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L'archivio documentale di supporto ai prodotti Achab.

KB51489 Archiviare la posta elettronica di MDaemon con MailStore

Ultimo aggiornamento: 08/01/2016
Articolo valido per MailStore versione: 8.1

Guida passo passo per configurare l'archiviazione della posta elettronica di MDaemon mediante MailStore.

Archiviare tutta la nuova posta che transita attraverso MDaemon

La prima fase per la creazione di un archivio e-mail è quello di prendere una copia di tutte le email che passano attraverso MDaemon; questo è noto come journaling e, in MDaemon, si può ottenere con la creazione di una regola di filtro dei contenuti.
Questa regola inserisce una copia di tutte le email che passano attraverso MDaemon nella mailbox di un nuovo account che chiamiamo ad esempio MailStore.
L'applicazione MailStore è invece configurata per raccogliere periodicamente la posta dalla casella MailStore e di archiviarla sulla base degli account di MDaemon che devono essere archiviati.

Passo 1: Creare un account di archiviazione in MDaemon

1. In MDaemon, aggiungere un nuovo account selezionando Account -> Nuovo account.
2. Creare l'account mailstore e assegnargli una password.



3. Nella sezione Mail Services, assicurarsi che gli accessi POP3 e IMAP siano abilitati.


4. Nella sezione Administrative Roles, assicurarsi che l'opzione ‘Account is a Global Administrator’ sia abilitata. Quindi, cliccare su Ok.



Passo 2: Creazione di un gruppo di utenti che devono essere archiviati

Prima di poter aggiungere utenti a MailStore abbiamo bisogno di definire un gruppo di MDaemon che conterrà esclusivamente gli utenti di MDaemon che necessitano di avere le email archiviate:

1. In MDaemon selezionare Accounts - > Account Settings -> Groups

2. Creare il nuovo gruppo chiamato "Archiviati" con la descrizione "Utenti che sono archiviati da MailStore" e fare clic su Aggiungi.



3. Selezionare il gruppo appena creato e cliccare sul bottone "Add or remove accounts from the selected group" e selezionare tutti gli utenti di cui si desidera archiviare la posta elettronica.




Passo 3: Configurazione del filtro contenuti di MDaemon per copiare tutte le email da archiviare
 
1. Aprire l'editor del filtro contenuti di MDaemon (Security -> Content Filter).
2. Scegliere New rule.
3. Chiamare questa nuova regola "Archivio MailStore".
4. Spuntare la Condizione "If ALL Messages".
5. Spuntare l'opzione "Copy the Message to FOLDER".
6. Cliccare sul link "Specify information" nella finestra di composizione e individuare la cartella corrispondente alla inbox dell'account mailstore creato in precedenza (in un'installazione predefinita C:\MDaemon\Users \\mailstore).
7. Scegliere OK per salvare la regola.
 
Questa regola copia tutti i messaggi in ingresso e uscita da MDaemon nella cartella per l'archiviazione. Se si vuole essere più specifici su quali email saranno archiviate è possibile personalizzare questa stessa regola. Ad esempio, se vogliamo archiviare solo i messaggi inviati e ricevuti dagli account appartenenti al gruppo definito al passo 2, viare.
Selezionando le condizioni "if SENDER is a member of GROUP" o "If RECIPIENT is a member of
GROUP", si sarà in grado di limitare il journaling esclusivamente ai messaggi inviati o ricevuti dagli utenti di MDaemon di questo gruppo.
 
Passo 4 : Sincronizzazione degli utenti di MailStore
 
Affinché MailStore sia in grado archiviare le email in base agli account, è necessario creare gli account in MailStore. Mailstore ha la capacità di sincronizzare gli utenti con MDaemon monitorando il file USERLIST.DAT:
 
1. Accedere al MailStore client come utente admin (la password iniziale di default è admin).
 
2 . Dalla finestra principale di MailStore selezionare Strumenti di amministrazione -> Utenti e privilegi -> Servizi directory
 
3. Scegliere MDaemon USERLIST.DAT dall'elenco dei servizi directory.

 
4. Inserire il percorso della cartella APP di MDaemon. Se MailStore è installato sullo stesso server di MDaemon, il percorso di default è:
C:\MDaemon\APP;
se MDaemon è installato su un server separato è possibile utilizzare un percorso di rete, ma questa configurazione non rienta in questa guida di installazione.
 
5. Successivamente, selezionare il gruppo Archiviati.
 
6 . Immettere l'indirizzo IP o il nome NetBIOS del server MDaemon da utilizzare per l'accesso; se MailStore è sullo stesso server di MDaemon si può semplicemente inserire "localhost".
 
7 . Fare clic su Verifica e verificare che i dati siano corretti; fatto questo, sarà possibile scegliere Sincronizza ora per sincronizzare gli utenti MailStore con MDaemon.
 
