Abbiamo recentemente notato un aumento dei clienti che desiderano includere un vasto numero di file PST all’interno dei propri archivi MailStore.
È comune che gli utenti creino file PST locali per archiviare la propria posta, una scelta che ha rappresentato storicamente una soluzione comune per ridurre i dati all’interno delle mailbox presenti sui mail server. Il problema è che col tempo gli utenti finiscono col creare più file PST locali, e poiché questi sono disseminati su varie macchine client diventa molto difficile (e costoso) assicurarne il backup.
Considerando che in uno scenario di questo genere gli utenti non hanno modo di eseguire ricerche all’interno degli archivi altrui, diventa molto difficile rispettare anche i requisiti di conformità normativa.
È comune che gli utenti creino file PST locali per archiviare la propria posta, una scelta che ha rappresentato storicamente una soluzione comune per ridurre i dati all’interno delle mailbox presenti sui mail server. Il problema è che col tempo gli utenti finiscono col creare più file PST locali, e poiché questi sono disseminati su varie macchine client diventa molto difficile (e costoso) assicurarne il backup.
Considerando che in uno scenario di questo genere gli utenti non hanno modo di eseguire ricerche all’interno degli archivi altrui, diventa molto difficile rispettare anche i requisiti di conformità normativa.
Un aiuto da MailStore
MailStore rappresenta un’eccellente soluzione per archiviare le mailbox di più utenti da un mail server come Microsoft Exchange o MDaemon, ma quello che forse non sapete è che può importare anche archivi già esistenti residenti su altre postazioni – file PST compresi.
Se possedete una nuova installazione di MailStore la prima cosa da fare dovrebbe essere quella di configurare dei job affinché archivino i nuovi journal di posta e successivamente le mailbox degli utenti.
Una volta creati i job di archiviazione principali possiamo iniziare a importare i vecchi archivi PST degli utenti uno per volta.
Potete assegnare questo incarico agli utenti finali installando l’applicazione client MailStore su ciascun PC, ma dato che questa è generalmente una procedura eseguita una tantum ha più senso raccogliere tutti i file PST (avendo l’accortezza di etichettarli secondo il relativo proprietario) e configurare job di archiviazione specifici che importino questi file all’interno di MailStore e li memorizzino nell’archivio personale dei rispettivi utenti.
Potete assegnare questo incarico agli utenti finali installando l’applicazione client MailStore su ciascun PC, ma dato che questa è generalmente una procedura eseguita una tantum ha più senso raccogliere tutti i file PST (avendo l’accortezza di etichettarli secondo il relativo proprietario) e configurare job di archiviazione specifici che importino questi file all’interno di MailStore e li memorizzino nell’archivio personale dei rispettivi utenti.
In MailStore questo si può fare semplicemente creando un nuovo job di archiviazione e scegliendo il profilo di file Outlook PST.
In questo job dovete selezionare prima il file PST da archiviare e quindi, nella pagina successiva, scegliere l’archivio utente contenente i messaggi.
Una volta eseguito questo job, all’interno di questo archivio utente saranno create due nuove cartelle, “Outlook Inbox” e “Outlook Sent Items”, contenenti tutti i dati acquisiti dal file PST.
Se volete mettere un po’ di ordine in questo archivio potete unire questi dati a quelli dell’archivio già esistente selezionando la cartella “Outlook Inbox” con il tasto destro del mouse, selezionando “Move To”, e quindi indicando la cartella di destinazione contenente la cartella Inbox di archivio.
MailStore unirà insieme due cartelle presenti con lo stesso nome nella stessa posizione; anche le relative sottocartelle, se corrispondenti, saranno unite insieme.
In questo modo la vecchia posta che gli utenti avevano archiviato sotto forma di file PST verrà inserita nell’archivio MailStore di ciascun utente.
Questa operazione va ripetuta per ogni utente; una volta completata la procedura potrete cancellare i vecchi file PST dal momento che non saranno più necessari.
Autore
Gabriele Palumbo
Nasco a Bologna ma ho vissuto l’infanzia in Piemonte, l’adolescenza in Puglia e la maturità tra Umbria, Toscana, Puglia, Emilia-Romagna e Lombardia (e non è ancora finita). Ho avuto quindi modo di entrare in contatto con diversi ambienti e contesti sociali. Una formazione umanistica (Sociologia della devianza a Perugia e Relazioni Internazionali a Pisa), passione per la scrittura e decine di corsi sul mondo digital sono state ottime basi per entrare nel campo del marketing e della comunicazione.
Nel 2015 pubblico il romanzo breve “Ci siamo solo persi di vista” e, a inizio 2019, pubblico la biografia della rock band “Ministri”, entrata in poche ore nei Top Sellers di Amazon. Un romanzo è in fase di scrittura.
Terminati gli studi entro attivamente nel mondo della musica, organizzando svariati concerti e un festival, e della comunicazione digitale, gestendo la linea editoriale di blog e social e ricoprendo ruoli di copywriter e content editor.
Nel 2017 entro nel collettivo Dischirotti. occupandomi dei contenuti web, mentre il 2018 mi vede prima nell’agenzia FLOOR concerti come booking agent per svariati artisti e poi in VOX concerti come direttore di produzione. Tornato a Bologna inizio a collaborare con l’etichetta discografica Manita Dischi come project manager e svolgo un tirocinio presso l’agenzia di marketing e comunicazione digitale Engine Lab, nel ruolo di content editor.
Dal 2020 al 2023 ho collaborato, sia come editor che come contributor, con Fantastico.esclamativo, newsletter letteraria e rivista culturale creata da Alberto Guidetti de Lo Stato Sociale.
Ogni due sabati invio “Capibara”, una newsletter che tratta di attualità e meme in un progetto che, occasionalmente, porto anche dal vivo sotto forma di Stand-Up.
Attualmente ricopro il ruolo di Channel Marketing Manager in Achab, con particolare focus su contenuti editoriali, analytics, marketing automation e CMS.
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