Cosa sono i servizi IT co-gestiti?

Da un dipendente che si occupa dell’IT interno di un’azienda potremmo aspettarci che gestisca svariate cose, tra cui: le reti IT, i requisiti di sistema, le normative di settore, il cloud computing, la sicurezza informatica, il VOIP, gli aggiornamenti delle applicazioni, le licenze software, le sostituzioni hardware… Forse è un po’ troppo, tu che dici?

Per fortuna ecco venire in suo aiuto i servizi co-gestiti o CoMIT (Co-Managed IT Services): modelli IT che uniscono la praticità e la struttura strategica di un team IT interno con il supporto e la conoscenza completa di un provider di servizi gestiti.

Che cos’è un servizio IT co-gestito?

Entriamo un po’ più nello specifico: l’IT co-gestito è un modello di servizio di gestione IT che consente ad aziende e amministratori di decidere quali servizi IT mantenere interni e quali, invece, condividere con dei collaboratori.

Offre l’opportunità unica di abbinare la praticità e le risorse aggiornate di un servizio di gestione IT esterno con i propri specialisti interni così da ottimizzare l’efficienza. Con i servizi co-gestiti, puoi scegliere di quali risorse aver bisogno e quando averne bisogno.

Consentono, quindi, di creare delle partnership col grande vantaggio di integrare, migliorare e supportare il tuo team IT già esistente. Bello vero?

COME FUNZIONA LA CO-GESTIONE?

Non giriamoci intorno: molte aziende hanno bisogno d’aiuto o di forza lavoro aggiuntiva da parte di un team esterno che possa erogare servizi di gestione IT, ma esternalizzare completamente le operazioni IT non è sempre la scelta giusta per un’azienda. È qui che entra in gioco il nostro amato modello di cogestione. Vediamo cosa devi fare quando vuoi stabilire un rapporto di questo tipo con un cliente. Assieme al cliente occorre:

1. Analizzare le esigenze, le competenze, le risorse, gli strumenti e le capacità del reparto IT del tuo cliente.
   
2. Determinare quali servizi o risorse sono necessari per soddisfare gli obiettivi del reparto o dell’organizzazione.
   
3. Capire su quali di questi servizi o risorse il cliente è maggiormente in sofferenza (per questione di tempo, competenze, forza lavoro) e quali possono essere esternalizzate per migliorare la vita del reparto IT interno.

La cogestione cambia volto in base all’azienda. Per esempio, alcune aziende possono fare affidamento sul proprio reparto IT per il supporto dell’helpdesk mentre dipendono da un partner esterno per strategie e sicurezza su larga scala, o viceversa. È importante notare come la cogestione sia flessibile: quando cambiano le esigenze o le risorse del tuo cliente, cambia anche la relativa strategia di cogestione.

CHI UTILIZZA I SERVIZI IT CO-GESTITI?

La cogestione è la soluzione IT perfetta per i clienti che si ritrovano in uno o più dei seguenti casi:

• Lo staff IT è contenuto o sovraccarico di lavoro: i reparti IT possono facilmente ritrovarsi sovraccarichi di lavoro se c’è un picco nella domanda, vi sono nuovi impegnativi progetti all’orizzonte o se alcuni dipendenti sono in congedo. Sebbene vi sia la possibilità di assumere nuovo personale, il processo può essere dispendioso in termini di soldi o di tempo; talvolta il gioco non vale la candela se il bisogno di supporto è solo temporaneo. Ma non devo dirti io quanto sia difficile trovare un bravo tecnico, vero? Integrare il reparto esistente con un team esterno può aiutare il tuo cliente a far fronte a carenze di personale o a periodi di lavoro particolarmente intensi.
  
• Il cliente sta affrontando un nuovo progetto: un IT co-gestito consente al tuo cliente di completare progetti critici senza compromettere risorse aziendali già stressate.
  
• C’è una lacuna nelle conoscenze: anche un reparto IT capace ed esperto può avere a che fare con attività o problemi che vanno oltre le proprie competenze o la propria formazione. In queste situazioni, una terza parte specializzata può ridurre questo divario così da aiutare il reparto IT interno a ottenere di più in meno tempo. Ovviamente nell’approccio con il cliente, se parli direttamente con il reparto IT, è bene non far pesare le lacune che potrebbero avere, potrebbero non prenderla affatto bene. Cerca invece di far percepire il tuo aiuto come un modo, per loro, di concentrarsi sulle attività cruciali per il business e fare un lavoro più preciso e di qualità migliore. Ricorda: tu sei il più grande alleato di un reparto IT interno, non il nemico.

Pro e contro dei servizi IT co-gestiti

Come abbiamo visto, sono numerosi i vantaggi dell’IT co-gestito, ma vanno fatte anche alcune considerazioni da tenere a mente prima di sceglierlo come modello.

