Gestione IT

Costruire una cultura della documentazione: come far iniziare il tuo personale a documentare

19 Maggio 2022

Le aziende non rispondono ai cambiamenti sempre allo stesso modo.

Solo perché un collega MSP ha convinto tutti i suoi tecnici a collaborare ed è riuscito a costruire senza problemi una cultura della documentazione non significa necessariamente che sarai in grado di farlo anche tu con uno schiocco di dita.

Ciò che conta, tuttavia, è non arrendersi al primo segno di resistenza. Dopotutto, gettando la spugna appena il gioco si fa duro non si riesce ad andare lontano.

Il tuo team potrebbe non essere favorevole alla documentazione per svariati motivi: aumento del carico di lavoro, nessun vantaggio immediatamente visibile, e così via.

Ma non importa il motivo, è importante riuscire a coinvolgerli, perché costruire una cultura della documentazione produttiva può aiutarti a fornire una migliore esperienza al cliente, aumentare i ricavi e scalare in modo efficace.

Ora la domanda è: se i tuoi tecnici o collaboratori sono restii a documentare le reti dei tuoi clienti, come fai a convincerli?

Semplicemente dicendo loro di iniziare a scrivere della documentazione.

Ti sembra una contraddizione? Se le persone non vogliono scrivere documentazione, allora la parte difficile è proprio iniziare. Per cui non temere la loro reazione se “imponi” questa nuova best practice ma, allo stesso tempo, sappi ricompensarli quando fanno un buon lavoro. Usando l’approccio della carota (e del bastone, se necessario) per spingerli a documentare, potrai cominciare a vedere qualche risultato. Se la documentazione viene scritta come si deve, nel tempo, le persone ne riconosceranno il valore e l’impatto positivo sulla loro vita lavorativa.

Come conseguenza presto la documentazione diventerà parte integrante della tua cultura aziendale.

Fornisci il giusto mindset

Quando nessuno sta documentando nulla, è difficile per qualsiasi team vedere i rischi e i benefici di una documentazione accurata.

La mente quindi si adatta alla sua naturale tendenza ad essere avversa al rischio, a vedere il rischio associato al cambiamento come maggiore di quanto non sia in realtà, e i vantaggi del cambiamento come minori.

Cambiare questa mentalità è la chiave del successo. Il modo migliore per farlo è iniziare a documentare le cose in modo che i vantaggi diventino meno ipotetici e più evidenti. Ciò che inoltre accadrà è che i rischi inizieranno ad apparire come sono effettivamente, vale a dire, minimi nella migliore delle ipotesi. Questo ci riporta all’inizio e all’importanza dell’iniziare a documentare, come prima cosa.

Costruire un ciclo di feedback positivo

Un modo per stabilire un ciclo di feedback positivo sulla documentazione è attraverso attività di gamification. Inizia a rendere la documentazione un’attività piacevole, quasi un gioco: crea delle meccaniche e delle regole per il gioco e in seguito prepara degli strumenti per monitorare le prestazioni del tuo staff e per premiarlo.

Premi, trofei o medaglie, bonus e altri premi, insieme a elementi come l’accumulo di punti in classifica, contribuiranno a innescare una motivazione estrinseca e a rendere l’intero processo più attraente, oltre che più appagante e divertente.

Per implementare ciò, è necessario uno strumento di documentazione che supporti la gamification. Una buona soluzione è IT Glue. Questa piattaforma è dotata di una funzionalità di gamification della documentazione integrata chiamata Engagement. Con questa funzione, puoi rendere più divertente il completamento della documentazione e monitorare/ricompensare i dipendenti che interagiscono maggiormente con IT Glue.

Inoltre, puoi utilizzare l’integrazione CrewHu per impostare concorsi di documentazione. Una volta attivata, questa integrazione ti consente di tracciare e assegnare punti per ogni documento creato, cancellato, modificato e visualizzato e di tenere traccia dei progressi.

Vuoi conoscere tutti gli strumenti che può fornirti una soluzione come IT Glue? Iscriviti subito e guarda questo webinar che abbiamo organizzato per te.

E se non funziona?

Ebbene, potrebbe essere necessario passare all’approccio “bastone”. Rendi la documentazione parte attiva del lavoro in modo che tutti, compreso il nuovo personale, sappiano che si tratta di un’attività che va fatta. Comunica al tuo team che la mancata documentazione può avere conseguenze negative.

Inizia a monitorare le metriche, come i documenti creati, i documenti modificati e i documenti visualizzati, per assicurarti che la prendano sul serio.

Concludendo

Costruire una cultura della documentazione è un lavoro duro. Ma diventa molto più semplice se riesci a convincere il tuo team a iniziare a documentare. Una volta che iniziano a vedere i risultati da soli, non vorranno tornare indietro. Immagina di poter accedere a tutte le informazioni sui clienti di cui hai bisogno in pochi secondi. Ogni dipendente tecnico o del service desk lo vorrebbe.

Questo diventa molto più facile quando hai una soluzione come IT Glue.

Se vuoi approfondire le diverse tecniche per mantenere una buona documentazione, leggi questo articolo.

Fonte: blog di ITGlue

Autore
Gabriele Palumbo
Nasco a Bologna ma ho vissuto l’infanzia in Piemonte, l’adolescenza in Puglia e la maturità tra Umbria, Toscana, Puglia, Emilia-Romagna e Lombardia (e non è ancora finita). Ho avuto quindi modo di entrare in contatto con diversi ambienti e contesti sociali. Una formazione umanistica (Sociologia della devianza a Perugia e Relazioni Internazionali a Pisa), passione per la scrittura e decine di corsi sul mondo digital sono state ottime basi per entrare nel campo del marketing e della comunicazione. Nel 2015 pubblico il romanzo breve “Ci siamo solo persi di vista” e, a inizio 2019, pubblico la biografia della rock band “Ministri”, entrata in poche ore nei Top Sellers di Amazon. Un romanzo è in fase di scrittura. Terminati gli studi entro attivamente nel mondo della musica, organizzando svariati concerti e un festival, e della comunicazione digitale, gestendo la linea editoriale di blog e social e ricoprendo ruoli di copywriter e content editor. Nel 2017 entro nel collettivo Dischirotti. occupandomi dei contenuti web, mentre il 2018 mi vede prima nell’agenzia FLOOR concerti come booking agent per svariati artisti e poi in VOX concerti come direttore di produzione. Tornato a Bologna inizio a collaborare con l’etichetta discografica Manita Dischi come project manager e svolgo un tirocinio presso l’agenzia di marketing e comunicazione digitale Engine Lab, nel ruolo di content editor. Dal 2020 al 2023 ho collaborato, sia come editor che come contributor, con Fantastico.esclamativo, newsletter letteraria e rivista culturale creata da Alberto Guidetti de Lo Stato Sociale. Ogni due sabati invio “Capibara”, una newsletter che tratta di attualità e meme in un progetto che, occasionalmente, porto anche dal vivo sotto forma di Stand-Up. Attualmente ricopro il ruolo di Channel Marketing Manager in Achab, con particolare focus su contenuti editoriali, analytics, marketing automation e CMS.
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