Email

Archiviare la posta per proteggere l’azienda dalle perdite di dati: cinque scenari

26 Giugno 2018
Nell'ambiente IT delle aziende di ogni dimensione, i messaggi di posta si possono smarrire ogni giorno per numerosi motivi.

I cinque scenari più comuni sono i seguenti
 

  1. Gli utenti cancellano accidentalmente o intenzionalmente i messaggi; per esempio, i dipendenti cancellano spesso tutte le loro inbox nel momento in cui lasciano l'azienda.
  2. I limiti delle mailbox costringono gli utenti a cancellare i loro messaggi o archiviarli come file PST.
  3. I messaggi possono perdersi anche a causa di backup incompleti, per esempio quando i messaggi vengono cancellati prima di essere inclusi nel primo backup utile.
  4. I messaggi possono perdersi perché i file PST si rovinano o, spesso, sono esclusi dai backup.
  5. I messaggi sono spesso distribuiti su più sistemi, server, programmi di posta o mailbox esterne. Negli anni tutte queste risorse decentralizzate possono gradualmente condurre alla perdita di dati.
Per un'azienda la perdita di messaggi di posta significa non solo perdita di informazioni importanti, ma anche perdita di produttività. I dipendenti hanno bisogno di accesso rapido, facile e soprattutto completo alle informazioni contenute nella loro posta elettronica in modo da poter lavorare con efficienza giorno dopo giorno.
L'archiviazione centralizzata di tutti i messaggi di posta di un'azienda rappresenta un metodo efficace per proteggersi dalla perdita di dati. Il processo di archiviazione può essere configurato in modo tale da conservare automaticamente tutta la posta già esistente e tutte le comunicazioni future in ingresso e in uscita. In questo modo gli utenti non possono modificare né cancellare i messaggi prima che questi vengano archiviati.

Nessun limite alle mailbox, nessun file PST necessario

Con l'archiviazione non occorre più stabilire limiti per le mailbox. La soluzione di archiviazione può cancellare dalle mailbox i messaggi anteriori a una certa data in modo da mantenere i volumi di dati sui mail server a livelli costanti. Allo stesso tempo, gli utenti continuano a poter accedere a tutti i propri messaggi attraverso l'archivio (per esempio direttamente da Microsoft Outlook).

Generalmente considerati un elemento problematico per gli amministratori, i file PST possono anche essere archiviati e rimossi in un secondo tempo. Dal momento che con l'archiviazione della posta i limiti di mailbox non sono più necessari, i file PST non sono più richiesti per conservare i messaggi al di fuori delle mailbox.
Una soluzione come MailStore Server permette di archiviare la posta da un punto di origine – o da molti sistemi email differenti. In questo modo possono essere archiviati centralmente anche i messaggi provenienti da ambienti IT eterogenei, come quelli che spesso finiscono col crescere nel corso di molti anni.

(Tratto da MailStore Blog)

Autore
Gabriele Palumbo
Nasco a Bologna ma ho vissuto l’infanzia in Piemonte, l’adolescenza in Puglia e la maturità tra Umbria, Toscana, Puglia, Emilia-Romagna e Lombardia (e non è ancora finita). Ho avuto quindi modo di entrare in contatto con diversi ambienti e contesti sociali. Una formazione umanistica (Sociologia della devianza a Perugia e Relazioni Internazionali a Pisa), passione per la scrittura e decine di corsi sul mondo digital sono state ottime basi per entrare nel campo del marketing e della comunicazione. Nel 2015 pubblico il romanzo breve “Ci siamo solo persi di vista” e, a inizio 2019, pubblico la biografia della rock band “Ministri”, entrata in poche ore nei Top Sellers di Amazon. Un romanzo è in fase di scrittura. Terminati gli studi entro attivamente nel mondo della musica, organizzando svariati concerti e un festival, e della comunicazione digitale, gestendo la linea editoriale di blog e social e ricoprendo ruoli di copywriter e content editor. Nel 2017 entro nel collettivo Dischirotti. occupandomi dei contenuti web, mentre il 2018 mi vede prima nell’agenzia FLOOR concerti come booking agent per svariati artisti e poi in VOX concerti come direttore di produzione. Tornato a Bologna inizio a collaborare con l’etichetta discografica Manita Dischi come project manager e svolgo un tirocinio presso l’agenzia di marketing e comunicazione digitale Engine Lab, nel ruolo di content editor. Dal 2020 al 2023 ho collaborato, sia come editor che come contributor, con Fantastico.esclamativo, newsletter letteraria e rivista culturale creata da Alberto Guidetti de Lo Stato Sociale. Ogni due sabati invio “Capibara”, una newsletter che tratta di attualità e meme in un progetto che, occasionalmente, porto anche dal vivo sotto forma di Stand-Up. Attualmente ricopro il ruolo di Channel Marketing Manager in Achab, con particolare focus su contenuti editoriali, analytics, marketing automation e CMS.
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