Come e perché sbarazzarti dei file PST di Outlook

Al giorno d’oggi la tecnologia viaggia a una velocità pazzesca, l’innovazione coinvolge ogni settore di business e l’IT è grande protagonista di questa trasformazione.

Come conseguenza anche l’email ha vissuto una rapida evoluzione e ha visto l’affiorare di strumenti di gestione sempre migliori e più sicuri.

Nonostante ciò, tantissime aziende, compresi i tuoi clienti, ancora oggi utilizzano i famosi e obsoleti file PST di Outlook per conservare i messaggi email.

Perché?

Di solito gli utenti creano file PST per trasferire le proprie email dalla mailbox di Outlook alla propria macchina in locale per “aggirare” il problema delle cosiddette quote.

Il problema, in questi casi, è che chi gestisce l’IT o chiunque abbia necessità di accedere alle email, non sa di preciso dove questi file PST sono stati salvati.

Quindi, invece di venire conservati centralmente, i file PST sono sparsi in una miriade di posti diversi sulle macchine degli utenti.

Questo, oltre a rendere complicati e lunghi i backup, porta anche al rischio di perdere delle email importanti, con gravi conseguenze di tipo legale.

I file PST più vecchi, inoltre, risultano spesso danneggiati perché hanno superato i 2GB di spazio occupato (sì, lo so che i PST moderni tengono molti più dati… ma si corrompono lo stesso!).

Questo avviene quando i file PST vengono salvati in locale.

E quando questo non avviene?

In questo caso i file PST risultano ancora più pericolosi, in quanto sono soggetti a corruzione, eliminazione o ancora possono finire in mano a qualche malintenzionato, con conseguenti ovvi problemi legali.

La questione della compliance

Il tempo di conservazione obbligatoria per le email varia da Paese a Paese e può variare anche in base al singolo caso, ma una cosa è certa: per legge bisogna conservare le email per un dato periodo. In Italia, ad esempio, è obbligatorio conservare i messaggi di posta per 10 anni!

Di base, però, i file PST sono totalmente al di fuori del controllo del reparto IT, quindi non si possono neanche considerare ai fini della “retention” obbligatoria dei messaggi di posta elettronica.

Ad esempio, i tuoi clienti potrebbero cancellare per sbaglio o volutamente le email create a partire dai file PST e mettere la loro azienda in grossi guai con il GDPR.

Per risolvere questo problema potresti utilizzare un software di archiviazione email come MailStore, il quale ti dà la possibilità di stabilire delle policy di retention per assicurarti che le tue email e quelle dei tuoi clienti non vengano cancellate ma conservate per tutto il tempo necessario. O in alternativa potresti decidere di cancellarle in un colpo solo su esplicita richiesta dell’interessato.

E questo è un aspetto molto caro al nostro amico GDPR e al famoso diritto all’oblio.

Stabilire delle policy dà agli amministratori IT il controllo su come, dove e per quanto devono essere conservati i diversi tipi di email.

L’importanza di un archivio email centrale

Il crescente utilizzo della posta elettronica fa sì che sempre più informazioni, sempre più cruciali viaggino via email. Questo aumenta ancora di più, per i tuoi clienti, l’importanza di recuperare in fretta i messaggi.

Perché:

• perdono tempo e soldi a cercare delle informazioni per lavorare;
• in caso di contenzioso avere a disposizione la corrispondenza con un cliente o un fornitore può davvero fare la differenza.

Ma con i file PST non è possibile trovare le email in fretta. Anzi, molto spesso non si trovano affatto.

In più, se le email non sono archiviate centralmente, tu o il tuo cliente non potete dimostrare in nessun modo che esse non siano state manomesse o alterate.

Questo è un altro problema che MailStore può risolverti brillantemente: le email non solo esse vengono archiviate centralmente così come arrivano, ma possono anche essere recuperate in pochi secondi.

L’impatto sul lavoro dei tecnici

Quante volte i tuoi clienti ti chiamano perché vogliono che recuperi dei messaggi da chissà quale backup o che tu sistemi un file PST corrotto?

Poi magari fanno anche storie quando provi a fatturare l’intervento perché gli hai “solo recuperato un’email”.

I file PST costituiscono un carico di lavoro notevole per i tecnici IT, oltre a richiedere spazio disco per il salvataggio e il relativo backup.

La soluzione: trasferire i file PST a un archivio centrale

La soluzione al problema dei file PST (ormai lo avrai capito) è MailStore.

Se un tuo cliente ha deciso di liberarsi dei file PST, nel lungo periodo MailStore può aiutarlo a rendere il processo quanto più graduale possibile, ad esempio archiviando centralmente tutti i file PST presenti in azienda.

Inoltre, il software può essere integrato in Outlook senza alcun problema, in modo tale che i dipendenti possano continuare ad accedere alla posta come hanno sempre fatto e in più possano ricercare le email in maniera rapida grazie alle potenti funzioni di ricerca di MailStore.

Se è necessario gli utenti possono anche recuperare da soli le email direttamente dall’archivio con un semplice click del mouse, togliendo l’incombenza a te e ai tuoi tecnici.

Infine, man mano che i tuoi clienti utilizzano MailStore, i file PST risulteranno sempre più inutili, in quanto è possibile impostare delle policy che cancellano automaticamente le email una volta archiviate, risolvendo così il problema delle quote. In questo modo il mail server sarà sempre leggero e le email saranno recuperabili con un semplice click dall’archivio.

Per scoprire nel dettaglio come MailStore può aiutare te e i tuoi clienti a sbarazzarvi dei file .PST e lavorare meglio, guarda il Webinar On Demand dedicato!

Tratto dal blog di MailStore