Email

Il dipendente se ne va: che fare

09 Ottobre 2014
Cosa fare dell'archivio MailStore quando un dipendente lascia l'azienda?
Una domanda che viene posta regolarmente.
 
Per prima cosa cerchiamo di capire cosa accade all'indirizzo email della persona in questione

L'indirizzo viene eliminato e tutti i messaggi inviati successivamente vengono rimbalzati?
Oppure il ruolo della persona viene passato a un collega che continuerà ad avere visibilità sui messaggi diretti a quella persona?
Si tratta di una decisione che deve prendere il management, e ogni azienda differisce dalle altre nel gestire il turnover del personale e il destino delle relative mailbox.

 
Di solito le aziende che eliminano l'account Active Directory non appena una persona se ne va, facilmente optano per eliminare anche l'account di posta dal mail server.
La maggior parte delle organizzazioni tende a lasciare intatto l'archivio di posta di quell'utente per un certo periodo di tempo.
 
Facciamo un esempio ipotetico
 
Fred Bloggs ha lasciato l'azienda, il suo indirizzo email e il suo account sono stati rimossi sia da Active Directory sia dal server Exchange e la sua mailbox è stata eliminata. Il vecchio capo di Fred, Joe Smith, ha bisogno di accedere al vecchio archivio di posta di Fred, ma i nuovi messaggi che saranno spediti all'account di quest'ultimo non saranno più accettati da Exchange dal momento che l'account non esiste più.
 
Quali modifiche occorre apportare a MailStore?
 
In un ambiente Exchange Server gli utenti MailStore sono di solito sincronizzati mediante Active Directory.
Vale la pena notare che, con la sincronizzazione dei servizi di directory, gli account utente vengono aggiunti automaticamente a MailStore; ma se un account viene rimosso da Active Directory, esso rimane all'interno di MailStore senza cambiamenti. Questo comportamento è voluto, e ci si aspetta che l'amministratore elimini manualmente l'account utente da MailStore una volta che è stato cancellato da Active Directory.
Rimuovere un account da MailStore non cancella l'archivio di quell'utente, che rimane così com'è a meno che l'amministratore non lo elimini manualmente con un'operazione a parte.
 
Una volta rimosso l'account è possibile assegnarne i privilegi di accesso a qualsiasi altro utente MailStore per metterlo in grado di leggere l'archivio di Fred. Nel nostro esempio vogliamo che sia l'utente Joe Smith a poter accedere al vecchio archivio di Fred.
 
Per fare questo occorre modificare l'utente "Joe Smith" alla voce Administrative tools > Users and Privileges > Users > Joe Smith:
 

 
Nella parte inferiore, nella sezione "Folder", fare clic sul pulsante "Add new" e selezionare il vecchio archivio di Fred optando per l'accesso in lettura:
 

 
Ora Joe ha la possibilità di leggere il vecchio archivio di Fred, e da questo momento in avanti Joe potrà vedere tutte le vecchie email di Fred ogni volta che si collegherà a MailStore o effettuerà delle ricerche.




(Tratto dal blog ZenSoftware)

Autore
Claudio Panerai
Gli ultimi prodotti che vi ho portato, nel 2020: Vade Secure Il primo sistema antispam/antihishing/antimalware basato sull'intelligenza artificiale e appositamente progettato per Office 365. Naturalmente a misura di MSP. ID Agent Piaffaforma che consente agli MSP di monitorare le credenziali (proprie e dei clienti) che sono in vendita nel dark web.
Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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