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Archiviazione avanzata con MailStore con inclusione ed esclusione di cartelle

31 Luglio 2014
Un cliente mi ha recentemente chiesto se vi fosse la possibilità di archiviare le cartelle di un determinato utente secondo modalità lievemente differenti da quelle di tutti gli altri utenti.
Lo scenario prevedeva un utente (che qui chiameremo Fred) che possedeva una cartella di messaggi denominata "Progetti" nella quale voleva evitare qualsiasi rimozione storica nel corso del processo di archiviazione.
Il timore era che se fosse stata abilitata l'opzione di cancellare dalle mailbox dell'utente tutti i messaggi anteriori a una certa data, sarebbero stati eliminati anche dei messaggi importanti nella cartella "Progetti" di Fred. Questo caso di solito non costituisce una preoccupazione, dal momento che gli utenti possono sempre eseguire una ricerca all'interno di MailStore per recuperare i messaggi desiderati, ma Fred voleva una cartella di Outlook che rimanesse sempre visibile.

Dal momento che il server aziendale era discretamente appesantito dal volume di messaggi presenti nelle mailbox, c'era l'ulteriore esigenza di ridurre il periodo di conservazione della posta di tutti gli utenti a un anno usando MailStore, esclusi i messaggi della cartella "Progetti" di Fred.
A una prima occhiata non esiste un'opzione esplicita per fare tutto questo in MailStore, ma sfruttando la funzione di inclusione ed esclusione e definendo alcuni job di archiviazione specifici per le mailbox dei singoli utenti sono riuscito a trovare una soluzione estremamente soddisfacente per il cliente.

Per comprendere meglio come ci sia riuscito, consideriamo per prima cosa il modo in cui MailStore archivia le mailbox degli utenti.
Come accade con le installazioni di MailStore più tipiche, le mailbox di tutti gli utenti vengono archiviate nell'ambito di un job Exchange multi-utente, ovvero una procedura che archivia diverse mailbox utente insieme con la corrispondente struttura delle cartelle. Modificare le cartelle escluse di questo job ha effetti su tutti gli utenti. L'unica eccezione avviene quando si esclude una cartella avente un nome univoco che possiede un solo utente e nessun altro. Nel nostro esempio la cartella era denominata "Progetti", pertanto la soluzione migliore era quella di gestire la mailbox di Fred in modo indipendente dalle altre.
 
Passo 1: Rimuovere "Fred" dall'attuale job multi-mailbox
 
Modificare il job multi-mailbox e nella sezione "Archive Exchange Mailboxes" selezionare l'opzione "All users except the following" deselezionando quindi l'utente "Fred".
 

 
Passo 2:  Aggiungere un nuovo job per singola mailbox utente per archiviare tutte le mailbox di Fred eccetto la cartella "Progetti"
 
Per questo job dobbiamo autenticarci con l'account "MailStore" e selezionare la mailbox di Fred: questo permetterà a Fred di modificare la sua password senza dover aggiornare il job.
 

 
Nella sezione relativa alla selezione delle cartelle fare clic su "Add" per scegliere la cartella da escludere; in questo caso scegliere la cartella "Progetti" all'interno della inbox.
 

 
Un consiglio: facendo clic sul pulsante “Show Effective Folders” è possibile verificare quali cartelle saranno archiviate prima di lanciare il job.


 
A questo punto si può configurare il job affinché cancelli tutti i messaggi più vecchi di un anno.
 

 
Proseguire fino alla fine del wizard scegliendo come destinazione l'archivio di Fred.
 
Passo 3: Creare un nuovo job per archiviare la sola cartella "Progetti" di Fred
 
L'ultimo passo è quello di creare un terzo job per singola mailbox dedicato appositamente ad archiviare la cartella "Progetti" di Fred.
Il modo più facile per farlo è quello di copiare un job per singolo utente già esistente e modificarlo di conseguenza. Per copiare un job è sufficiente farci clic con il tasto destro del mouse e scegliere Copia, quindi un altro clic col tasto destro e scegliere Incolla.
Modificare questo nuovo job nella sezione inclusioni/esclusioni, rimuovere le esclusioni e aggiungere la cartella "Progetti" nella sezione inclusioni (in questo modo MailStore archivierà solamente le cartelle specificate per questo job).
 

 
Eliminare l'opzione di cancellare messaggi dall'interno di questo job.
 

 
Proseguire fino al termine del job e salvarlo.
L'ultimo passaggio è quello di rinominare i job per renderli più facilmente riconoscibili.
 

 
Passo 4: Schedulare i due nuovi job per automatizzare la procedura
 
A questo punto possiamo lanciare i nuovi job manualmente facendo clic e scegliendo l'opzione "Run"; per automatizzarli, dobbiamo invece schedularli affinché siano eseguiti una volta al giorno.
Per fare questo è sufficiente un clic col tasto destro del mouse su ciascun job per poi selezionare "Schedule". Definire l'orario in cui si vuole che il job venga eseguito; si può anche configurare i due job contemporaneamente dal momento che non ci sarà molto accavallamento, senza considerare poi che MailStore può tranquillamente eseguire più job nello stesso momento.
 

 
Come avete visto, con semplici inclusioni ed esclusioni potete creare all'interno di MailStore potenti regole di archiviazione specifiche per ciascun utente.
 
(Tratto da ZenSoftware)
 
Autore
Claudio Panerai
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Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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