Email

Come risolvere il problema delle quote sul mailserver

17 Ottobre 2016

Hai presente cosa sono le quote?  Normalmente sono legate alle configurazioni del mail server.
Le quote infatti impongono dei limiti al numero e/o alla dimensione dei messaggi che gli utenti possono memorizzare sul server.
Se non si impone nessuna regola sai bene che gli utenti tengono tutte le comunicazioni di posta elettronica in linea, anche quelle vecchie di anni, senza cancellare mai niente perché dicono sempre “mi potrebbe servire”.

Se questa situazione è molto comoda per gli utenti, per chi deve amministrare il mail server è assolutamente devastante perché il mail server deve tenere in linea migliaia o milioni di messaggi e il disco fisso del server dovrebbe crescere a dismisura per contenere all'infinito tutte le email.

Per risolvere questo problema gli amministratori di rete sono soliti imporre delle quote, ossia dei limiti intesi come numero di email o dimensione dei messaggi che ogni utente può tenere in linea.
 

Questo normalmente fa infuriare gli utenti che sono costretti a cancellare della posta elettronica.
 
In realtà esiste una terza via che accontenta sia gli amministratori di rete sia gli utenti.

Se infatti archivi la posta elettronica con strumenti come MailStore,  sei a cavallo.
Man mano che il sistema di archiviazione copia le email degli utenti e le inserisce nell’archivio, può anche occuparsi della loro cancellazione.

Per esempio potresti mettere una regola che dice a MailStore di cancellare dalla mailbox le email più vecchie di 12 mesi una volta che sono archiviate. In questa maniera il mail server rimane sempre bello snello è leggero perché, man mano che le comunicazioni vengono archiviate, le caselle si svuotano.
E questo non farà infuriare gli utenti. Anzi.

Gli utenti non hanno l'incombenza di scegliere quali messaggi cancellare e inoltre hanno la possibilità di ricercare (perché li stai archiviando) in maniera completamente autonoma all'interno all'archivio i propri messaggi.

Cioè le email che vengono archiviate sono sempre disponibili per gli utenti: basta che facciano una ricerca! E non sapranno nemmeno dove sono le email, ma non gli interessa saperlo: a loro basta che siano disponibili.

Quindi due piccioni con una fava non male vero :)?
 

Autore
Claudio Panerai
Gli ultimi prodotti che vi ho portato, nel 2020: Vade Secure Il primo sistema antispam/antihishing/antimalware basato sull'intelligenza artificiale e appositamente progettato per Office 365. Naturalmente a misura di MSP. ID Agent Piaffaforma che consente agli MSP di monitorare le credenziali (proprie e dei clienti) che sono in vendita nel dark web.
Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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