Questo blog è dedicato a chi si occupa di IT.
Quindi ci rivolgiamo a fornitori di servizi informatici, sistemisti, installatori di reti, software house…
Però oggi mi rivolgo direttamente agli utilizzatori finali, a quelli che comprano servizi IT.
E indirettamente mi rivolgo anche a chi vende.
 
Il budget


La definizione di un budget, quando si tratta di acquistare un software, un sistema informativo o una consulenza tecnica, è sempre un punto delicato.
Come definirlo? Come capire se il budget è davvero adatto a ciò che si deve comprare?
Che budget dare (o non dare) al fornitore dei servizi che si deve acquistare?
 
Molti acquirenti hanno timore a condividere con i potenziali fornitori il proprio budget di spesa, perché pensano che possa succedere chissà che cosa.
 
Non condividere i budget di spesa con i propri fornitori è un errore
Vediamo perché.
Partiamo dal presupposto che l'acquirente faccia una pre-selezione dei potenziali fornitori in base a dei criteri.
Uno dei criteri che bisogna utilizzare nella pre-selezione è la fiducia, ossia le aziende con cui si pensa di lavorare devono essere serie e oneste perché se si deve affidare un sistema informativo a qualcuno di cui non ci si fida sono guai.
Se c'è fiducia, non c’è motivo per nascondere il budget, anzi, il fornitore potrebbe cercare di ottimizzarlo.

Sapere il budget con cui si lavora è un’informazione fondamentale per un fornitore.

Ma anche dichiararlo è fondamentale.
Si potrebbe scoprire che alcune aziende non lavorano con quel budget, e si potrebbero cancellarle subito dall’elenco; oppure si potrebbe valutare l'ipotesi che la propria idea di budget sia sbagliata.
Inoltre, condividere il budget con il proprio fornitore diminuisce la probabilità di avere spiacevoli sorprese a lavoro fatto.

Per contro, il budget potrebbe non essere la cosa più importante da dichiarare al primo incontro con un fornitore.
Bisogna cercare di capire come lavora: se ha già risolto problemi analoghi presso altre aziende, se ha davvero capito il problema o se sta solo cercando di appioppare l’unico prodotto che ha.
A chi non è capitato di ricevere cinque preventivi completamente diversi l'uno dall’altro per lo stesso prodotto o progetto?

Si tratta di una truffa? Non è così semplice
 
Ci possono essere molti motivi per cui i preventivi sono tanto diversi.
Le aziende che si occupano di IT sono tantissime: si va dal consulente, all’azienda composta da tre professionisti fino ad arrivare all’azienda strutturata con cento dipendenti.
Quella che fa il prezzo più basso, che garanzie può dare sul raggiungimento del risultato? E se sparisse?
Quella che fa il prezzo più alto, ha inserito davvero cose necessarie nel preventivo?
 
Il suggerimento è cercare di capire con chi si ha a che fare
 
Operazione non sempre facile, ovviamente, ma se si evita di comprare all’ultimo secondo si ha tutto il tempo di guardarsi intorno e confrontare i diversi fornitori.
C'è una tecnica che andrebbe usata ogni volta che si compra qualcosa: la tecnica dei due budget.
Dopo che con il potenziale fornitore si sono definite le regole del gioco, arriva il momento in cui si deve dichiarare quanto si può spendere, ossia qual è il budget.
La tecnica è questa: dare al fornitore due differenti budget, uno inferiore del 20% rispetto a quello che si pensa e l'altro superiore del 20%.
In questo modo è possibile capire se la cifra che si aveva in mente era corretta, quanto è flessibile il fornitore e se può offrire diverse soluzioni per budget differenti.
Inoltre si potrebbe scoprire a cosa si rinuncia spendendo di meno e cosa si guadagna spendendo di più.

L'importante è non fossilizzarsi sull'idea originaria di budget, perché si potrebbe andare a spendere la cifra che si voleva, ma senza risolvere davvero il problema: il modo peggiore di spendere i soldi.

Riassumendo

Prima di acquistare un servizio IT:
  • definire in base a criteri precisi i potenziali fornitori;
  • cercare di capire se si tratta di aziende o se sono professionisti;
  • cercare di capire come lavorano;
  • fornire due budget diversi e analizzare le proposte;
  • non scegliere in base a ciò che costa meno ma in base a ciò che davvero serve.


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