Email

10 convinzioni sbagliate sull’archiviazione della posta elettronica

17 Aprile 2014


“Siamo troppo piccoli per averne bisogno”

Paradossalmente sono proprio le piccole aziende a essere maggiormente vulnerabili alle conseguenze di una perdita di dati e relative azioni legali. MailStore conserva una copia perfetta e non modificata di tutti i messaggi e dei loro header, in modo da poter disporre sempre di tutto quel che può diventare una prova, nel caso debba mai servire. La rapidità delle funzioni di ricerca si rivela poi uno strumento estremamente utile per risparmiare tempo quando i dipendenti devono recuperare determinati messaggi.
“La mia azienda non è soggetta a obblighi legali specifici”
Anche se una determinata azienda non è soggetta a norme specifiche, implementare una policy di conservazione della posta elettronica può aiutare a proteggersi contro rischi legali generici o lamentele dei clienti, per non parlare dei numerosi vantaggi operativi derivanti dalla centralizzazione di un sistema di archiviazione completa dell’email.
“Possibili problemi legali non mi riguardano”
La conformità alle normative legali rappresenta spesso un vantaggio secondario. In genere il focus principale riguarda i vantaggi tecnici, la protezione dalle perdite di dati e l’incremento della produttività. MailStore Server riduce inoltre i costi IT e fornisce un rapido ritorno dall’investimento (ROI).
“Il nostro mail server dispone già di una funzione di archiviazione integrata”
I mail server possiedono spesso una cosiddetta funzione di archiviazione che copia i messaggi all’interno di una mailbox speciale. Tuttavia questa capacità non va confusa con una soluzione di archiviazione completa studiata appositamente per la posta elettronica, e nella maggior parte dei casi essa non soddisfa criteri essenziali come integrità dei dati e sicurezza a prova di manomissione, né fornisce vantaggi come la riduzione del carico del mail server, l’incremento della produttività attraverso funzioni di ricerca rapida, o la conformità con requisiti legali.
Molti produttori di mail server come MDaemon raccomandano ufficialmente MailStore Server ai propri clienti.
“Facciamo già il backup delle mailbox, quindi non abbiamo bisogno di archiviarle”
Si fa spesso confusione tra backup e archiviazione della posta elettronica. Sono due funzionalità che rispondono a obiettivi differenti, e spesso può essere vantaggioso usarle insieme.
Una classica applicazione di backup come BackupAssist è progettata come una polizza di assicurazione a breve termine per agevolare il ripristino in seguito a eventuali disastri, mentre un archivio è studiato per fornire accesso rapido a decenni di informazioni business. I dati archiviati possono essere spostati al di fuori del tradizionale ciclo di backup per lunghi periodi di tempo, mentre le attività di backup proteggono i dati attivi che vengono modificati su base frequente.
MailStore può programmare un backup dell’archivio e dei parametri di configurazione in maniera adatta a un backup incrementale eseguito con un prodotto come BackupAssist.
“Archiviamo creando file PST mediante Outlook”
Quando si creano archivi PST manualmente c’è sempre la possibilità che qualche messaggio ne rimanga escluso o che possa essere manomesso. La posta presente in un archivio di questo tipo non è protetta, e tutti i singoli archivi PST devono essere sottoposti a backup individualmente ovunque essi risiedano. MailStore automatizza il processo di archiviazione, centralizzazione (e de-duplicazione) della posta elettronica per velocizzarne la ricerca e facilitarne il recupero.
“Non possiamo permettercelo”
MailStore Server riduce i costi IT, incrementa la produttività del personale e protegge dai rischi finanziari che possono derivare da perdite di dati o cause legali. Considerando il denaro risparmiato, i costi di acquisizione contenuti di questa soluzione per l’archiviazione della posta elettronica possono ripagarsi praticamente subito.
“Ne terremo conto per il futuro”
MailStore Server è poco costoso e può essere installato velocemente. Ogni giorno trascorso senza archiviare la posta elettronica costa denaro all’azienda, ne spreca le risorse IT e spalanca la porta a rischi di perdite di dati e cause legali.
“Stiamo pensando di sostituire il nostro sistema di posta”
MailStore Server sarà in grado di archiviare il sistema di posta attuale così come il prossimo. Da un punto di vista tecnico non ci sono motivi per aspettare. Al contrario: molti clienti adoperano MailStore Server esattamente con questi scenari di migrazione. I vecchi messaggi vengono semplicemente archiviati prima della sostituzione del sistema, e quindi non devono essere fatti migrare sul nuovo mail server.
“Usiamo un sistema di gestione documentale (DMS) e vogliamo continuare a usarlo per archiviare la posta”
Molti produttori di DMS hanno integrato nelle proprie applicazioni l’archiviazione della posta come funzionalità aggiuntiva. Esiste tuttavia un problema fondamentale con questo approccio: a differenza di pagine scannerizzate e documenti OCR, la posta elettronica è un mezzo per comunicazioni transitorie composto da particolari entità MIME. Una soluzione che ignori questo fatto e tratti i messaggi di posta come fossero documenti raggiungerà presto i propri limiti. Molti produttori di DMS lo hanno capito, e per questo hanno integrato nelle proprie soluzioni dei sistemi specializzati per l’archiviazione della posta forniti da terze parti (OEM).
“Perché MailStore Server?”
Esiste un lungo elenco di vantaggi e benefici specifici. Tuttavia c’è un punto che si evidenzia in modo particolare: come azienda, MailStore è specializzata esclusivamente nell’archiviazione della posta elettronica e investe tutte le proprie energie nel continuo miglioramento e aggiornamento dei propri prodotti. Per la maggior parte delle altre aziende, l’archiviazione della posta rappresenta solamente una piccola parte di un portfoglio prodotti più ampio.
MailStore può essere scaricato e provato gratuitamente per 30 giorni.
Autore
Claudio Panerai
Gli ultimi prodotti che vi ho portato, nel 2020: Vade Secure Il primo sistema antispam/antihishing/antimalware basato sull'intelligenza artificiale e appositamente progettato per Office 365. Naturalmente a misura di MSP. ID Agent Piaffaforma che consente agli MSP di monitorare le credenziali (proprie e dei clienti) che sono in vendita nel dark web.
Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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