Se tu o i tuoi clienti utilizzate Outlook, vi sarete sicuramente scontrati con il problema dell’organizzazione delle caselle di posta.

Avrai notato che quasi sempre la mailbox viene organizzata “a cartelle”. E magari anche tu ti servi delle cartelle di Outlook per mettere ordine tra le tue email.

Ma questo tipo di gestione della posta funziona davvero?
 
laptop con cartelle

Analizzare le email che ricevi in modo regolare e costante, spostarle nelle cartelle apposite, ordinarle per argomento… tutto questo richiede una certa disciplina e un ammontare di tempo non indifferente.

E spesso, dopo un po’, ti accorgi che ignori completamente la suddivisione che hai dato alle cartelle e cerchi le email con la funzione di ricerca di Outlook o con altri criteri.

Questo perché, dopo un po’, il numero di cartelle e di messaggi in esse presenti diventa così grande da perdere del tutto la funzione che aveva in principio, finendo per creare ancor più confusione e per rallentare Outlook stesso.

Non ti saprei dire perché si sia presa l’abitudine di organizzare la posta elettronica in cartelle, ma ti posso parlare delle conseguenze che questo tipo di struttura può avere all’interno di un archivio email.
 
Journal Archiving o Mailbox Archiving?

Per prima cosa occorre capire quali sono le possibilità che l’archiviazione email ti offre.

MailStore, ad esempio, ti dà la possibilità di scegliere tra Journal Archiving e Mailbox Archiving.

Spesso si opta per la seconda perché dà all’utente la possibilità di orientarsi meglio all’interno dell’archivio email in quanto esso replica la struttura delle mailbox, comprese le cartelle utilizzate dall’utente.

Di conseguenza l’utente troverà ciò che gli serve dove si aspetta di trovarlo… almeno all’inizio!

Sì, perché sebbene sia possibile cancellare delle cartelle inutilizzate nel client email, queste rimarranno sempre presenti in MailStore dove ti troverai una serie di “cartelle zombie” che non fanno altro che confonderti.

Questo è in realtà solo un apparente problema.

Infatti la maggior parte degli utenti utilizza la pratica funzione di ricerca presente in MailStore per trovare messaggi, allegati, mittenti ecc.

Allora che senso ha avere delle cartelle se poi si prediligono altri strumenti di ricerca? Nessuno.

La principale differenza tra journal archiving e mailbox archiving è che la prima archivia immediatamente tutta la posta in entrata e in uscita.

Ciò vuol dire che i messaggi sono archiviati come copie identiche del messaggio originale e che non possono essere manipolati o modificati in alcun modo.
Questo ti dà la certezza che il messaggio sia integro e inalterato, cosa fondamentale se parliamo di privacy e GDPR.

Se hai scelto MailStore o pensi di sceglierlo perché può aiutarti con la compliance, allora non c’è altra strada se non il journal archiving.

Ovviamente, questo tipo di archiviazione, non è in grado di replicare la struttura a cartelle presente nel client.

Ma è davvero un problema?

Come abbiamo visto prima, la struttura a cartelle dopo qualche tempo diventa dispendiosa da manutenere e gestire, oltre che meno efficace nel farti trovare le informazioni più in fretta. In più, se disponi di una potente funzionalità di ricerca nell’archivio come quella offerta da MailStore, non avrai problemi a trovare quello che ti serve in pochissimo tempo.

Tratto dal blog di MailStore.

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