8 . E' consiglibile a questo punto verificare che tutti gli utenti siano stati effettivamente sincronizzati, cercando in  Strumenti di amministrazione - > Utenti e privilegi -> Utenti.
 
Passo 5: Configurazione di MailStore per archiviare le email dall'account "mailstore"
 
1. Dalla finestra principale di MailStore cliccare su Archivia e-mail.
 
2. Sceglire ALT-N MDaemon e selezionare la voce Cassetta postale collettiva.

 
3. Scegliere POP3 come metodo di accesso e inserire l'indirizzo IP del server MDaemon come nome  host (o localhost, se installato sullo stesso server).


 
4. Inserire nei campi Nome utente e Password le credenziali per accedere all'account mailstore creato in precedenza.
 
5. Scegliere dove si desidera archiviare i messaggi che non appartengono agli utenti MailStore (l'impostazione predefinita è di archiviare questi messaggi sotto l'account 'Admin').
 
6 . Spuntare l'opzione "Elimina i messaggi di posta elettronica nella cassetta postale" per eliminare i messaggi dopo che sono stati archiviati.
 
7 . Spuntare l'opzione "Sincronizza con servizi directory prima di archiviare" e premere Avanti.

8 . Lasciare l'opzione di timeout a 300 secondi e scegliere Avanti.

9 . Assegnare al job il nome "Cassetta postale collettiva MDaemon" e premere Fine.


Step 6: Schedulare l'esecuzione del job ogni 5 minuti

1. Fare clic con il tasto destro sul job archiviazione appena creato ("Cassetta postale collettiva MDaemon ") e scegliere Pianifica.

2. Nella sezione Orario, impostare la sincronizzazione ogni 5 minuti come indicato sotto e scegliere 'OK'.



3. Verrà richiesto di inserire il nome utente e la password o un amministratore locale (questo è un account di Windows utilizzato per eseguire il lavoro pianificato). Una volta completato scegliere OK per salvare la pianificazione.

MailStore sarà ora configurato per connettersi a MDaemon ogni 5 minuti e scaricare i nuovi messaggi dalla casella postale archivio

Per testare il corretto funzionamento dell'applicazione, eseguire il job, veririficando se i dati e risultati finali sono corretti..

Archiviazione del pregresso utilizzando l'IMAP degli utenti di MDaemon

Una volta che MailStore è stato configurato per archiviare tutte le nuova e-mail, il passo successivo è di importare la posta "vecchia" delli utenti  esistenti.
email.

Prima di continuare ad archiviare le cassette postali degli utenti IMAP è necessario considerare quanto segue:.

Si consiglia di non archiviare cartelle condivise o pubbliche utilizzando questo metodo. In caso contrario, si rischia di alterare la struttura delle cartelle dell'utente e solo un utente archivio conterrà una copia delle cartelle condivise o pubbliche.

Per questo motivo, si presti particolare attenzione nella configurazione delle esclusioni di cartelle di cui allo step1 - punto 7.

L'archiviazione delle cartelle pubbliche è meglio servita dai job ad essa dedicati (di cui più avanti in questo documento).

 
Siccome può essere difficile ricostruire la cassetta postale degli utenti se l'installazione, anche durante il periodo trial, si consiglia vivamente di non eliminare nessuna email dalle caselle di posta degli utenti. 

L'archiviazione della caselle di utenti che lavorano in IMAP può essere fatta con job del tipo casella condivisa e di solito è pianificato per essere eseguito una volta al giorno.
 
Passo 1: Configurare MailStore per archiviare le email  dalle mailbox degli account di MDaemon

1. Dalla finestra principale di MailStore, cliccare su Archivia e-mail.

2. Scegliere ALT-N MDaemon e selezionare Più cassette postali.


 
3. Successivamente, immettere l'indirizzo IP o il nome NetBIOS per il server MDaemon, o immettere localhost se MDaemon è installato sullo stesso server di MailStore.

4. Successivamente, scegliere l'accesso tramite IMAP e inserire il nome utente (indirizzo email completo) e la password per l'account MailStore creato in precedenza.



5. Si dovrebbe anche specificare il nome della cartella utilizzata per la posta inviata per gli utenti. Di solito, è la cartella "Sent Items" o "Posta inviata". Selezionare Avanti.

6. Se si vuole fare un'archiviazione selettiva delle cartelle degli utenti, si possono configurare delle esclusioni, come ad esempio le cartelle condivise o pubbliche. Per configurare in modo esplicito quali cartelle includere e quali escludere, nella sezione "Cartelle", cliccare sul bottone "...":




nel campo "Escludi cartelle e sottocartelle" si possono inserire le cartelle che si vogliono escludere dall'archiviazione degli utenti.



