta anche di un documento elettronico e, di conseguenza, bisogna garantire la data in cui è stato generato e l'autenticità del contenuto.

Per far sì che questo avvenga c'è bisogno di un certificato che viene apposto dal nostro gestore nel momento in cui inviamo un messaggio PEC.

Ma attenzione: questo certificato scade, in genere in meno di un anno.
 
Quindi?

Quindi ti sto dicendo due cose:
 
  1. I messaggi di Posta Elettronica Certificata hanno una "scadenza" anche se sono contenuti all'interno della casella messa a disposizione dal tuo fornitore PEC.
  2. Se stai pensando di pulire la tua casella PEC per fare un po' di spazio (lo spazio messo a disposizione dai provider PEC in genere è abbastanza limitato) non puoi scaricare le PEC in locale e trattarle come normali email. Nel caso in cui lo facessi i tuoi messaggi di Posta Elettronica Certificata non avrebbero più lo stesso valore in tribunale, ma verrebbero trattate alla stregua di normali email.
In sintesi, le PEC, per continuare ad avere valore legale, devono essere conservate a norma con un certificato valido e aggiornato. Punto.

Una volta scaduto il certificato la PEC sarà equivalente ad una normale email, con ovvie conseguenze giuridiche in caso di contenzioso.
 
Poiché sono un informatico e non un legale, non mi permetto di riportare io i riferimenti normativi relativi ai contenuti di questo articolo, tuttavia una trattazione a sostegno di quanto sopra scritto viene espressa chiaramente in un articolo dell'Agenda Digitale.

Se hai qualche dubbio in proposito o vuoi sapere come conservare a norma le tue PEC facendo il minor sforzo possibile, ti segnalo questa Web TV gratuita.
 

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