Gestione IT

Che cos’è un PSA?

06 Dicembre 2021

Il significato dell’acronimo PSA è Professional Services Automation.

Ma immagino che sapere a cosa corrisponda l’acronimo non è il motivo per cui hai iniziato a leggere questo articolo.

Immagina che esista un occhio digitale in ogni angolo della tua azienda con la funzionalità di “catturare” tutto ciò che è necessario tener monitorato affinché tu abbia piena visibilità di ciò che accade al tuo business. Solo con un meccanismo di questo tipo puoi capire davvero come sta andando il tuo business.

Un software PSA, in parole povere, ha la funzione di riunire in un unico posto tutte le informazioni e i dati contenuti nei vari strumenti e applicazioni che utilizzi per svolgere il tuo lavoro di MSP: gestione progetti, monitoraggio dei tempi dei tuoi tecnici, fatturazione, pianificazione delle risorse e così via.

Con questo articolo voglio guidarti in un percorso che ti consentirà di comprendere a pieno le potenzialità di un software di questo tipo.

Che cosa fa un PSA

Un software PSA aiuta i fornitori di servizi a gestire in maniera più efficiente i clienti durante l’intero ciclo dei progetti a essi correlati.

Per intero ciclo del progetto intendo da quando comincia, ovvero quando viene creata un’opportunità di vendita, l’accordo viene chiuso e vengono allocate le risorse per poterlo avviare, a quando si conclude, ovvero quando vengono emesse le fatture e viene incassato il compenso.

Il software in questo senso ha lo scopo di stabilire un processo coerente per la pianificazione, la gestione e la misurazione delle prestazioni di ciascun progetto durante il suo ciclo di vita.

Come lo fa?

Centralizzando i dati aziendali in modo da semplificare e automatizzare i processi, risparmiare risorse e, soprattutto, “tenere insieme i pezzi”.

Quali sono i vantaggi di un PSA

Nonostante i vantaggi di una specifica soluzione PSA dipendano dalle sue capacità (e dal modo in cui vengono utilizzate), il principale è quello di consentire la gestione e la misurazione di servizi erogati su larga scala.

Le funzionalità di reporting consentono, a chi dirige un’azienda, di identificare le tendenze e allocare il personale laddove necessario oltre che capire in quale direzione sta andando l’azienda e quali sono le aree di miglioramento.

Un’applicazione PSA efficace aiuta le aziende a fare tre cose:

  1. gestire facilmente i progetti;
  2. ottimizzare l’uso delle risorse;
  3. aumentare i margini attraverso una maggiore efficienza nei processi aziendali.

Un software PSA è utile per tenere sotto controllo i progetti, le risorse e le tempistiche anche nei casi in cui un’azienda abbia bisogno di aumentare il personale, quando le richieste dei clienti si moltiplicano, quando la gamma di servizi di amplifica, quando il business si espande geograficamente.

Tutti casi in cui “fare a mano” non è più fattibile/sostenibile.

Quali sono gli svantaggi di un PSA

Intanto bisogna fare una considerazione, ovvero che un PSA può essere “acquistato dallo scaffale” (COTS) oppure creato internamente.

Entrambi i casi richiedono implementazione, adattamento dei processi aziendali e formazione degli utenti.

Tutto questo comporta il sostenimento di costi del personale in termini di tempo o budget.

Le soluzioni “pronte all’uso” potrebbero avere integrazioni limitate e poche opzioni di customizzazione della piattaforma.

Quindi se scegli questa strada devi sapere in anticipo che prima di prendere una decisione devi valutare il software più adatto a soddisfare la maggior parte delle tue esigenze, che si integri con i sistemi che già utilizzi e che metta a disposizione delle API per creare le integrazioni di cui hai bisogno.  

Per contro, le soluzioni sviluppate internamente hanno altri limiti, tra cui costosissime manutenzioni, aggiornamenti, oltre al vero e proprio costo di sviluppo della soluzione.

Le soluzioni sviluppate internamente sono ideali per le organizzazioni con significative competenze interne e risorse finanziarie cospicue che hanno un grande bisogno di avere funzionalità molto personalizzate.

Come scegliere il software di PSA adatto

Le applicazioni PSA generalmente svolgono funzionalità simili ma variano di molto nel livello di “profondità” con le quali queste funzionalità sono state studiate.

Anche le interfacce utente differiscono in modo significativo e questo potrebbe essere sicuramente un altro motivo per cui un’azienda sceglie una soluzione piuttosto che un’altra.

