La funzione di ricerca di MailStore permette di trovare molto facilmente particolari messaggi. Una volta localizzato il messaggio desiderato, MailStore mette a disposizione varie opzioni come quelle per leggerlo, rispondere, inoltrarlo o ripristinarlo, semplificando in questo modo la gestione dei singoli messaggi per qualsiasi necessità.
In questo post vi spiegherò invece come sfruttare MailStore per fare qualcosa di più e ripristinare velocemente intere cartelle – complete dei loro messaggi – su varie destinazioni.
Lo scenario
Di recente mi è capitato di parlare con un cliente che usava la funzione di esportazione per soddisfare un'esigenza molto particolare: si tratta infatti di una società di costruzioni edili che conserva tutte le comunicazioni relative ai vari progetti all'interno di una struttura discretamente complessa di cartelle pubbliche residenti su un server Exchange. Ciascun progetto possiede la propria cartella pubblica radice, sotto la quale si trovano numerose sottocartelle.
MailStore è attualmente installato e configurato per archiviare tutte le cartelle pubbliche su base quotidiana ed eliminare tutti i messaggi più vecchi di un anno. Gli utenti MailStore scelgono la funzione "browse archive" quando hanno bisogno di muoversi nelle varie sottocartelle per trovare i messaggi relativi a un particolare progetto.
Il requisito
Il cliente aveva bisogno di spostare off-site un archivio formale esterno in formato Microsoft Outlook PST delle cartelle relative ai progetti completati. Dal momento che alcuni progetti possono durare numerosi mesi, accade spesso che certi messaggi siano disponibili solamente nell'archivio di MailStore a causa della politica di retention adottata, che prevede che nel server Exchange siano mantenuti solamente i messaggi dell'ultimo anno.
La soluzione: usare l'opzione "Export to" di MailStore
Prima che il cliente potesse iniziare a esportare le cartelle direttamente da MailStore ho dovuto accertarmi che uno dei suoi utenti disponesse dei necessari privilegi di amministratore. Come vedete qui sotto, i privilegi vengono configurati tra le preferenze del singolo utente, e vale la pena notare che queste possono essere modificate solamente da un account amministratore di MailStore.
Ora, quando l'utente si collega al client MailStore può ricorrere alla funzione "browse archive" per trovare la cartella di progetto desiderata e, con un click del tasto destro del mouse, può richiamare l'opzione "export to" come mostrato qui sotto.
Da qui l'utente può scegliere tra le diverse destinazioni per l'esportazione della cartella. In questo esempio esporteremo la cartella verso un file Outlook PST, ma altre opzioni disponibili comprendono una mailbox Exchange o l'esportazione diretta verso un client di posta come Outlook o Mozilla Thunderbird.
Per esportare la cartella è sufficiente specificare il percorso della destinazione nella quale creare il file PST e scegliere una password per garantirne la sicurezza. A seconda della quantità di messaggi presenti in un progetto, talvolta è necessario attendere un momento prima che venga creato il file PST.
Una volta completata l'esportazione, il risultato è un file PST di archivio protetto da password contenente tutta la struttura di cartelle del progetto pronto per essere trasferito ovunque si desideri!
Mi auguro che possiate trovare utile questa funzione – tenete d'occhio questo spazio per leggere altri post simili! Se avete qualche suggerimento per nuovi articoli o anche per aree dei nostri prodotti che vi piacerebbe approfondire fatemelo sapere nella sezione commenti qui sotto.
(Tratto da ZenSoftware)
Autore
Gabriele Palumbo
Nasco a Bologna ma ho vissuto l’infanzia in Piemonte, l’adolescenza in Puglia e la maturità tra Umbria, Toscana, Puglia, Emilia-Romagna e Lombardia (e non è ancora finita). Ho avuto quindi modo di entrare in contatto con diversi ambienti e contesti sociali. Una formazione umanistica (Sociologia della devianza a Perugia e Relazioni Internazionali a Pisa), passione per la scrittura e decine di corsi sul mondo digital sono state ottime basi per entrare nel campo del marketing e della comunicazione.
Nel 2015 pubblico il romanzo breve “Ci siamo solo persi di vista” e, a inizio 2019, pubblico la biografia della rock band “Ministri”, entrata in poche ore nei Top Sellers di Amazon. Un romanzo è in fase di scrittura.
Terminati gli studi entro attivamente nel mondo della musica, organizzando svariati concerti e un festival, e della comunicazione digitale, gestendo la linea editoriale di blog e social e ricoprendo ruoli di copywriter e content editor.
Nel 2017 entro nel collettivo Dischirotti. occupandomi dei contenuti web, mentre il 2018 mi vede prima nell’agenzia FLOOR concerti come booking agent per svariati artisti e poi in VOX concerti come direttore di produzione. Tornato a Bologna inizio a collaborare con l’etichetta discografica Manita Dischi come project manager e svolgo un tirocinio presso l’agenzia di marketing e comunicazione digitale Engine Lab, nel ruolo di content editor.
Dal 2020 al 2023 ho collaborato, sia come editor che come contributor, con Fantastico.esclamativo, newsletter letteraria e rivista culturale creata da Alberto Guidetti de Lo Stato Sociale.
Ogni due sabati invio “Capibara”, una newsletter che tratta di attualità e meme in un progetto che, occasionalmente, porto anche dal vivo sotto forma di Stand-Up.
Attualmente ricopro il ruolo di Channel Marketing Manager in Achab, con particolare focus su contenuti editoriali, analytics, marketing automation e CMS.
Buonasera Claudio, sono Marco della Ex- Nuovi Orizzonti. Mi è capitato tra le mani un computer di un cliente che aveva mailstore ma a causa del disco guasto e a causa di un probabile ripristino di sistema (da parte del cliente) e successivo tentativo di recupero dati con programmi trovati online, ho a disposizione solo alcuni file di mailstore tra cui un fdb (MailStoreFileGroup) da 200 mb, un file cache.fdb da 19 mb, e un file xml (da 1 kb), un file MailStoreMaster.fdb da 912 kb. Mi domandavo come fosse possibile ripristinare le mail o esportarle, sempre se possibile. Grazie in anticipo
Ciao Marco,
mi dici come posso raggiungerti per approfondire il problema? scrivi a supporto@achab.it i tuoi riferimenti se preferisci
Grazie
Ciao