L’archiviazione della posta elettronica è uno di quelli argomenti in cui spesso ci sono delle incomprensioni o delle false credenze che possono generare confusione sia nei fornitori di servizi IT che nei loro clienti.
Proprio per questo ti porto, in questo articolo, 5 punti su cui è bene fare chiarezza.
Il backup e l’archiviazione email sono la stessa cosa
Chiariamo subito una cosa: sono due cose completamente diverse!
Il backup si occupa semplicemente di mettere al sicuro i tuoi dati per un lasso di tempo limitato. Questi file, di norma, sono accessibili solo all’amministratore.
L’archiviazione email, invece, conserva delle esatte copie dei messaggi per un tempo illimitato. Qui ogni singolo utente può recuperare le proprie email.
In più, misure di sicurezza come l’utilizzo di criptazione e hash assicurano, secondo quanto previsto dalla legge (mai sentito parlare di GDPR?), una protezione contro la manomissione.
L’archiviazione email è troppo costosa
I moderni lavoratori spendono in media più di 3 ore e mezza al giorno davanti a un PC o un dispositivo mobile.
Tra le varie attività che svolgono, numerosissime vedono coinvolte le email. Quante volte, anche nella stessa giornata, capita di dover cercare un allegato o una particolare email per svolgere uno specifico task?
Cercare tra decine di migliaia di email non è il massimo in termini di efficienza di tempo e risorse economiche. Tutto questo può essere risolto in pochi secondi con una ricerca nell’archivio email.
Inoltre, anche in ottica GDPR e privacy o in caso di contenzioso, hai la certezza di non perdere neanche un’email e di poter recuperare in un istante lo storico delle conversazioni avuto con un cliente o un fornitore.
Con l’archiviazione email perderò l’accesso alle mie email
Assolutamente no.
L’archiviazione email indicizza i tuoi messaggi così che siano più facili da trovare. Avrai sempre un registro completo dei tuoi messaggi e potrai accedervi tutte le volte che vuoi, da qualsiasi dispositivo.
L’archiviazione email “scombinerà” l’organizzazione delle mie cartelle
Non ti preoccupare! L’organizzazione per cartelle della tua posta elettronica non verrà toccata in nessun modo.
Alcuni tool di archiviazione email come MailStore ti danno la possibilità di copiare la stessa struttura che utilizzi per le tue cartelle, in questo modo non dovrai minimamente cambiare modo di lavorare.
Ci pensa già Office 365 ad archiviare le mie email
Il diffusissimo utilizzo di Office 365 ha portato con sé anche dei problemi: la piattaforma è leader di mercato, questo vuol dire anche che è il bersaglio preferito di cyber criminali e malintenzionati di ogni specie.
Per questo dovresti assicurarti di avere anche un sistema di archiviazione email e di non fare affidamento sul solo Office 365 per la sicurezza della tua posta. Se questo non bastasse ti porto qui altri 6 buoni motivi per archiviare le email di Office 365 con un software come MailStore.
Tratto dal blog di MailStore.
Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.