Email

Exchange Server 2010 e MailStore

17 Marzo 2014

A partire da Microsoft Exchange Server 2010, gli amministratori di sistema possono scegliere tra due diversi scenari che garantiscono l'archiviazione dell'email conforme ai requisiti di legge. E' possibile creare un archivio personale aggiuntivo per ogni mailbox utente, nel quale trasferire automaticamente o manualmente le email. In alternativa, si può utilizzare una soluzione di archiviazione esterna come MailStore Server. Questo documento ha lo scopo di aiutare i professionisti IT a scegliere lo scenario di archiviazione più adatto alla propria azienda.

  1. Archivio personale
Per ogni mailbox, Microsoft Exchange Server 2010 dà l’opportunità di creare un archivio personale aggiuntivo nel quale le email possono essere spostate manualmente o automaticamente. Un’adeguata configurazione di Exchange Server assicura che, durante il periodo di conservazione, le email non possano essere cancellate dal Server Exchange. Una volta che tutti i parametri di configurazione sono settati correttamente, le aziende possono compiere l’archiviazione dell’email conforme ai requisiti di legge. Questo scenario richiede i seguenti requisiti per l’infrastruttura IT.
 
  • Capacità dello storage: a seconda delle policy di conservazione configurate, le email restano nell’archivio per un tempo fino a dieci anni. Di conseguenza, lo spazio disco necessario può aumentare drasticamente e deve essere di conseguenza liberato. Inoltre, bisogna considerare che poiché Exchange 2010 non permette più l’archiviazione a singola istanza, le email e gli allegati identici vengono salvati più volte. Questo comporta l’aumento dei requisiti di spazio dal 20% al 50%.
  • Backup: utilizzando gli archivi personali con le corrispettive policy di conservazione, l’archivio di Exchange può crescere in poco tempo. Perciò, le aziende dovrebbero assicurarsi di utilizzare una strategia di backup in grado di gestire questo incremento del volume. Fattori importanti in questo contesto sono lo spazio di storage e il tempo entro il quale è disponibile il backup.
  • Ripristino dei file: più dati devono essere ripristinati, più tempo richiede il ripristino. Per ridurre i tempi di fermo, bisogna considerare il volume di dati da ripristinare e il tempo massimo di fermo che l’azienda può accettare, implementando una policy di storage per i dati ridondanti.
  • Ridondanza: il tempo di fermo accettabile per un’azienda durante il backup e il recovery può essere facilmente sforato a causa dell’aumento del volume dei dati. Microsoft raccomanda di usare Database Availability Group che richiedono la tecnologia Windows Failover Cluster (inclusa in Windows Server 2008 Enterprise Edition).
  • Licenze: per ogni utente di Exchange le cui email devono essere archiviate, deve essere acquistato un Exchange Enterprise CAL in aggiunta allo Standard CAL. Secondo Microsoft, sono necessarie anche le licenze per Office 2010 Professional Plus.
  • Gestione: siccome le configurazioni degli archivi personali e le policy hanno conseguenze di vasta portata e a volte irreversibili, i gestori IT devono consultarsi o fare un training prima dell’implementazione.

Conclusioni

Se da un lato questo scenario offre la migliore possibilità di integrazione delle funzionalità di archiviazione con Microsoft Exchange Server e Outlook, dall’altro richiede alti requisiti alle infrastrutture IT. Le aziende devono considerare attentamente se possono soddisfare questi requisiti aggiuntivi e se possono gestire il conseguente aumento dei costi. Tipicamente questo scenario si applica alle grandi aziende che dispongono del budget necessario.


  1. Soluzione di archiviazione esterna
Exchange Server 2010 include un’interfaccia unica per le soluzioni esterne di archiviazione delle email. Esistono diverse soluzioni sul mercato: hardware, software e SaaS.
Le affermazioni seguenti si basano sul presupposto che MailStore Server venga utilizzato per l’archiviazione di email di Exchange Server 2010 in conformità alle normative.
La corretta configurazione del processo di archiviazione garantisce che le email vengano copiate immediatamente nell’archivio esterno quando vengono inviate o ricevute, assicurando che l’archiviazione sia completa e sicura. In aggiunta, le email già archiviate vengono cancellate dalla mailbox dell’utente dopo un certo periodo di tempo, con la conseguente riduzione del carico di lavoro per Exchange Server. Con un apposito add-in, gli utenti di Microsoft Outlook possono accedere comunque alle email archiviate.
Questo scenario richiede i seguenti requisiti per l’infrastruttura IT.
 
  • Capacità dello storage: lo spazio disco occupato da Exchange Server può essere mantenuto costantemente a un livello basso perché le vecchie email non vengono salvate in Exchange ma in un archivio esterno. Il fatto di poter delocalizzare l’archivio permette di ottenere una serie di vantaggi:

    • siccome l’archivio può essere suddiviso in un numero indefinito di gruppi di archiviazione, avere un’unità di storage performante è necessario solo per il gruppo di archiviazione corrente, mentre gli altri, una volta effettuato il backup, possono essere spostati su periferiche di archiviazione più economiche e resi di sola lettura; 
    • l’archiviazione a singola istanza riduce gli effettivi requisiti di archiviazione poiché le email e gli allegati identici vengono salvati una sola volta.  
  • Backup: poiché lo spazio di storage di Exchange si mantiene costantemente su un livello basso, non sono necessari requisiti aggiuntivi per il backup del Server Exchange. Dall’archivio stesso solo il gruppo di archiviazione corrente deve essere incluso nella procedura del backup (vedi il paragrafo precedente). L’architettura dei gruppi di storage è ottimizzata per i backup incrementali utilizzando qualsiasi software di backup.
  • Ridondanza: durante un’interruzione di Exchange Server, tutte le email rimangono disponibili agli utenti tramite l’archivio. Ciò riduce l’impatto dei tempi di fermo.
  • Licenze: per Exchange Server non è necessaria alcuna licenza aggiuntiva per utilizzare una soluzione di archiviazione esterna. Devono essere acquistate però le licenze utente di MailStore Server.
  • Gestione: l’installazione e gestione di MailStore Server può essere fatta autonomamente anche nelle piccole aziende. Poiché MailStore Server non apporta alcun cambiamento al server Exchange, non ci sono particolari rischi da prendere in considerazione.

Conclusioni

Sebbene questo metodo di archiviazione richieda software aggiuntivi, i requisiti dell’infrastruttura IT si riducono significativamente. Specialmente per le piccole e medie imprese con un numero limitato di risorse questo può essere un importante criterio di decisione.
Autore
Claudio Panerai
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Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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