7. Cliccare su Ok per chiudere il popup quando si è terminato di inserire le esclusioni.

8. Nella fase di valutazione del prodotto si sconsiglia di abilitare le opzioni per la cancellazione dei messaggi archiviati, accettando poi, per semplicità, tutte le altre impostazioni predefinite. Scegliere Avanti per continuare.
 
9. Scegliere l'opzione di archiviare tutti gli utenti con gli indirizzi email configurati e selezionare la sincronizzazione con i servizi directory prima di archiviare,  quindi scegliere Avanti.



10. Nominare il job "Più cassette postali MDaemon" e deselezionare l'opzione "Esegui dopo click su fine", quindi cliccare su Fine.



Passo 2: Schedulare il job di archiviazione per essere eseguito giornalmente

1. Premere il tasto destro sul job appena creato, chiamato "Più cassette postali MDaemon" e selezionare "Pianifica".
 
2. Selezionare nella sezione "Orario" l'opzione "Tutti i giorni" e scegliere l'ora desiderata, come ad esempio nella figura seguente quindi, scegliere OK.



3. Ver richiesto di inserire delle credenziali di un utente e o di un amministratore locale (si tratta di un account di Windows utilizzato per eseguire il job pianificato). Una volta completato scegliere OK per salvare la pianificazione.

MailStore sarà ora configurato per connettersi a MDaemon ogni giorno ad una specifica ora e sincronizzare tutte le mailbox degli utenti (incluse sottocartelle). La prima volta che questo lavoro viene eseguito, potenzialmente deve archiviare una grande quantità di email e pertanto, potrebbe richiedere una notevole quantità di tempo. Successivamente verrà confrontato l'archivio degli utenti con le cartelle IMAP sul server e saranno archiviate solo le nuove email, operazione che tipicamente richiede molto meno tempo.

Per verificare che il job sia correttamente configurato, si può selezionarlo, premere il tasto destro e selezionare "Esegui ora".

Nota:L'archiviazione degli utenti può richiedere una notevole quantità di tempo, per cui si consiglia di eseguire il processo in un momento della giornata che avrà impatto minore sulla rete. Qualsiasi mail che si trova già nell'archivio verrà saltata; per questo motivo, si può interromprere il processo di importazione in qualsiasi momento e rieseguirlo quando è più conveniente, in totale sicurezza. Un server tipico MailStore può archiviare circa 20.000 messaggi all'ora con questo metodo.

Archiviazione delle cartelle pubbliche

MDaemon gestisce delle cartelle pubbliche di email che possono essere accedute dagli account del mail server. Il metodo più semplice per archiviare queste cartelle è quello di impostare un job dedicato per connettersi e archiviare tutte queste cartelle pubbliche con la loro struttura, e conservarle in un archivio "Cartelle pubbliche" dedicato.

L'archiviazione delle cartelle pubbliche può essere fatta con un job singolo e, di solito, è pianificato per essere eseguito una volta al giorno.

Passo 1: Verificare che l'utente 'MailStore' abbia i diritti di accesso opportuni per visualizzare tutte le cartelle pubbliche

1. In MDaemon Andare Setup - > Public Folders Manager -> Public Folders -> Edit ACLs.

2. Assicurarsi che l'account 'mailstore' di MDaemon abbia, su queste cartelle i permessi
 Lookup ,Read e Delete

Passo 2: Creare il nuovo utente di MailStore "Cartelle pubbliche" 

1. Dalla home di MailStore, selezionare Strumenti di amministrazione -> Utenti e privilegi - > Utenti.

2. Premere il bottone Crea nuovo e creare l'utente "Cartelle pubbliche".



3. Cliccare sul bottone Password e inserire per questo utente una password strong.



4. Premere Ok per confermare la creazione dell'utente.

Passo 3: Configurare MailStore per archiviare le cartelle pubbliche di MDaemon

1. Dalla finestra principale di MailStore, cliccare su Archivia e- mail.

2. Sceglire ALT-N MDaemon e selezionare la voce Cassetta postale singola.



3. Inserire l'indirizzo IP del server MDaemon come nome  host (o localhost, se installato sullo stesso server).

 
4. Scegliere IMAP come protocollo di accesso, ed inserire nei campi Nome utente e Password le credenziali per accedere all'account mailstore creato in precedenza.
 
5. Si può eventualmente precisare il nome della cartella della posta inviata usata dagli utenti (predefinita "Sent Items") quindi, premere Avanti.

6. Nella schermata successiva si vuole che sia archiviata solo la posta delle cartelle pubbliche, per cui, occorre selezionare la sezione "Cartelle".


 
7. Inserire il nome delle cartelle pubbliche di MDaemon nella sezione "Cartelle incluse" (è anche possibile selezionarle usando il bottone Aggiungi). Per avere una conferma si può anche premere il bottone Mostra cartelle effettive. Premere OK per chiudere e tornare alla schermata precedente.



