Utilizzi Office 365 per gestire le tue email? Come gestisci l'archiviazione della posta elettronica?

Office 365 offre alcune funzionalità di archiviazione di base, ma per ottenere qualcosa in più hai bisogno di acquistare un add-on Premium o uno dei più costosi piani Enterprise.
 
Capire nel dettaglio quello che Office 365 può offrirti in termini di archiviazione è già di per sé una sfida, ma a grandi linee esistono tre possibilità:
 

• Entry level – Business o Business Premium In-place Hold (drag and drop).
• Premium – Exchange Online Archiving add-on o piano Enterprise.
• Soluzioni di terze parti come MailStore Server.

Quali benefici apporta MailStore Server?
1. Protezione contro la perdita di dati

Probabilmente starai pensando che sono uno sciocco – come posso perdere i miei dati se si trovano in una struttura cloud di un’azienda multimiliardaria come Microsoft?

Bene, proprio come ogni altro fornitore, Microsoft e Office 365 non sono immuni ai problemi.

Non c’è bisogno di andare lontano per trovare casi di caselle di posta elettronica o cartelle corrotte, o ancora di account spariti nel nulla a causa di stranezze nell’applicazione delle licenze. Certamente Microsoft effettua dei backup dei propri dati da utilizzare in caso di “disastro”, ma ciò non vuol dire che anche i dati degli utenti possano essere recuperati.

MailStore, non solo ti dà la tranquillità di avere una copia dei tuoi dati in locale che, se vuoi, puoi facilmente includere nei tuoi processi di backup, ma ti fornisce anche la possibilità di sfogliare una cartella utente e ripristinare in un colpo solo cartelle e messaggi, in maniera veloce e facile.

2. Nessun costo per la conservazione dei dati degli ex dipendenti

Quando un dipendente o un collaboratore lascia l'azienda, potrebbe darsi che tu sia abbastanza felice di cancellare la sua mailbox e andare avanti nella tua vita senza pensarci più.

Tuttavia, ci sono casi in cui qualcuno va via dall'azienda e tu hai bisogno di assicurarti che la sua casella di posta elettronica sia accessibile ad altri utenti o all'amministratore.

Se vuoi fare una cosa del genere con Office 365, sei costretto a mantenere attivo l’account, il che significa continuare a pagare i costi ricorrenti per l’intera durata del contratto.

In MailStore, il licensing è basato sul numero effettivo di persone che attivamente archiviano la posta, quindi puoi semplicemente allegare l'archivio storico all'account di un altro utente e riciclare la licenza per un nuovo dipendente.
 

3. Protezione contro le cancellazioni accidentali

Se stai usando uno dei piani base di Office 365, quando cancelli un messaggio, questo va a finire nella tua cartella della posta eliminata, dove resta per 30 giorni.
Quindi, se effettuando la tua pulizia di ruotine cancelli un'email, dopo 31 giorni non sarà più possibile ripristinare quel messaggio.

Con un piano Premium puoi rendere le email cancellate accessibili per un lasso di tempo maggiore, ma avrai bisogno di un amministratore che ti aiuti a individuare il messaggio, un'operazione che porta via del tempo prezioso.

Usando un prodotto di terze parti come MailStore, niente può essere eliminato dall’archivio. In questo modo sia gli utenti, che gli amministratori, possono visualizzare e ripristinare istantaneamente qualsiasi messaggio inviato o ricevuto fin dall'alba dei tempi.

4. Azioni pericolose da parte del tuo staff

Spero che tu non debba mai preoccuparti di questo.

Ma ti potrà capitare di trovarti nella spiacevole situazione in cui un membro del tuo staff, per qualche losco fine o anche solo perché incompetente, sta diffondendo dati sensibili tramite posta elettronica.

In questo caso se non stai archiviando la posta, sarà un gioco da ragazzi per lui cancellare qualsiasi prova incriminatoria, lasciandoti totalmente scoperto nel malaugurato caso in cui dovessi finire in tribunale.

Ogni azienda dovrebbe possedere uno storico completo di tutte le comunicazioni che avvengono al suo interno, soprattutto per proteggersi da questo tipo di rischi.

In Office 365 hai due opzioni:
 

• Percorri la strada del piano Premium affidandoti alla "Litigation Hold" (a differenza dell’ In-Place Hold permette di conservare tutti gli elementi contenuti nella mailbox): se scegli questa opzione potrai recuperare il tuo messaggio, ma potresti perdere molto tempo per farlo.
• Scegli un'opzione di terze parti come MailStore: in questo modo proteggi e puoi riavere indietro rapidamente i tuoi messaggi e ottieni anche un filtro di sicurezza in più contro i dipendenti che possono/vogliono danneggiarti, poiché i tuoi messaggi si trovano fisicamente in un altro luogo (e quindi sarà molto difficile accedervi).

5. Accedi alla tua email anche durante un'interruzione del servizio

Non è mia intenzione buttare fango su Microsoft, Office 365 è una grande piattaforma, ma non si può negare il fatto che negli ultimi 12 mesi abbiano affrontato le loro belle "sfide", diciamo così, con problemi di accesso alle email da parte degli utenti.

Nonostante MailStore non sia una soluzione di business continuity, un altro dei vantaggi dell'avere la tua email in locale è che è sempre accessibile.

Se un utente ha bisogno di controllare cosa ha detto ad un cliente o viceversa, quell'informazione è lì. Anche quando Office 365, magari, sta riscontrando qualche problema.

6. Nessun limite di archiviazione

L'archiviazione che Microsoft ti offre come utilizzatore di Office 365 ammonta a 50 GB. Tuttavia, se consideri tutti i dati che hai archiviato per anni, ad un certo punto ti potresti trovare a raggiungere quel limite o ad avere un calo delle performance di ricerca.

MailStore ti permette di conservare un numero illimitato di email in locale, sia all'interno della rete che in remoto. Inoltre, utilizza meccanismi di deduplica e compressione degli allegati per darti un risparmio del 50% circa sulla dimensione originaria dei dati.

In conclusione

Il messaggio chiave di questo post, e la mia speranza, è che se utilizzi uno dei piani Entry Level di Office 365 e non stai ancora archiviando le email, tu possa aggiustare il tiro.
Le offerte per l'archiviazione di Microsoft sono convenienti in termini di setup e comodità di acquisto, visto che fanno parte dello stesso servizio.

Tuttavia l'utilizzo di un prodotto indipendente, fatto da chi si occupa solo di archiviazione email, ti permette di avere la massima comodità, facilità di accesso all'archivio, potendo così trarre il massimo da entrambe le soluzioni, Office 365 e MailStore.
 
Vuoi provare MailStore per il tuo Office365? Scarica la versione di prova.
 
Tratto dal blog di MailStore.