Email

Backup e archiviazione delle email: servono entrambi?

19 Settembre 2016

L’email resta lo strumento di comunicazione numero uno in ambito aziendale e professionale: per questo motivo le email contengono messaggi di rilevanza aziendale. E questo è chiaro a tutti.

Ecco perchè la maggior parte degli uomini IT fa il backup del mailserver o del client email: per avere una copia di tutto. E questo è corretto solo da un punto di vista tecnico.
Ma sia gli aspetti legislativi sia quelli operativi (chi ha mai perso tempo cercando una mail?) richiedono un processo di archiviazione e non di backup.
 

 
Benché chat, WhatsApp e altri social media stiano prendendo piede anche per comunicazioni in ambito professionale, l'email resta il mezzo principe per le comunicazioni fra le aziende.

Uno studio di Radicati Group dice che nel 2016 le email circolate in ambito business saranno 116 miliardi, numero impressionante destinato a salire fino a 128 miliardi nel 2019.

E la proliferazione delle email impatterà inevitabilmente sullo storage e sui backup.
 
“Archiviare? Ma no, abbiamo già il backup!”
Questo è l’errore da evitare: pensare che backup e archiviazione siano la stessa cosa.
Il backup non è assolutamente in grado di sostituirsi all’archiviazione (e viceversa).

L’idea base dietro il concetto di archiviazione è che le informazioni possano essere recuperate anche a distanza di tanto tempo. Questa è la differenza con il backup, il cui scopo è salvare dati e applicazioni critici per un periodo limitato di tempo.
Difficilmente infatti servirà una copia di un database vecchio un anno, mentre un messaggio di posta elettronica vecchio di un anno potrebbe benissimo tornare utile.
Ancora: il backup delle email viene fatto una volta al giorno o qualche volta al giorno, ma cosa succede se nell’intervallo di tempo fra due backup qualcuno cancella delle email? Succede che quelle informazioni sono perse per sempre: ecco che il backup non è sufficiente!
Per contro se si deve rimettere in piedi un mailserver “morto” ecco che la sola archiviazione non è sufficiente!
 
Il backup non è in grado di rimpiazzare l’archiviazione e un sistema di archiviazione non è in grado di sostituirsi al backup.
Occorre quindi pensare che backup e archiviazione sono entrambi elementi indispensabili di una strategia di protezione dati, nonché di allineamento alla normativa.
 
La prossima volta che il tuo interlocutore dice che l’archiviazione email non serve, mandagli in tempo reale una email in cui dici che gli regali un buono da 100 euro; poi vai davanti al suo PC, cancella la email appena arriva (svuotando il cestino) …e chiedigli di recuperare quella email!
 
P.S. Per un confronto preciso e puntuale sulle differenze fra archiviazione backup ti rimando a questo post.
 
 

Autore
Gabriele Palumbo
Nasco a Bologna ma ho vissuto l’infanzia in Piemonte, l’adolescenza in Puglia e la maturità tra Umbria, Toscana, Puglia, Emilia-Romagna e Lombardia (e non è ancora finita). Ho avuto quindi modo di entrare in contatto con diversi ambienti e contesti sociali. Una formazione umanistica (Sociologia della devianza a Perugia e Relazioni Internazionali a Pisa), passione per la scrittura e decine di corsi sul mondo digital sono state ottime basi per entrare nel campo del marketing e della comunicazione. Nel 2015 pubblico il romanzo breve “Ci siamo solo persi di vista” e, a inizio 2019, pubblico la biografia della rock band “Ministri”, entrata in poche ore nei Top Sellers di Amazon. Un romanzo è in fase di scrittura. Terminati gli studi entro attivamente nel mondo della musica, organizzando svariati concerti e un festival, e della comunicazione digitale, gestendo la linea editoriale di blog e social e ricoprendo ruoli di copywriter e content editor. Nel 2017 entro nel collettivo Dischirotti. occupandomi dei contenuti web, mentre il 2018 mi vede prima nell’agenzia FLOOR concerti come booking agent per svariati artisti e poi in VOX concerti come direttore di produzione. Tornato a Bologna inizio a collaborare con l’etichetta discografica Manita Dischi come project manager e svolgo un tirocinio presso l’agenzia di marketing e comunicazione digitale Engine Lab, nel ruolo di content editor. Dal 2020 al 2023 ho collaborato, sia come editor che come contributor, con Fantastico.esclamativo, newsletter letteraria e rivista culturale creata da Alberto Guidetti de Lo Stato Sociale. Ogni due sabati invio “Capibara”, una newsletter che tratta di attualità e meme in un progetto che, occasionalmente, porto anche dal vivo sotto forma di Stand-Up. Attualmente ricopro il ruolo di Channel Marketing Manager in Achab, con particolare focus su contenuti editoriali, analytics, marketing automation e CMS.
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