8. Nella fase di valutazione del prodotto si sconsiglia di abilitare le opzioni per la cancellazione dei messaggi archiviati, accettando poi, per semplicità, tutte le altre impostazioni predefinite. Scegliere Avanti per continuare.

9. Nella schermata successiva selezionare l'utente di destinazione "Cartelle pubbliche" creato in precedenza e premere Avanti
 
10. Infine, nominare il job "Cartelle pubbliche MDaemon via IMAP", deselezionare l'opzione "Esegui dopo click su fine" e cliccare su Fine.

Passo 4: Schedulare l'esecuzione del job una volta al giorno

1. Fare clic con il tasto destro sul job di archiviazione appena creato ("Cartella pubbliche di MDaemon via IMAP") e scegliere Pianifica.
 
2. Nella sezione Orario, impostare la sincronizzazione giornaliera ad una certa ora, ad esempio alle 3:00 e scegliere 'OK'.
 


3. Verrà richiesto di inserire il nome utente e la password o un amministratore locale (questo è un account di Windows utilizzato per eseguire il lavoro pianificato). Una volta completato scegliere OK per  salvare la pianificazione.

MailStore sarà ora configurato per connettersi a MDaemon ogni giorno ad una specifica e sincronizzare le cartelle pubbliche. La prima volta che questo lavoro viene eseguito, potenzialmente deve archiviare una grande quantità di email e pertanto, potrebbe richiedere una notevole quantità di tempo. Successivamente verrà confrontato l'archivio con le cartelle IMAP sul server e saranno archiviate solo le nuove email, operazione che tipicamente richiede molto meno tempo.

Per verificare che il job sia correttamente configurato, si può selezionarlo, premere il tasto destro e selezionare "Esegui ora".

Nota:L'archiviazione delle cartelle pubbliche può richiedere una notevole quantità di tempo, per cui si consiglia di eseguire il processo in un momento della giornata che avrà impatto minore sulla rete. Qualsiasi mail che si trova già nell'archivio verrà saltata; per questo motivo, si può interromprere il processo di importazione in qualsiasi momento e rieseguirlo quando è più conveniente, in totale sicurezza. Un server tipico MailStore può archiviare circa 20.000 messaggi all'ora con questo metodo.

Accesso all'archivio da parte dell'utente

Gli utenti possono accedere ai loro archivi in vari modi. Due di questi metodi richiedono l'installazione di un software client. Gli installer dei client possono essere trovati sul server MailStore cliccando sul collegamento presente nel Desktop che si chiama 'Install MailStore Client on other Computers".



Così facendo, si dovrebbero vedere i diversi setup del client MailStore e l'add-in per Outlook della versione corrente di MailStore.



Si prega di notare che, quando si aggiorna MailStore, anche questo collegamento viene aggiornato con le nuove versioni dei clienti disponibili. Si consiglia di rendere accessibile questa cartella agli utenti con uno share di rete.

Web client di MailStore

Per connettersi a MailStore, gli utenti possono semplicemente usare il client Web, raggiungibile all'url:

http://<ip-del-mailstore-server>:8461

ed inserendo le proprie credenziali come utente di MailStore.


Se si preferisce usare una connessione sicura:

https://<ip-del-mailstore-server>:8462

Il client Web è accessibile anche utilizzando un iPhone che sarà rilevato automaticamente.

Client Desktop di MailStore

1. Dopo aver installato l'applicazione client di MailStore, avviarla.
2. Inserire l'indirizzo IP del server MailStore.
3. Scegliere l'autenticazione standard.
4. Inserire le credenziali del proprio utente.
5. Abilitare l'opzione "Memorizza password" se si vuole velocizzare l'autenticazione quando si utilizzerà il plug-in per Outlook.





 
Plug-in di MailStore per Outlook

Se avete il client MailStore desktop installato sul vostro PC, MailStore ha anche un plug-in per consentire ricerche veloci nell'archivio veloci che possono essere eseguite direttamente all'interno di Microsoft Outlook.
Una volta installato si dovrebbe vedere una nuova barra degli strumenti all'interno di Outlook come quella qui sotto.

MS Office 2003-2007



MS Office 2010



MS Office 2013



Questa barra degli strumenti viene utilizzato per eseguire le ricerche, senza la necessità di aprire direttamente il client MailStore. Una volta che si è lanciata una ricerca, il client MailStore si aprirà loggandosi automaticamente per eseguire la ricerca. I risultati verranno visualizzati nella finestra del client MailStore e le azioni potranno essere intraprese da lì.

Per approndire, guarda il workshop registrato "MailStore: a ciascuno la sua archiviazione".
 

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