Gestione IT

Anche i non tecnici hanno bisogno della documentazione

21 Febbraio 2019

Per un attimo vestirò i panni di capitan ovvio e ti dirò una cosa: anche i tuoi dipendenti “non tecnici” adorano risparmiare tempo.

Sfortunatamente i ticket di assistenza tecnica non sono l’unica cosa che fa perdere tempo sul lavoro. Il tempo viene “sprecato” in attività poco redditizie anche in altri settori: marketing, vendite, risorse umane, amministrazione, ecc.

Quindi, ti chiederai, qual è la soluzione?

La stessa soluzione che ti ho proposto quando ho parlato di come far risparmiare tempo ai tuoi tecnici: la documentazione.

Ti porto qui sotto i principali benefici che la documentazione può portare al tuo personale “non tecnico”.
 

  1. Conoscenza condivisa

Quando le informazioni risiedono nella testa dei singoli dipendenti, nessuno ne trae davvero beneficio. Gli altri dipendenti non riescono a lavorare senza informazioni, mentre quelli che detengono il “potere informativo” sono costretti a perdere tempo a illustrare a voce o via email cosa c’è da sapere.

Pensa solo a quando assumi qualcuno.

Quando arriva un nuovo dipendente, come fai ad assicurarti che diventi operativo quanto prima possibile?

Indipendentemente dal reparto in cui andrà a lavorare, è probabile che un dipendente senior debba mettersi l’anima in pace e affiancarlo per un certo periodo di tempo.
 

Se però utilizzi uno strumento come IT Glue e hai a disposizione delle procedure conservate centralmente e accessibili ai tuoi dipendenti, i nuovi arrivati potranno rendersi utili in un battibaleno.

La documentazione, però, non si limita a portare benefici solo in caso di nuove assunzioni. Può essere vitale ogni volta che un lavoratore è in ferie o malato, o semplicemente per risparmiare tempo e risorse nel lavoro quotidiano.

Se i tuoi dipendenti sono autonomi, non perderanno tempo a cercare informazioni in giro e non faranno perdere tempo ai loro colleghi.
 

  1. Efficienza

Le perdite di tempo sono un problema, indipendentemente dal ruolo che un individuo svolge in azienda e dal reparto in cui lavora.

Le attività da svolgere potrebbero essere diverse, ma ogni dipendente può trarre beneficio da processi standardizzati, ben definiti e documentati.
 

  1. Condivisione tra i reparti

L’importanza della documentazione non è confinata all’interno dei singoli reparti ma porta benefici a tutta l’azienda.

Il sapere condiviso “cross-team” che si ottiene con una piattaforma come IT Glue, consente a tutti i reparti di essere ben informati su cosa accade in azienda e su quali siano i processi informativi. Questo oltre a far lavorare con maggiore cognizione di causa tecnici e non, aiuta nel momento in cui le informazioni hanno necessità di transitare da un reparto all’altro.
 

  1. Sicurezza

Ogni reparto utilizza un’infinità di password.

Ma come fanno i tuoi dipendenti a condividere le password tra di loro e con i vari reparti dell’azienda?
Ora, ti fiderai ciecamente dei tuoi dipendenti e collaboratori e sicuramente avrai fatto delle formazione a riguardo, ma magari è capitato che due persone del reparto amministrativo o del reparto vendite si scambiassero delle password di accesso via email, via Skype o via WhatsApp.

Se ogni dipendente documenta le password in un unico posto sicuro, diminuiscono le possibilità che qualcuno condivida le password via email e quindi aumenta la sicurezza.

Se poi stabilisci dei permessi che garantiscono l’accesso alle password solo a chi effettivamente deve utilizzarle e tieni traccia di chi vi accede, potrai avere ulteriori vantaggi in termini di protezione delle informazioni aziendali e sicurezza dei sistemi.

Se hai 5 minuti di tempo e vuoi dare un’occhiata da vicino a come funziona la gestione delle password in IT Glue, guarda questo breve video:
 

 

 

  1. Vantaggio competitivo

Utilizzi già IT Glue per gestire la documentazione dei tuoi tecnici? Allora avrai avuto modo di “assaporare” tutti i benefici che essa apporta ai processi aziendali e non solo.

Bene, ora immagina di estendere gli stessi benefici anche al resto dell’azienda. Non male, vero?

Se invece non utilizzi ancora IT Glue, voglio farti capire un altro dei benefici che la tua azienda potrebbe ottenere implementando una soluzione del genere.

Non tutti, là fuori, documentano in modo sistematico e preciso le informazioni aziendali (IT e non). Questo ti dà un grosso vantaggio competitivo su chi fa il tuo stesso mestiere.

Se poi estendi la documentazione anche ai “non tecnici”, questi vantaggi possono solo amplificarsi.
Immagina il tuo reparto vendite.

In fase di vendita un commerciale può usare la documentazione per dimostrare come lavori e come fai a raggiungere gli SLA che hai prefissato con i clienti. Questo dà una credibilità maggiore a quello che dici e a quello che prometti a clienti e potenziali clienti.

Ma come fai a convincere i “non tecnici” a documentare le informazioni?

Il segreto è mostrare loro il valore, il risparmio di tempo e l’efficienza nei processi che la documentazione può portare. E se non utilizzi ancora IT Glue, lo stesso vale per i tecnici.

Tratto dal blog di IT Glue.

Autore
Claudio Panerai
Gli ultimi prodotti che vi ho portato, nel 2020: Vade Secure Il primo sistema antispam/antihishing/antimalware basato sull'intelligenza artificiale e appositamente progettato per Office 365. Naturalmente a misura di MSP. ID Agent Piaffaforma che consente agli MSP di monitorare le credenziali (proprie e dei clienti) che sono in vendita nel dark web.
Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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