Email

Archiviare la posta per proteggere l’azienda dalle perdite di dati: cinque scenari

26 Giugno 2018
Nell'ambiente IT delle aziende di ogni dimensione, i messaggi di posta si possono smarrire ogni giorno per numerosi motivi.

I cinque scenari più comuni sono i seguenti
 

  1. Gli utenti cancellano accidentalmente o intenzionalmente i messaggi; per esempio, i dipendenti cancellano spesso tutte le loro inbox nel momento in cui lasciano l'azienda.
  2. I limiti delle mailbox costringono gli utenti a cancellare i loro messaggi o archiviarli come file PST.
  3. I messaggi possono perdersi anche a causa di backup incompleti, per esempio quando i messaggi vengono cancellati prima di essere inclusi nel primo backup utile.
  4. I messaggi possono perdersi perché i file PST si rovinano o, spesso, sono esclusi dai backup.
  5. I messaggi sono spesso distribuiti su più sistemi, server, programmi di posta o mailbox esterne. Negli anni tutte queste risorse decentralizzate possono gradualmente condurre alla perdita di dati.
Per un'azienda la perdita di messaggi di posta significa non solo perdita di informazioni importanti, ma anche perdita di produttività. I dipendenti hanno bisogno di accesso rapido, facile e soprattutto completo alle informazioni contenute nella loro posta elettronica in modo da poter lavorare con efficienza giorno dopo giorno.
L'archiviazione centralizzata di tutti i messaggi di posta di un'azienda rappresenta un metodo efficace per proteggersi dalla perdita di dati. Il processo di archiviazione può essere configurato in modo tale da conservare automaticamente tutta la posta già esistente e tutte le comunicazioni future in ingresso e in uscita. In questo modo gli utenti non possono modificare né cancellare i messaggi prima che questi vengano archiviati.

Nessun limite alle mailbox, nessun file PST necessario

Con l'archiviazione non occorre più stabilire limiti per le mailbox. La soluzione di archiviazione può cancellare dalle mailbox i messaggi anteriori a una certa data in modo da mantenere i volumi di dati sui mail server a livelli costanti. Allo stesso tempo, gli utenti continuano a poter accedere a tutti i propri messaggi attraverso l'archivio (per esempio direttamente da Microsoft Outlook).

Generalmente considerati un elemento problematico per gli amministratori, i file PST possono anche essere archiviati e rimossi in un secondo tempo. Dal momento che con l'archiviazione della posta i limiti di mailbox non sono più necessari, i file PST non sono più richiesti per conservare i messaggi al di fuori delle mailbox.
Una soluzione come MailStore Server permette di archiviare la posta da un punto di origine – o da molti sistemi email differenti. In questo modo possono essere archiviati centralmente anche i messaggi provenienti da ambienti IT eterogenei, come quelli che spesso finiscono col crescere nel corso di molti anni.

(Tratto da MailStore Blog)

Autore
Claudio Panerai
Gli ultimi prodotti che vi ho portato, nel 2020: Vade Secure Il primo sistema antispam/antihishing/antimalware basato sull'intelligenza artificiale e appositamente progettato per Office 365. Naturalmente a misura di MSP. ID Agent Piaffaforma che consente agli MSP di monitorare le credenziali (proprie e dei clienti) che sono in vendita nel dark web.
Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
Commenti (0)
guest
0 Commenti
Inline Feedbacks
Guarda tutti i commenti

Tieniti aggiornato

Inserisci il tuo indirizzo e-mail per restare aggiornato su tutte le nostre iniziative