VANTAGGI DELL’IT CO-GESTITO

La co-gestione offre molti dei vantaggi della totale gestione IT esterna, ma allo stesso tempo permette al tuo cliente di mantenere il controllo delle attività scelte e lasciare che il team IT si concentri solo sulle proprie aree di competenza. Prendendo in considerazione questo modello, il tuo cliente:

• Mantiene il controllo sulle operazioni: il tuo cliente mantiene il controllo di tutti gli accessi amministrativi; può infatti scegliere le aree operative che desidera semplificare con l’aiuto di terze parti e indirizzare il resto verso il personale interno.
  
• Ha meno responsabilità da gestire: mantenere le operazioni senza intoppi lavorando più velocemente grazie a terze parti significa avere meno responsabilità. Rispetto all’assunzione di un nuovo membro del personale, il tuo cliente non è responsabile della formazione del tecnico.
  
• Resta al passo con le tendenze: un cliente che si affida ai servizi Co-MIT può tenere il passo con le tendenze IT, come sicurezza, software e tecnologia, senza spendere tempo e risorse extra nella formazione del personale interno.
  
• Offre servizi di supporto migliori: uno dei maggiori vantaggi dell’utilizzo di un modello IT di co-gestione è il poter offrire un supporto di qualità anche quando il reparto IT interno è particolarmente oberato o qualche dipendente è in ferie o in malattia.
  
• Può implementare facilmente nuovi progetti: il tuo cliente non dovrà più perdere tempo a trovare, assumere e formare nuovo personale per un progetto temporaneo o una tantum: può rivolgersi a te per l’implementazione istantanea di nuove strategie o progetti.
  
• Risparmia e ottimizza il budget IT: integrando il suo team IT esistente con uno specialista esterno, l’IT interno potrà ottenere risultati migliori, con meno dipendenti o risorse on-site, risparmiando quindi sui costi per il budget IT. Tu, in quanto fornitore esterno, potrai anche fornire informazioni su quali aggiornamenti, tecnologie o prodotti possono servire meglio l’azienda del tuo cliente, con conseguenti risparmi e vantaggi a lungo termine.
  
• Ottiene una maggiore sicurezza: rivolgendosi a un fornitore di servizi esterno come te, il tuo cliente migliora la sicurezza della sua azienda con strumenti e processi migliori.

SVANTAGGI DELLA CO-GESTIONE IT

• La scelta del partner giusto è essenziale: la scelta del partner IT giusto è fondamentale per avere successo con la piattaforma di co-gestione. Qui ci vuole anche un esame di autovalutazione da parte tua: sono in grado di servire il cliente secondo le sue esigenze? Dispongo delle competenze e del personale adatti? Non tutti i clienti hanno le stesse esigenze e non tutti i fornitori sono in grado di rispondervi. Non temere di rifiutare una partnership che a lungo andare porterebbe solo mal di testa, scegli bene il cliente come lui deve scegliere bene il proprio fornitore.
  
• Problemi di compatibilità: verifica sempre con il cliente i requisiti software e le esigenze di compatibilità per non avere intoppi durante le operazioni nel corso della partnership.

Proporre servizi Co-MIT

Credo che nella tua vita professionale almeno qualche volta ti sia trovato a lavorare con un reparto IT interno. Immagino che non sempre siano state rose e fiori.

Molto spesso i problemi nascono perché un team interno a un’azienda può vedere un fornitore come un nemico, come “il maledetto” che gli sta rubando il lavoro.

In sintesi: temono di essere rimpiazzati o pensano che il titolare dell’azienda non abbia fiducia in loro.

Ecco perché la chiave per proporre dei servizi co-gestiti che possano funzionare è quella di parlare direttamente con il reparto IT interno. Occorre entrare in empatia con i tecnici del tuo cliente, capire le loro esigenze, fugare i loro timori, far capire loro che sei lì per aiutarli, per togliere loro alcune rogne in modo che possano concentrarsi sulle attività fondamentali per il loro business e che c’è bisogno della loro esperienza e del loro ruolo interno all’azienda per essere svolte.

Una volta conquistato il cuore dell’IT manager, la strada può solo essere in discesa.

Conclusione

Leggendo questo articolo avrai avuto modo di vedere che sono tanti i vantaggi legati all’utilizzo dei servizi IT co-gestiti. Ma se stai pensando di correre e convertire millequattrocento clienti a questo modello… frena un attimo!

Il modello di servizi IT co-managed può essere la soluzione ideale per alcune aziende, non per tutte. Solo un’attenta analisi del business del cliente e della sua infrastruttura esistente può evitare a te e al cliente di commettere errori come:

• esternalizzare completamente la gestione dell’IT quando, invece, è necessaria la presenza di un IT interno;
  
• avere un IT interno non necessario quando, invece, sarebbe meglio esternalizzare tutto;
  
• adottare il modello Co-MIT quando per il reparto IT interno non è affatto necessario (con sovrapposizioni o confusione circa le mansioni, i ruoli e le responsabilità) o si dimostra poco collaborativo.

Se vuoi approfondire la via del CoMIT, ascolta questa puntata del nostro podcast: Co-managed IT services: cosa sono e come funzionano.

Fonte: Morefield