Una buona documentazione IT è una cosa bellissima. Risparmi molto tempo e, cosa più importante, molti mal di testa.
Quando ti accingi a costruire la tua documentazione IT per la prima volta, ti trovi di fronte a una di quelle situazioni che in informatica vengono chiamate “spazzatura dentro, spazzatura fuori”, ovvero: se inizi a documentare in modo approssimativo, inserendo informazioni sbagliate, incomplete o in maniera affrettata, ti ritroverai ad avere una documentazione di difficile consultazione che di conseguenza non costituirà alcun valore aggiunto per te e i tuoi tecnici.
Quindi per prima cosa la vuoi impostare al meglio.
Ma non basta documentare “tutto e subito” se poi la documentazione non viene aggiornata.
Preparare una buona documentazione è come pulire la tua stanza: a meno che non ti prenda il tempo di mantenerla regolarmente pulita, beh, col tempo diventa sempre più disordinata.
Ma come fai quindi a manutenere la tua documentazione IT? Come convincere i tecnici ad aggiornarla costantemente?
Ecco alcuni consigli per far sì che la tua documentazione continui a essere una cosa “bellissima”.
Ad Hoc
Questa è la mentalità “quando vedi qualcosa, fai qualcosa” e, credimi, non è così scontata.
Devi infatti coltivarla all’interno del tuo team. Inizia definendo la chiara aspettativa che la documentazione sia responsabilità del team. Assicurati che le persone fidate abbiano gli accessi per modificare la documentazione e, se così non fosse, assicurati che sappiano a chi inoltrare la richiesta di eventuali modifiche da apportare ogni volta che ne emerge il bisogno.
I processi possono sempre cambiare: la tecnologia cambia e le persone pensano a modi migliori per risolvere i problemi. Assicurati solo che quando avvengono cambiamenti nel mondo reale, avvengano anche nella tua documentazione.
Usa le “bandiere”
Individuare e contrassegnare la documentazione da modificare è un ottimo modo per mantenere le informazioni sempre aggiornate.
Ad esempio nella piattaforma per la gestione della documentazione IT Glue è presente una funzione chiamata flag che può essere utilizzata per richiamare l’attenzione sulla documentazione che richiede un aggiornamento.
Se si tratta di un flag di Livello 1, ovvero di un cambiamento gestibile solo da un tecnico senior, o se hai cambiato parte del tuo stack e, per riportare questo cambiamento, occorre aggiornare un intero set di processi, il primo passo per mantenere la documentazione aggiornata è quello di identificare quale documentazione aggiornare attraverso l’utilizzo dei flag.
Usa la Gamification
Sia che desideri mettere in pista attività di gamification tramite la funzione Engagement di IT Glue o tramite la sua integrazione CrewHu, puoi incentivare al mantenimento dei documenti aggiornati.
Un modo efficace per utilizzare la gamification è quello di dare un punteggio alla revisione del documento: incoraggerà il tuo team a controllare regolarmente la documentazione, anche solo per assicurarti che non sia cambiato nulla.
Se non è necessario aggiornare nulla, ben venga. Se invece qualcosa deve cambiare, allora è meglio identificarlo subito e affrontarlo. La documentazione proattiva spesso richiede la gamification, almeno fin quando non diviene parte della cultura aziendale.
Imposta i trigger nei Workflow
Per avvisare il tuo team che c’è della documentazione da creare, aggiornare o approvare, puoi impostare dei trigger all’interno dei Workflow. Questo è un ottimo modo per tenere la documentazione sempre aggiornata e ti dà grande flessibilità nello scegliere in che modo manutenere le informazioni salvate nel tuo sistema di documentazione IT.
Stabilisci una cadenza regolare
È facile lasciarsi prendere dal lavoro quotidiano, dallo spegnere gli incendi e quant’altro.
Lo capisco.
Ma il tempo speso per la documentazione non è tempo perso; è un investimento per la tua futura produttività. Quindi assicurati che ci sia una cadenza regolare, settimanale, mensile, trimestrale, per esaminare la documentazione più importante, anche se si tratta solo di segnalare gli elementi da rivedere in seguito.
Fissare un lasso di tempo da dedicare alla revisione delle informazioni abitua e allena il cervello a lavorare tenendo sempre a mente la documentazione.
Qui il tuo subconscio svolge effettivamente parte del lavoro perché sai che dovrai spendere, diciamo, 30 minuti a settimana, a parlare di documentazione col tuo team. Attivare la mente è una di quelle cose che, col tempo, porta all’azione. O per lo meno, ti porta a non dimenticarti del tutto della documentazione!
In questo articolo ho cercato di darti alcuni spunti, ma non ci sono delle regole universalmente valide per mantenere aggiornata la documentazione IT. L’unica cosa certa è che solo con una documentazione sempre aggiornata tu e i tuoi collaboratori sarete in grado di lavorare in modo efficiente, risparmiare tempo ed erogare degli ottimi servizi IT.
Se vuoi scoprire di più su IT Glue e le sue funzionalità dai un’occhiata qui.
Tratto dal blog: MSP Insights
