Il cloud è una gran cosa? Vero.

Il cloud fa miracoli? Falso.

Spesso si ha la convinzione che ciò che è salvato in cloud sia “intangibile”, eterno e sempre disponibile. Ma non c’è niente di più sbagliato.

Se utilizzi un servizio in cloud come Office 365 per gestire la tua posta e quella dei tuoi clienti, probabilmente stai facendo una di queste tre cose:
 
  • non stai archiviando le email perché pensi che sia superfluo;
  • stai archiviando le email usando uno dei servizi offerti da Office 365;
  • stai utilizzando uno strumento esterno per il tuo archivio email.
Nel primo caso stai commettendo un grave errore, perché potresti rischiare di perdere tutta la tua corrispondenza in un batter d’occhio. Oltre ad avere seri problemi a recuperare i messaggi più vecchi che ti servono per lavorare.
 

Office 365 offre alcune funzionalità di archiviazione di base, ma per ottenere qualcosa in più hai bisogno di acquistare un add-on Premium o uno dei più costosi piani Enterprise.
 
Capire nel dettaglio quello che Office 365 può offrirti in termini di archiviazione è già di per sé una sfida, ma a grandi linee esistono due possibilità:
  Ma anche in questo caso, i tuoi dati sono davvero al sicuro?  Te ne parlerò poco più avanti in questo articolo.
Esiste anche una terza via: utilizzare software di terze parti come MailStore Server. Ma perché dovresti farlo?
 
Quali benefici apporta MailStore Server?

Protezione contro la perdita di dati

 “Come posso perdere i miei dati se si trovano in una struttura cloud di un’azienda multimiliardaria come Microsoft?” mi dirai.

Bene, proprio come ogni altro fornitore, Microsoft e Office 365 non sono immuni ai problemi.

Non c’è bisogno di andare lontano per trovare casi di caselle di posta elettronica o cartelle corrotte, o ancora di account spariti nel nulla a causa di stranezze nell’applicazione delle licenze. Certamente Microsoft effettua dei backup dei propri dati da utilizzare in caso di “disastro”, ma ciò non vuol dire che anche i dati degli utenti possano essere recuperati.


Anzi, ti dirò di più.  Negli SLA di Office 365, Microsoft dice esplicitamente che non si ritiene responsabile di eventuali perdite di dati:
 
We strive to keep the Services up and running; however, all online services suffer occasional disruptions and outages, and Microsoft is not liable for any disruption or loss you may suffer as a result. In the event of an outage, you may not be able to retrieve Your Content or Data that you’ve stored.
 
Sicuramente se non archivi la tua posta non sei messo bene. Ma anche se ti servi dello stesso fornitore sia per gestire la posta in cloud che per archiviarla hai dei bei problemi: se i servizi di Office 365 fossero indisponibili o se dovessero subire data breach, potresti perdere anche l’intero archivio di posta!

Se usi una soluzione di terze parti come MailStore, invece, non solo hai la tranquillità di avere una copia dei tuoi dati in locale che, se vuoi, puoi facilmente includere nei tuoi processi di backup, ma hai anche la possibilità di sfogliare una cartella utente e ripristinare in un colpo solo cartelle e messaggi, in maniera veloce e facile.
 
Nessun costo per la conservazione dei dati degli ex dipendenti

Quando un dipendente o un collaboratore va via dall’azienda, potrebbe darsi che tu non veda l’ora di cancellare la sua mailbox e andare avanti nella tua vita con un problema in meno.

Tuttavia, ci sono casi in cui qualcuno lascia l’azienda e tu hai bisogno di assicurarti che la sua casella di posta elettronica sia accessibile ad altri utenti o all'amministratore perché contiene dati importanti a cui non puoi rinunciare o anche solo per avere uno storico delle conversazioni con fornitori e clienti.

Se vuoi fare una cosa del genere con Office 365, sei costretto a mantenere attivo l’account del tuo ex dipendente, il che significa continuare a pagare i costi ricorrenti per l’intera durata del contratto.

In MailStore, il licensing è basato sul numero effettivo di persone che attivamente archiviano la posta, quindi puoi semplicemente allegare l'archivio storico all'account di un altro utente e riciclare la licenza per un nuovo dipendente. Comodo no?
 
Protezione contro le cancellazioni accidentali

Se stai usando uno dei piani base di Office 365, quando cancelli un messaggio, questo va a finire nella tua cartella della posta eliminata, dove resta per 30 giorni.
Quindi, se effettuando la tua pulizia di ruotine cancelli un'email, dopo 31 giorni non sarà più possibile ripristinare quel messaggio.

Con un piano Premium puoi rendere le email cancellate accessibili per un lasso di tempo maggiore, ma avrai bisogno di un amministratore che ti aiuti a individuare il messaggio, un'operazione che porta via del tempo prezioso.

Usando un prodotto di terze parti come MailStoreniente può essere eliminato dall’archivio. In questo modo sia gli utenti, che gli amministratori, possono visualizzare e ripristinare istantaneamente qualsiasi messaggio inviato o ricevuto fin dall'alba dei tempi.
 
Se non stai ancora utilizzando una soluzione di archiviazione email è il momento di farlo. Puoi sempre utilizzare uno dei piani di livello Premium e Enterprise di Microsoft, che sicuramente sono facili da integrare Office 365.

Ma il mio consiglio è di servirti di un sistema studiato apposta da chi si occupa solo di archiviazione email, un sistema indipendente dal tuo fornitore di posta principale che ti permette di avere la massima comodità e facilità di accesso all'archivio, permettendoti di lavorare meglio col tuo Office 365 e con maggiore serenità.

Vuoi testare MailStore e vedere come funziona con il tuo Office 365? Scarica la versione di prova.

Se vuoi vedere più da vicino come funziona l’integrazione tra MailStore e Office 365, ti consiglio di dare un’occhiata a questo video e a questo articolo di Knowledge Base.

Condividi sui Social Network