Gestione IT

Documentazione intelligente: come mantenere il tuo business attivo durante le vacanze

21 Luglio 2022

Estate significa tempo in famiglia e divertimento, ma è anche il momento più esigente dell’anno per chi ha un business da mandare avanti. Se sei un MSP, potrai dedicarti allo shopping o ai viaggi ma, allo stesso tempo, dovrai cercare di mantenere il tuo business attivo per assicurarti di chiudere l’anno in positivo.

Oltre alle attività estive, devi fare i conti con le sfide sul fronte business, tra cui l’approvazione delle ferie dei tuoi dipendenti, e di conseguenza, disporre di un team più piccolo per gestire la grande domanda del periodo.

Se non vuoi essere sopraffatto dall’estate, la soluzione migliore è una documentazione smart. In questo articolo ti racconterò come fare a mantenere la tua attività operativa durante il periodo più impegnativo dell’anno attraverso una gestione “intelligente” della documentazione IT. Vediamo quali sono gli elementi da tenere in considerazione quando ti approcci a questo tipo di documentazione e, di conseguenza, quali caratteristiche deve avere lo strumento che scegli di utilizzare.

1. L’importanza dell’automazione

Avere una documentazione smart ti aiuta a ridurre la dipendenza e rende i tuoi processi autosufficienti. Pertanto, le possibilità di ritardi o imprevisti si riducono. Quando il processo di documentazione è automatizzato, il team può fare di più con risorse più limitate e gestire richieste di assistenza anche con i tuoi tecnici in ferie. Inoltre, l’automazione rende il processo più efficiente e il tempo che risparmi puoi spenderlo altrove. Durante la stagione estiva, l’allocazione delle risorse potrebbe rivelarsi un problema enorme. Quando i processi diventano più efficienti, però, il tuo team può gestire le attività in modo più efficace e mantenere l’azienda operativa e senza intoppi.

2. Definire le priorità

La creazione di checklists e la documentazione delle attività ti aiuterà a stabilire priorità con efficienza e ti consentirà di occuparti in tempo delle attività più importanti. Quindi, avrai meno carico di lavoro durante la stagione delle vacanze. Sapevi che la fase più critica di una sfida sta proprio nella pianificazione per affrontarla? La documentazione ti aiuta a programmare in anticipo, così da agire con prontezza davanti a scenari più difficili.

I tuoi tecnici potranno svolgere i compiti in base alle priorità e gestire efficacemente il carico di lavoro. Quando si pianifica con anticipo e si hanno priorità, è anche possibile creare dei piani di emergenza per ridurre al minimo le perdite nei periodi più imprevedibili.

3. Processi standardizzati

Gli MSP hanno molto lavoro da svolgere ogni giorno. I dipartimenti IT aziendali, invece, gestiscono solo i casi all’interno della loro azienda. Senza un processo standard, i tecnici svolgerebbero mansioni random, il che potrebbe creare confusione ad altri tecnici che magari stanno lavorando su un’attività simile. Una documentazione smart, invece, garantisce una procedura standard per ogni attività. Quindi, anche se un membro del team è assente, i clienti o gli altri membri del team non troveranno particolari intoppi.

Con uno strumento di documentazione smart, è possibile creare procedure operative standard (SOP) e condividerle con i membri del team. Strumenti di documentazione come IT Glue, possono fornirti un template per creare facilmente i SOP e in cui inserire screenshot o altre immagini.

IT Glue come può aiutarti?

IT Glue è uno strumento di documentazione smart in grado di fornirti una roadmap per facilitarti il lavoro rendendolo più efficiente.

Questo strumento può anche essere utilizzato come un hub centrale per tutti i tuoi dati e i tuoi processi, può aiutarti a seguire un approccio costante, a ridurre la dipendenza e a standardizzare i processi.

La piattaforma di documentazione conforme a SOC 2 di IT Glue offre un audit trail, l’autenticazione multi fattore e un motore di gestione delle password next generation. Il tutto completamente integrato e collegato a tutta la documentazione.

Tutte queste caratteristiche fanno di questo strumento una soluzione per mantenere operativo il tuo business durante la stagione delle vacanze e a evitare potenziali rischi.

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Fonte: Blog IT Glue

Autore
Claudio Panerai
Gli ultimi prodotti che vi ho portato, nel 2020: Vade Secure Il primo sistema antispam/antihishing/antimalware basato sull'intelligenza artificiale e appositamente progettato per Office 365. Naturalmente a misura di MSP. ID Agent Piaffaforma che consente agli MSP di monitorare le credenziali (proprie e dei clienti) che sono in vendita nel dark web.
Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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