Soluzioni tecniche

Inbox troppo piena?

10 Luglio 2014

Sindrome da "non ce la farò mai a svuotare la mia casella di posta"?

Ti può venire in aiuto Outlook in maniera automatica.
 



Facciamo però prima una riflessione: quante sono le email davvero dirette a te alle quali devi dare retta?
Quante invece quelle nelle quali vieni messo in copia conoscenza e quindi il destinatario ufficiale è un altro?

Le email dirette espressamente a te sono quelle per cui devi intraprendere un’azione o dare una risposta; quelle in cui sei in CC dovrebbero essere informazioni che devi avere, ma per le quali non è richiesta un'esplicita azione: puoi quindi parcheggiarle da qualche parte per scorrerle velocemente in un secondo momento.

Detto questo, come avere davanti solo le email importanti e lasciare in un angolo quelle meno importanti?
 
Ti serve una regola di Outlook (o del tuo programma di posta) che capisca se la email è diretta a te o se tu sei solo in copia conoscenza.
La seguente procedura è valida per MS Outlook 2013, ma è facilmente riproducibile con qualsiasi programma di posta elettronica:
  • apri Outlook;
  • crea una cartella che si chiami CC (oppure _CC se vuoi che finisca in cima all’alberatura delle cartelle; qualsiasi altro nome va bene);
  • vai su Regole;
  • scegli Crea regola;
  • scegli Opzioni avanzate;
  • scegli In cui il mio nome non è nella casella A;
  • premi Avanti;
  • scegli Sposta nella cartella specificata (indicando la cartella creata in precedenza);
  • prosegui fino al termine della procedura guidata.
Prova subito e vedrai che la tua inbox non si riempirà più come prima!
Autore
Claudio Panerai
Gli ultimi prodotti che vi ho portato, nel 2020: Vade Secure Il primo sistema antispam/antihishing/antimalware basato sull'intelligenza artificiale e appositamente progettato per Office 365. Naturalmente a misura di MSP. ID Agent Piaffaforma che consente agli MSP di monitorare le credenziali (proprie e dei clienti) che sono in vendita nel dark web.
Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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