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KB50569 Come posso gestire la condivisione di un indirizzo di posta per un team di utenti?

Ultimo aggiornamento: 23/05/2015
Articolo valido per Informazioni-generali versione: 9.x o successive

Più utenti possono vedere e gestire le email che arrivano ad un singolo indirizzo di posta

Requisiti:

L'esigenza è di permettere a più utenti di vedere e gestire le email che arrivano ad un singolo indirizzo di posta, ad esempio sales@dominio.it senza inviare un duplicato a ciascun utente. Inoltre, si desidera che le risposte inviate da un utente abbiano come mittente l'indirizzo generico sales@dominio.it in modo che le ulteriori risposte arrivino sempre nella casella condivisa.

Attenzione: Prima di proseguire nel presentare questa soluzione che richiede di creare una serie di regole nel filtro contenuti ricordiamo che da MDaemon 13 Alt-N ha reso nativa questa funzionalità per mezzo del ticketing.

Soluzione:

Ricezione diretta in SMTP

Questa è un'esigenza che sta diventando sempre più richiesta nell'ambito di aziende ed organizzazioni che usano in modo pesante la posta elettronica in cui tipicamente gli indirizzi generici quali info@..., sales@... e support@... etc. debbono essere gestiti da più persone.

E' possibile gestire questa situazione con una combinazione di cartelle IMAP pubbliche condivise, un account di posta collegato ed un paio di regole di Filtro contenuti. 

Ecco come fare.

Prima di tutto occorre creare l'account di posta che deve essere condiviso, in questo esempio, sales@dominio.it.

Poi occorre creare una cartella IMAP pubblica condivisa dove saranno consegnati i messaggi indirizzati a sales@dominio.it affinché gli utenti possano visualizzarli e rispondere. Per fare questo occorre andare in Impostazioni -> dominio e server predefiniti -> Cartelle Pubbliche e condivise -> elenco cartelle e acl, come illustrato di seguito.

 

 

Importante: Assicurarsi che il tipo di cartella sia "Posta" e che nella lista "Indirizzo di Invio" sia selezionato l'indirizzo sales@dominio.it.

Creata la cartella pubblica condivisa, occorre impostare i permessi appropriati su di essa affinché le email provenienti da Internet siano consegnate direttamente in questa cartella. Inoltre, occorre impostare i permessi per gli utenti locali affinché possano manipolare i messaggi in questa cartella. Per fare questo occorre fare doppio click sulla cartella e poi selezionare il bottone "Edit access control list".

I permessi devono essere impostati come illustrato di seguito.

 

Nota: Il permesso Post (p) è necessario qualora le email siano consegnate direttamente alla casella.

A questo punto è possibile verificare che quanto fatto sino ad ora funzioni correttamente inviando una email a sales@dominio.it; la email dovrebbe essere consegnata direttamente in questa nuova cartella. Questa cartella sarà accessibile tramite WorldClient, Outlook Connector od ogni altro client di posta IMAP standard. Si noti che alcuni client di posta IMAP richiedono di sottoscriversi alla nuova cartella prima di potervi accedere.

A questo punto occorre creare due regole nel filtro contenuti copiando questo testo alla fine del file \MDaemon\App\cfrules.dat:

[Rule034]
RuleName=Tag inbound sales messages
Enable=Yes
ThisRuleCondition=All
ProcessQueue=LOCAL
Condition01=X-MDaemon-Deliver-To|contains|AND|sales@dominio.it|
Condition02=SUBJECT|does not contain|AND| !sales!|
Action01=header search and replace|"Subject","$"," !sales!","0,1"
[Rule035]
RuleName=Reset 'From' on outbound sales replies
Enable=Yes
ThisRuleCondition=All
ProcessQueue=REMOTE
Condition01=SUBJECT|reg exp|AND|!sales!$|
Condition02=X-MDaemon-Deliver-To|does not contain|AND|sales@dominio.it|
Action01=remove header|"From",""
Action02=remove header|"X-Return-Path",""
Action03=remove header|"X-Envelope-From",""
Action04=remove header|"Reply-To",""
Action05=add header|"From","Sales Team <sales@dominio.it>"
Action06=add header|"X-Return-Path","sales@dominio.it"
Action07=add header|"X-Envelope-From","sales@dominio.it"
Action08=add header|"Reply-To","sales@dominio.it"

La prima regola rileva i messaggi in ingresso indirizzati a sales@dominio.it e appende "!sales!" alla fine dell'oggetto salvo che la stringa non sia già presente.

La seconda regola rileva le risposte alle email di sales in uscita per mezzo della stringa "!sales!" e rimpiazza quattro header affinché la email risulti proveniente da "Sales Team sales@dominio.it" al posto dell'indirizzo dell'account che effettivamente ha inviato il messaggio. 

Ricezione in MultiPOP o DomainPOP

In questo caso non funziona l'instradamento automatico nella cartella pubblica ed occorre creare una regola aggiuntiva che intercetti i messaggi e li depositi in tale cartella. Nel caso del DomaniPOP si può ad esempio far riferimento all'header Received che contiene la parola chiave DomainPOP e costruire una regola di questo tipo.

Pare che funzioni solo ricevendo direttamente.
Via DomainPOP non funziona l'instradamento nella cartella pubblica conseguente alla configurazione della casella stessa. Si può ovviare aggiungendo una regola di CF che sfrutta l'header "Received":
[Rule033]
RuleName=Routing DomainPOP messages
Enable=Yes
ThisRuleCondition=All
ProcessQueue=BOTH
Condition01=received|contains|AND|DomainPOP|
Action01=copy to public folders|"domain.it/sales"

Analogamente per il multiPOP; in questo caso esiste anche un header ancora più specifica cui fare riferimento: "X-MDMultiPOP".

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