Costruire una cultura della documentazione: come far iniziare il tuo personale a documentare

Le aziende non rispondono ai cambiamenti sempre allo stesso modo.

Solo perché un collega MSP ha convinto tutti i suoi tecnici a collaborare ed è riuscito a costruire senza problemi una cultura della documentazione non significa necessariamente che sarai in grado di farlo anche tu con uno schiocco di dita.

Ciò che conta, tuttavia, è non arrendersi al primo segno di resistenza. Dopotutto, gettando la spugna appena il gioco si fa duro non si riesce ad andare lontano.

Il tuo team potrebbe non essere favorevole alla documentazione per svariati motivi: aumento del carico di lavoro, nessun vantaggio immediatamente visibile, e così via.

Ma non importa il motivo, è importante riuscire a coinvolgerli, perché costruire una cultura della documentazione produttiva può aiutarti a fornire una migliore esperienza al cliente, aumentare i ricavi e scalare in modo efficace.

Ora la domanda è: se i tuoi tecnici o collaboratori sono restii a documentare le reti dei tuoi clienti, come fai a convincerli?

Semplicemente dicendo loro di iniziare a scrivere della documentazione.

Ti sembra una contraddizione? Se le persone non vogliono scrivere documentazione, allora la parte difficile è proprio iniziare. Per cui non temere la loro reazione se “imponi” questa nuova best practice ma, allo stesso tempo, sappi ricompensarli quando fanno un buon lavoro. Usando l’approccio della carota (e del bastone, se necessario) per spingerli a documentare, potrai cominciare a vedere qualche risultato. Se la documentazione viene scritta come si deve, nel tempo, le persone ne riconosceranno il valore e l’impatto positivo sulla loro vita lavorativa.

Come conseguenza presto la documentazione diventerà parte integrante della tua cultura aziendale.

Fornisci il giusto mindset

Quando nessuno sta documentando nulla, è difficile per qualsiasi team vedere i rischi e i benefici di una documentazione accurata.

La mente quindi si adatta alla sua naturale tendenza ad essere avversa al rischio, a vedere il rischio associato al cambiamento come maggiore di quanto non sia in realtà, e i vantaggi del cambiamento come minori.

Cambiare questa mentalità è la chiave del successo. Il modo migliore per farlo è iniziare a documentare le cose in modo che i vantaggi diventino meno ipotetici e più evidenti. Ciò che inoltre accadrà è che i rischi inizieranno ad apparire come sono effettivamente, vale a dire, minimi nella migliore delle ipotesi. Questo ci riporta all’inizio e all’importanza dell’iniziare a documentare, come prima cosa.

Costruire un ciclo di feedback positivo

Un modo per stabilire un ciclo di feedback positivo sulla documentazione è attraverso attività di gamification. Inizia a rendere la documentazione un’attività piacevole, quasi un gioco: crea delle meccaniche e delle regole per il gioco e in seguito prepara degli strumenti per monitorare le prestazioni del tuo staff e per premiarlo.

Premi, trofei o medaglie, bonus e altri premi, insieme a elementi come l’accumulo di punti in classifica, contribuiranno a innescare una motivazione estrinseca e a rendere l’intero processo più attraente, oltre che più appagante e divertente.

Per implementare ciò, è necessario uno strumento di documentazione che supporti la gamification. Una buona soluzione è IT Glue. Questa piattaforma è dotata di una funzionalità di gamification della documentazione integrata chiamata Engagement. Con questa funzione, puoi rendere più divertente il completamento della documentazione e monitorare/ricompensare i dipendenti che interagiscono maggiormente con IT Glue.

Inoltre, puoi utilizzare l’integrazione CrewHu per impostare concorsi di documentazione. Una volta attivata, questa integrazione ti consente di tracciare e assegnare punti per ogni documento creato, cancellato, modificato e visualizzato e di tenere traccia dei progressi.

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E se non funziona?

Ebbene, potrebbe essere necessario passare all’approccio “bastone”. Rendi la documentazione parte attiva del lavoro in modo che tutti, compreso il nuovo personale, sappiano che si tratta di un’attività che va fatta. Comunica al tuo team che la mancata documentazione può avere conseguenze negative.

Inizia a monitorare le metriche, come i documenti creati, i documenti modificati e i documenti visualizzati, per assicurarti che la prendano sul serio.

Concludendo

Costruire una cultura della documentazione è un lavoro duro. Ma diventa molto più semplice se riesci a convincere il tuo team a iniziare a documentare. Una volta che iniziano a vedere i risultati da soli, non vorranno tornare indietro. Immagina di poter accedere a tutte le informazioni sui clienti di cui hai bisogno in pochi secondi. Ogni dipendente tecnico o del service desk lo vorrebbe.

Questo diventa molto più facile quando hai una soluzione come IT Glue.

Se vuoi approfondire le diverse tecniche per mantenere una buona documentazione, leggi questo articolo.

Fonte: blog di ITGlue