Condividere dati con Outlook senza Exchange

23 Maggio 2014

Un tempo esistevano grandi calendari cartacei appesi su una parete in mezzo all'ufficio: in questo modo tutti potevano conoscere i programmi di lavoro di tutti e controllare la situazione per i mesi a venire.
Oggi che gli uffici sono distribuiti su più sedi e che tutti viaggiano con lo smartphone in mano, i calendari a parete hanno perso di praticità.
Ecco perché siamo passati tutti ai calendari digitali che ci permettono di aggiungere o modificare gli appuntamenti e segnare annotazioni in un battito di ciglia.
Abbiamo però ancora bisogno di condividere i calendari con gli altri.


CodeTwo Public Folders è l'alternativa a Exchange

È possibile condividere i dati tra due o più computer collegati su una rete locale o attraverso Internet e tutto in modo sicuro e affidabile, senza dover ricorrere a sistemi basati sul Cloud.

Poiché molte aziende e piccoli studi non hanno né la necessità né la voglia di gestirsi il proprio mail server interno, CodeTwo Public Folders è un'alternativa ideale a Exchange. È semplice da installare, configurare e mantenere, non richiede conoscenze IT approfondite, è decisamente meno costoso e consente di condividere i calendari di Outlook e altri file con facilità.
 
Sincronizzazione dei calendari Outlook tra più dispositivi

È possibile sincronizzare i calendari di Outlook personali tra computer desktop, notebook e persino dispositivi mobili (usando Android e iOS). Gli stessi dati possono quindi essere presenti, e aggiornati, su tutti i dispositivi di un utente indipendentemente da quello adoperato in un determinato momento. La sincronizzazione dei calendari di Outlook può avvenire non solo su una rete locale ma anche via Internet, ovunque si trovi l'utente e senza bisogno di un servizio Cloud: una soluzione comoda e sicura. Sulla rete locale l'applicazione sincronizza i calendari di Outlook via LAN/WLAN, mentre al di fuori (per esempio quando si è in viaggio) la sincronizzazione avviene in modo sicuro via Internet attraverso trasferimenti criptati.
 
Creazione di una pianificazione di gruppo

Con CodeTwo Public Folders è possibile organizzare riunioni o pianificare appuntamenti.
Un calendario condiviso permette a un intero team di restare facilmente aggiornato su tutti gli eventi importanti.
CodeTwo Public Folders permette anche ad altre persone di consultare e modificare i calendari pubblici: i diritti di accesso sono definiti da un amministratore. Gli utenti autorizzati possono sincronizzare i loro appuntamenti in un'unica vista del calendario creando e integrando le pianificazioni di gruppo. Inoltre, la sincronizzazione tra più computer risulta sicura. Il trasferimento dei dati è criptato e le informazioni vengono conservate solamente sul PC dell'utente, non sul Cloud.
 
Il calendario diventa strumento efficiente per prenotazioni e gestione risorse

Una pianificazione di gruppo può contenere contatti e risorse provenienti da cartelle pubbliche; è possibile creare più pianificazioni di gruppo, ciascuna associata a un gruppo di persone o risorse. L'utente può verificare chi è disponibile, riservare la sala conferenze e altre risorse essenziali. Definire i permessi, fornire accesso agli interessati… CodeTwo Public Folders mette a disposizione tutti gli strumenti necessari per organizzare una riunione di successo.

Online od offline

L'applicazione permette di accedere ai calendari pubblici anche quando non c'è una connessione fisica con la rete dell'azienda: è la modalità offline. Per esempio, quando un utente modifica i dettagli di una riunione su un calendario pubblico, i dati vengono immediatamente sincronizzati dal Syncing Master su tutti gli Outlook Add-in attivi sulla rete; quando l'utente si trova offline, l'unica differenza è che la sincronizzazione avviene non appena ripristinato il collegamento alla rete.
 
Meno email, più collaborazione di squadra

Ogni modifica apportata ai calendari pubblici viene replicata sull'intera rete immediatamente dopo essere stata introdotta. Tutti gli utenti che dispongono di accesso alla cartella possono osservare i nuovi eventi in tempo reale, così da ridurre il numero di messaggi email inviati all'interno del gruppo. CodeTwo Public Folders permette di informare facilmente i colleghi sui giorni disponibili per appuntamenti senza bisogno di posta elettronica né altre comunicazioni dirette.
 
(Tratto da CodeTwo Blog)
Autore
Claudio Panerai
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Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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