Email

Email: archiviare è meglio che migrare

18 Febbraio 2019

Quante volte, durante il tuo lavoro, hai dovuto affrontare il problema della “migrazione della posta elettronica”?

So che è una rogna non da poco.

Può succedere, ad esempio, quando un tuo cliente deve cambiare il mail server. O se non ha un mail server on premise ma magari vuole cambiare il fornitore di posta.

Cercando su internet come risolvere questa grana in breve tempo, potresti trovare qualcuno che suggerisce MailStore Server come soluzione.

In questo articolo ti spiego perché non ha alcun senso usare MailStore Server per effettuare una migrazione dei messaggi di posta ma, allo stesso tempo, ti racconto come il sistema di archiviazione può alleggerire l’intero processo per te e per i tuoi clienti.
 

 
Perché non utilizzare MailStore per una migrazione

Utilizzare MailStore come strumento per gestire il transito di email durante una migrazione non solo non è corretto, ma diventa addirittura controproducente.

MailStore Server è una soluzione software che archivia centralmente tutte le email in entrata e in uscita.

Se un’azienda si trova a dover cambiare l’infrastruttura email e vuole utilizzare un mail server nuovo, non ha alcun senso appesantire il nuovo sistema trasferendoci sopra un’infinità di vecchie email.

Ti consiglio invece una cosa diversa.

Archiviare è meglio che migrare

Cosa accade se archivi centralmente tutte le email?

Al di là della questione legale, in caso di migrazione, l’archiviazione email ti garantisce dei benefici aggiuntivi ed evita di appesantire il nuovo mail server fin dall’inizio.

Anzi, puoi anche permetterti di fare un po’ di “pulizia” e cancellare le email più vecchie dal tuo server di posta: saranno sempre e comunque salvate in MailStore finché tu lo vorrai o a seconda delle regole previste dal GDPR.

Stabilendo delle policy di retention individuali, gli amministratori possono avere il controllo completo su quanto a lungo i messaggi email devono rimanere archiviati: possono decidere in autonomia se e quando alcune email devono essere automaticamente cancellate dall’archivio.

Nel frattempo, per gli utilizzatori più incalliti di Microsoft Outlook non cambierà nulla: il plugin di MailStore permetterà loro di avere accesso completo e istantaneo all’archivio email direttamente dall’interfaccia del client di posta.

L’unica cosa che cambierà sarà il processo di ricerca di email e allegati, che sarà più veloce, più facile e permetterà di trovare anche i messaggi più vecchi in pochi secondi.

Questo aumenterà notevolmente la produttività aziendale dei tuoi clienti, visto che al giorno d’oggi le informazioni che servono per lavorare viaggiano per email e per recuperarle spesso e volentieri si deve andare a “scavare” nella mailbox.

In conclusione, quando ti trovi ad affrontare una migrazione delle email di un tuo cliente, considera invece di utilizzare un sistema di archiviazione email.

Facendo così renderai più semplice il processo di migrazione e proteggerai i tuoi clienti da eventuali perdite di dati. Inoltre, utilizzando MailStore semplificherai il backup e i processi di restore, riducendo anche lo spazio di storage richiesto.

Quindi il motto è: archiviare è meglio che migrare.

Ti ho incuriosito e vuoi valutare MailStore Server per vedere se fa al caso tuo? Provalo subito!

Tratto dal blog di MailStore.

Autore
Claudio Panerai
Gli ultimi prodotti che vi ho portato, nel 2020: Vade Secure Il primo sistema antispam/antihishing/antimalware basato sull'intelligenza artificiale e appositamente progettato per Office 365. Naturalmente a misura di MSP. ID Agent Piaffaforma che consente agli MSP di monitorare le credenziali (proprie e dei clienti) che sono in vendita nel dark web.
Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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