Articolo tratto dal blog di Emilio Polenghi
Nel lontano 1971 Raymond Tomlinson creò nella rete ARPANET il primo sistema di scambio messaggi, che venne poi perfezionato da Jonathan Postel, in quell’epoca nessuno dei due poteva immaginare quale sviluppo avrebbe avuto questo strumento, anche se sicuramente lo speravano, visto che la loro idea era quella di agevolare lo scambio e la condivisione di informazioni.
Dai primordi la posta elettronica non si è evoluta molto, ancora oggi usiamo dei meccanismi di scambio che hanno oltre 30 anni di vita, anche se sono stati rafforzati e rivestiti di strati di protezione.
Prima della fine del XX secolo ci si sentiva dire spesso di mantenere nelle repliche dei messaggi solo le ultime conversazioni e di cancellare quelle più vecchie, tanto rintracciabili aprendo le mail precedenti. Questo perché in alcuni casi i server di transito perdevano qualche bit e la mail diventava illeggibile.
Uno storico di repliche email HTML di decine di messaggi?
Alta probabilità di avere mail corrotte
Tutta la storia in un’unica mail
Quando è comodo aprire una mail e avere tutta la storia dello scambio di opinioni semplicemente scorrendo il testo con la rotella del mouse.
Per l’utente è quanto di più pratico possa esistere, ma per il server non è proprio la medesima cosa.
Il server di posta recepisce la mail carattere per carattere, come se la si scrivesse direttamente dentro di lui con una tastiera. A questo aggiunge dei suoi codici per definire gli spazi: mittente; destinatario; destinatario in copia; destinatario in copia nascosta; soggetto; testo; allegati.
A questi se ne aggiungono altri che non vedremo mai, ma che ad esempio definiscono se la mail è in formato testo o HTML.
Quando la mail passa da molti server e da diversi programmi di posta, può accadere che uno di questi campi subisca delle variazioni, andando magari a perdere un solo carattere che definisce il formato del messaggio e permette al programma di posta di darci la visualizzazione in HTML bella e carina.
Un solo errore di codifica ed ecco il disastro
Il caso in cui uno dei server possa compromettere la leggibilità di una mail è abbastanza raro, altrimenti avremmo una lista di segnalazioni in tutti i blog del mondo. Normalmente il problema si innesca quando nel corso delle varie risposte i contenuti di formattazione HTML si mischiano, magari per colpa di una firma che si è troppo estesa ed ha sconfinato anche nel campo di scrittura per la risposta.
Quando un file HTML di un sito viene scritto male, ad esempio per la mancanza della chiusura di un markup, la pagina del sito non viene visualizzata come ci si aspetta e talvolta ci visualizza anche delle sezioni di codici.
La situazione è del tutto analoga con la posta elettronica in formato HTML, con l’aggravante che il programma di posta non è un browser e non è tollerante come lui. Quindi ci vediamo una mail con delle sezioni di testo leggibile ed una serie di pezzi di codice, che possono essere del semplice HTML o in alcuni casi anche degli elementi widget, perché ora ci troviamo pure quelli.
Ma la mail non è criptata
E’ solo complicata da leggere
Come minimizzare il rischio?
La risposta naturale sarebbe di scrivere le email in formato testo, ma sarebbe eccessivo e di fondo anche molto limitativo.
No ai contenuti ridondanti
No alle signature troppo lunghe
Quindi la soluzione torna ad essere quella storica, adottata in automatico da alcuni sistemi di ticket, ovvero di rispondere senza allegare il contenuto della mail a cui si risponde, oppure di togliere i contenuti precedenti rispetto all’ultimo ricevuto.
L’accrescimento dei contenuti della mail può anche in ultima battuta risolversi con un mancato recapito, la continua aggiunta di testo può raggiungere il limite massimo della dimensione delle email sul server remoto, oltre a sollecitare il fiuto non perfetto dei sistemi anti-spam.
No al riciclo delle vecchie email per nuove comunicazioni
Si al uso di una mail per i nuovi argomenti
A questo a volte si aggiunge l’uso del bottone di replica per riciclare gli indirizzi di una mail precedente, in cui magari si parlava di offerte, per mandare una nuova mail che parla ad esempio di un problema tecnico da qualche parte, il tutto senza rimuovere lo storico precedente e cambiare il titolo.
E se devo coinvolgere una persona nuova nel discorso?
La risposta potrebbe suggerire altri programmi per gestire questo aspetto, ma in realtà la soluzione può essere quella di inoltrare al nuovo partecipante le email precedenti in allegato come EML, occupando meno spazio e ottenendo il medesimo risultato.
Oppure, visto che si è parlato di prodotti, usare il proprio archivio MailStore per estrarre le mail di interesse in un formato email (Ad esempio PST) e recapitare questo al nuovo interlocutore, che potrà integrare le mail nel proprio programma di posta. Il PST non speditelo per email e criptatelo con password.
Buona comunicazione!
(Tratto dal blog di Emilio Polenghi)
Autore
Gabriele Palumbo
Nasco a Bologna ma ho vissuto l’infanzia in Piemonte, l’adolescenza in Puglia e la maturità tra Umbria, Toscana, Puglia, Emilia-Romagna e Lombardia (e non è ancora finita). Ho avuto quindi modo di entrare in contatto con diversi ambienti e contesti sociali. Una formazione umanistica (Sociologia della devianza a Perugia e Relazioni Internazionali a Pisa), passione per la scrittura e decine di corsi sul mondo digital sono state ottime basi per entrare nel campo del marketing e della comunicazione.
Nel 2015 pubblico il romanzo breve “Ci siamo solo persi di vista” e, a inizio 2019, pubblico la biografia della rock band “Ministri”, entrata in poche ore nei Top Sellers di Amazon. Un romanzo è in fase di scrittura.
Terminati gli studi entro attivamente nel mondo della musica, organizzando svariati concerti e un festival, e della comunicazione digitale, gestendo la linea editoriale di blog e social e ricoprendo ruoli di copywriter e content editor.
Nel 2017 entro nel collettivo Dischirotti. occupandomi dei contenuti web, mentre il 2018 mi vede prima nell’agenzia FLOOR concerti come booking agent per svariati artisti e poi in VOX concerti come direttore di produzione. Tornato a Bologna inizio a collaborare con l’etichetta discografica Manita Dischi come project manager e svolgo un tirocinio presso l’agenzia di marketing e comunicazione digitale Engine Lab, nel ruolo di content editor.
Dal 2020 al 2023 ho collaborato, sia come editor che come contributor, con Fantastico.esclamativo, newsletter letteraria e rivista culturale creata da Alberto Guidetti de Lo Stato Sociale.
Ogni due sabati invio “Capibara”, una newsletter che tratta di attualità e meme in un progetto che, occasionalmente, porto anche dal vivo sotto forma di Stand-Up.
Attualmente ricopro il ruolo di Channel Marketing Manager in Achab, con particolare focus su contenuti editoriali, analytics, marketing automation e CMS.
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