Sappi che, in generale, il sistema scelto dovrebbe almeno:

  • includere dettagli su quali delle tue risorse sono disponibili attualmente e in futuro in modo da capire al volo chi può prendersi carico di un nuovo progetto;
  • tenere traccia delle competenze che i dipendenti hanno per migliorare l’associazione del personale alle varie tipologie di progetto;
  • capire quanto costa una risorsa, in modo da capire qual è la redditività di un progetto. Per cui se per un progetto scegli di impiegare il tuo tecnico migliore è un conto, se invece ci metti uno stagista è un altro. In questo caso sapere in anticipo chi fa cosa e quanto ti costa è fondamentale per valutare se partire con un lavoro o per fare un preventivo accurato.

Per esser certo di fare la scelta giusta, inizia con l’identificare quali sono gli obiettivi da raggiungere e quali le esigenze della tua azienda cercando di esprimere queste ultime in termini di obiettivi di business piuttosto che in caratteristiche eccessivamente “astratte”.

Una strategia che puoi usare è quella di suddividere tutte le tue priorità in must-have e nice-to-have ricordando che sicuramente dovrai “scendere a compromessi” per capire a quali funzionalità di software diversi sei disposto a rinunciare.

Inoltre, una cosa che non dovresti sottovalutare sono gli aspetti “qualitativi” (es. interfaccia utente) da considerare come importanti per l’esperienza utente.

Arrivato a questo punto, inizia a valutare i diversi fornitori di software disponibili sul mercato.

Dopo aver selezionato alcuni di questi, pianifica delle demo per capire come funzionano nel vivo le applicazioni.

Infine, dopo ogni demo prova a rispondere a queste domande:

  1. Questo software soddisfa i requisiti chiave della mia azienda?
  2. Il mio team apprezzerebbe l’uso di questa app nelle operazioni quotidiane?
  3. In che modo i miei clienti/dipendenti accederebbero all’app?
  4. In che modo viene gestita la sicurezza?
  5. In che modo l’app si collega alle altre mie applicazioni (es. contabilità, fatturazione, CRM, vendite)?
  6. Quali sono le funzioni di monitoraggio (es. budget, fatture, milestone, utilizzo delle risorse) che offre l’app e come le offre?
  7. In che modo posso personalizzare l’app?
  8. Quanto è facile creare report personalizzati?
  9. In che modo l’app riporta le informazioni?

Hai mai sentito parlare di HaloPSA?

Arrivato a questo punto ti posso dire che sul mercato ci son davvero tanti software, ma tra questi te ne consiglio uno in particolare: HaloPSA.

No spoiler, scopri coi tuoi occhi perché in tantissimi lo scelgono:

Guarda il Webinar On Demand 
 

Tratto dal blog di HaloPSA

Autore
Gabriele Palumbo
Nasco a Bologna ma ho vissuto l’infanzia in Piemonte, l’adolescenza in Puglia e la maturità tra Umbria, Toscana, Puglia, Emilia-Romagna e Lombardia (e non è ancora finita). Ho avuto quindi modo di entrare in contatto con diversi ambienti e contesti sociali. Una formazione umanistica (Sociologia della devianza a Perugia e Relazioni Internazionali a Pisa), passione per la scrittura e decine di corsi sul mondo digital sono state ottime basi per entrare nel campo del marketing e della comunicazione. Nel 2015 pubblico il romanzo breve “Ci siamo solo persi di vista” e, a inizio 2019, pubblico la biografia della rock band “Ministri”, entrata in poche ore nei Top Sellers di Amazon. Un romanzo è in fase di scrittura. Terminati gli studi entro attivamente nel mondo della musica, organizzando svariati concerti e un festival, e della comunicazione digitale, gestendo la linea editoriale di blog e social e ricoprendo ruoli di copywriter e content editor. Nel 2017 entro nel collettivo Dischirotti. occupandomi dei contenuti web, mentre il 2018 mi vede prima nell’agenzia FLOOR concerti come booking agent per svariati artisti e poi in VOX concerti come direttore di produzione. Tornato a Bologna inizio a collaborare con l’etichetta discografica Manita Dischi come project manager e svolgo un tirocinio presso l’agenzia di marketing e comunicazione digitale Engine Lab, nel ruolo di content editor. Dal 2020 al 2023 ho collaborato, sia come editor che come contributor, con Fantastico.esclamativo, newsletter letteraria e rivista culturale creata da Alberto Guidetti de Lo Stato Sociale. Ogni due sabati invio “Capibara”, una newsletter che tratta di attualità e meme in un progetto che, occasionalmente, porto anche dal vivo sotto forma di Stand-Up. Attualmente ricopro il ruolo di Channel Marketing Manager in Achab, con particolare focus su contenuti editoriali, analytics, marketing automation e CMS.
Commenti (0)
Iscriviti
Notificami
guest
0 Commenti
Inline Feedbacks
Guarda tutti i commenti