Email

Archiviazione manuale delle email? Sì, ma gestita centralmente

21 Luglio 2016

Sono molti i clienti che, pur apprezzando il sistema automatico di archivazione di MailStore (che permette, fra l’altro, di allinearsi alla normativa che rende obbligatoria l’archiviazione delle email), chiedono se esso permetta agli utenti un’archiviazione manuale per coloro che non devono necessariamente archiviare tutta la propria corrispondenza ma solo determinati messaggi.
La flessibilità dell’archiviazione di Mailstore è tale da permette archiviazioni di tipo automatico, manuale o anche archiviazioni semi-manuali ma con configurazioni centralizzate.

Gli utenti infatti organizzano le loro email in cartelle, organizzandole intorno ad un determinato processo, cliente o progetto, in modo da poter recuperare facilmente le email e le informazioni al momento del bisogno.
 

Mantenere questo tipo di struttura negli archivi rende facile recuperare una email in caso di necessità, anche con un buon grado di accettazione da parte dell’utente (che, resti fra noi, non accetta mai che qualcosa vada fuori dal suo client di posta elettronica.)
 
I vantaggi dell’archiviazione centralizzata
La maggior parte dei server email – ad esempio Exchange, MDaemon, IceWarp e Kerio Connect – permette l’accesso alle varie caselle di posta attraverso un account di servizio per motivi di archiviazione, eliminando la necessità di conoscere le password dei singoli utenti.

In questo modo l’archiviazione delle mailbox può essere gestita a livello centralizzato senza un coinvolgimento attivo dell’utente.
Succede talvolta che i clienti, tuttavia, vorrebbero poter lasciare agli utenti la libertà di decidere autonomamente quali email archiviare, dal momento che non è sempre necessario archiviare in toto le mailbox degli utenti.

Chi è interessato a questo tipo di impostazione può stabilire quali utenti in MailStore possano utilizzare l’archiviazione a proprio piacimento.
Va detto però che questa impostazione non è immune dai rischi: per esempio gli utenti potrebbero fare una configurazione non corretta e non essere quindi in grado di archiviare le email.

Oltre a ciò, il carico di lavoro tipico degli archivi decentralizzati è difficile da valutare, visto che in determinati momenti sono molti i processi di archiviazione da eseguire simultaneamente.
Poiché questo processo aumenta la possibilità di incorrere in errori, non è quindi consigliabile che l’amministratore ceda questa facoltà di archiviare ai singoli utenti.

Configurazione centralizzata e archiviazione “manuale”
Se il server email supporta l’accesso alle mailbox da parte di un account di sistema, potrai configurare centralmente l’archiviazione manuale.
Potrai configurare l’archiviazione delle caselle postali in modo che soltanto una determinata cartella e la sue eventuali sottocartelle siano trasferite all’archivio.

Ogni utente creerà quindi una cartella all’interno della propria casella postale con un nome standardizzato fornitogli dall’amministratore (ad esempio “Trasferiti all’archivio”). A quel punto l’utente sposterà le email o le cartelle necessarie all’interno di questa cartella.

Le email e le cartelle saranno trasferite automaticamente nell’archivio, dove conserveranno la stessa struttura utilizzata dall’utente.
L’amministratore potrà sempre determinare se i dati archiviati debbano essere subito cancellati dalla casella postale, eliminati in un secondo momento o rimanere all’interno della casella postale senza nessuna cancellazione.

Questo approccio permette agli amministratori di avere ancora un controllo sui processi di archiviazione, minimizzando i rischi di una configurazione errata.
Allo stesso tempo l’utente potrà decidere quali email archiviare, scegliendo anche di quale struttura servirsi.
 
MailStore è in grado di garantire sicurezza, integrità e non modificabilità alle tue email, quale che sia la tua esigenza di archiviazione: automatica, manuale o semi-manuale.
 
 

Autore
Claudio Panerai
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Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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