Backup, DR e business continuity

Copiare e incollare i file non è uguale a fare il backup?

07 Febbraio 2017

Spesso quando parlo di software di backup mi sento dire “Ma non basta copiare i file e incollarli da un’altra parte”?

E’ un dubbio ragionevole: copiare alcuni file di Word o alcune foto su una chiavetta USB per poi aprirli su un altro computer è un’operazione facilissima e gratuita, nonché una soluzione perfetta quando riguarda solo alcuni file particolari, da archiviare sporadicamente.

Ma non tutti i dati sono uguali e certi dubbi sono meno ragionevoli quando riguardano dati aziendali, archiviati con improbabili peripezie di copia e incolla perché non si vuole spendere denaro per un software di backup.

“Ma non basta copiarli?” No, e per rispondere a questo ritornello ecco 6 validi motivi per cui usare un software professionale di backup per proteggere i dati aziendali è la scelta migliore.
 

1. La copia che non copia

La copia di Windows ha una grande limitazione: non puoi copiare i file che sono già aperti in altre applicazioni. Ti sarà successo un milione di volte di vedere una schermata di Windows che avvisa che i file non si possono copiare. Normalmente basta chiudere tutti i programmi e riprovare a fare la copia; ma qualche volta semplicemente non ce la fai: Windows dice che sono in uso e tu non puoi farci nulla.
 

Un esempio è il registro di Windows, il contenitore nascosto di tutte le impostazioni di Windows e dei software che ci girano sopra.
Supponiamo che tu abbia copiato tutti i dati di “C:” su un disco di backup, così in caso di crash del sistema sei “protetto”.
Questo è quello che pensi tu. Invece non è così perché se trasferisci i tuoi dati su un nuovo disco e cerchi di farlo avviare non otterrai nulla, perché, come minimo, mancano i file di registro di Windows, il che significa che devi reinstallare Windows e le applicazioni da capo prima di ricominciare a lavorare.
Questo del registro di Windows è naturalmente solo un esempio: Windows potrebbe avere decine di file aperti per motivi suoi, senza che tu lo sappia; e questo ti impedisce di salvare i dati grazie a un semplice copia e incolla.

 
2. I software di backup riescono a salvare tutto

I software di backup sono progettati per fare una sola cosa: i backup. E lo fanno bene.
Abbiamo visto che il “copia e incolla” funziona solo in determinate circostanze, ma se a un software di backup dici di salvare una cosa, lui lo farà: una manciata di file, un’intera cartella o anche tutto il disco.
E’ il software di backup che si preoccupa di risolvere eventuali problemi che potrebbero sorgere durante l’operazione (come per esempio i già citati file aperti).
 

3. I software di backup possono essere “dimenticati”

E’ noto che gli errori più frequenti (e più pericolosi) in ambito IT sono quelli derivanti dagli errori umani. Un software di backup (degno di tale nome) è in grado di automatizzare tutte le operazioni di salvataggio dei dati, eliminando la manualità dal processo di backup. E ciò che è automatico è intrinsecamente più sicuro di un processo manuale, perché viene eliminato il fattore umano.
Se infatti il backup dei dati è affidato alle persone, innanzitutto è necessario che:

  • chi fa il backup sappia con precisione quali sono i dati e i file da salvare;
  • l’incaricato si ricordi di salvare questi dati con regolarità.

… e se succede qualche evento per cui si perdono dei dati, l’ultima cosa che si vuole sentire è che qualcuno si è dimenticato di fare i backup.
Backup automatico = stiamo sereni.

4. I software di backup fanno risparmiare spazio disco  

Supponiamo di voler salvare un intero disco, un disco da 512 GB.
Se lo salviamo oggi, serviranno 512 GB di spazio. Se vogliamo fare un’ulteriore copia la prossima settimana, serviranno altri 512 GB e così via… finché un brutto giorno il disco di destinazione, dove mettiamo tute le copie, ci dirà che è pieno e non ci sta più nulla.
 

Allora si potrebbe decidere di tenere solo una copia di sicurezza. Supponiamo di tenere solo la copia più recente (scelta ragionevole).

Ma proviamo a vedere cosa succede nel tempo.
Giorno 1: si fa una copia di tutto. Bene.
Giorno 2: si modificano alcuni file importanti, si fa la copia e si tiene solo questo salvataggio. Bene.
Giorno 3: ci si accorge che le modifiche fatte il giorno 2 erano errate e si vuole tornare indietro….
Peccato che abbiamo detto che si tiene solo l’ultima copia dei dati e che quindi i dati del giorno 1 sono persi per sempre. Male.
 
Se si usa un software di backup invece, possono essere costruiti dei “piani di backup” in modo incrementale.
Con i backup incrementali non è necessario copiare tutti i dati tutte le volte: si scrivono solo le modifiche effettuate rispetto all’ultimo backup.

 


 
Ecco in sintesi come potrebbe funzionare.
Giorno 1: si salva tutto, si fa una fotografia dell’intero sistema. Generalmente potrebbe essere il primo giorno del mese o della settimana.
Ogni giorno successivo viene fatto un backup incrementale, salvando solo i dati che sono stati modificati.
In questo modo è possibile avere uno storico dei salvataggi e recuperare i dati modificati, per esempio vecchi di 15 giorni.

5. Allarmi

Se esegui operazioni di salvataggio dati a mano, non puoi mai essere realmente sicuro che la copia sia andata a buon fine o meno, nel senso che non ci sono specifici messaggi di errore o di successo dell’operazione.
Se si utilizza un software di backup, invece, si possono impostare allarmi e report per avere immediatamente una notifica in caso di criticità. Puoi anche decidere la frequenza con cui inviare le notifiche e inviare report differenziati agli utenti (generici a un gruppo di persone e iper-dettagliati ai tuoi tecnici).

6. Compressione e cifratura

Se utilizzi un software di backup professionale, dovresti poter comprimere i backup e cifrarli per renderli inaccessibili a occhi indiscreti.
La compressione integrata nei software di backup ti permette di ridurre notevolmente lo spazio occupato dai backup, evitando i già visti errori di “spazio su disco insufficiente”.
Se per salvare i dati ci limitiamo a una copia manuale su un disco USB, i dati sono intrinsecamente esposti: chiunque intercetti quel disco potrebbe accedere ai dati in chiaro, senza nessuna “opposizione”. E potrebbero essere dati finanziari, numeri di telefono dei clienti, ecc
 
Ora dovrebbe essere chiaro che con un software di backup puoi fare molto più che una semplice copia dei file.

Ma se tu o i tuoi clienti avete ancora qualche dubbio, tocca con mano!

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Autore
Claudio Panerai
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Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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