L’email resta lo strumento di comunicazione numero uno in ambito aziendale e professionale: per questo motivo le email contengono messaggi di rilevanza aziendale. E questo è chiaro a tutti.
Ecco perchè la maggior parte degli uomini IT fa il backup del mailserver o del client email: per avere una copia di tutto. E questo è corretto solo da un punto di vista tecnico.
Ma sia gli aspetti legislativi sia quelli operativi (chi ha mai perso tempo cercando una mail?) richiedono un processo di archiviazione e non di backup.
Benché chat, WhatsApp e altri social media stiano prendendo piede anche per comunicazioni in ambito professionale, l'email resta il mezzo principe per le comunicazioni fra le aziende.
Uno studio di Radicati Group dice che nel 2016 le email circolate in ambito business saranno 116 miliardi, numero impressionante destinato a salire fino a 128 miliardi nel 2019.
E la proliferazione delle email impatterà inevitabilmente sullo storage e sui backup.
“Archiviare? Ma no, abbiamo già il backup!”
Questo è l’errore da evitare: pensare che backup e archiviazione siano la stessa cosa.
Il backup non è assolutamente in grado di sostituirsi all’archiviazione (e viceversa).
L’idea base dietro il concetto di archiviazione è che le informazioni possano essere recuperate anche a distanza di tanto tempo. Questa è la differenza con il backup, il cui scopo è salvare dati e applicazioni critici per un periodo limitato di tempo.
Difficilmente infatti servirà una copia di un database vecchio un anno, mentre un messaggio di posta elettronica vecchio di un anno potrebbe benissimo tornare utile.
Ancora: il backup delle email viene fatto una volta al giorno o qualche volta al giorno, ma cosa succede se nell’intervallo di tempo fra due backup qualcuno cancella delle email? Succede che quelle informazioni sono perse per sempre: ecco che il backup non è sufficiente!
Per contro se si deve rimettere in piedi un mailserver “morto” ecco che la sola archiviazione non è sufficiente!
Il backup non è in grado di rimpiazzare l’archiviazione e un sistema di archiviazione non è in grado di sostituirsi al backup.
Occorre quindi pensare che backup e archiviazione sono entrambi elementi indispensabili di una strategia di protezione dati, nonché di allineamento alla normativa.
La prossima volta che il tuo interlocutore dice che l’archiviazione email non serve, mandagli in tempo reale una email in cui dici che gli regali un buono da 100 euro; poi vai davanti al suo PC, cancella la email appena arriva (svuotando il cestino) …e chiedigli di recuperare quella email!
P.S. Per un confronto preciso e puntuale sulle differenze fra archiviazione backup ti rimando a questo post.
Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.