Email

La maledizione (e la sfida) dei PST

26 Febbraio 2019
(Quasi) tutti usano i file PST, perché (quasi) tutti usano Outlook.
I file PST sono utilizzati spesso per creare archivi locali delle email per aggirare i limiti posti dagli amministratori di rete sul mail server. Gli amministratori dei server di posta mettono dei limiti (a pochi GB) perché altrimenti ogni casella di posta occuperebbe spazio infinito.
 
Però il problema dello spazio infinito sul mail server si sposta sui PC, dove gli utenti memorizzano in PST che pesano parecchi GB tutta la posta che non possono tenere "in linea".
E i file PST sono un problema per gli amministratori di rete: quindi sono un problema per le aziende?
 


Problemi per il (non) backup

I file PST, in generale, non sono salvati su sistemi centrali, ma sono dislocati sui PC e notebook degli utenti.
Questo rende particolarmente difficile salvare questi PST con il rischio di potenziale perdita di dati (se non si riesce ad avere un backup).

Problemi per il formato dei file, inaffidabile

Mentre i vecchi file PST si danneggiavano spesso quando la dimensione eccedeva i 2 GB, le versioni recenti di Outlook hanno alzato notevolmente il limite dei 2 GB, ma il fatto che i PST si corrompano ancora è sotto gli occhi di tutti.
In particolare l’utilizzo di PST prelevati dalla rete o da un altro PC senza che ve ne sia una copia locale porta più facilmente alla corruzione di questi file.

Problemi legali e normativi

In molti paesi, e l’Italia è fra questi, le comunicazioni email di rilevanza commerciale devono esser archiviate.
I file PST presenti sui PC degli utilizzatori in genere sono fuori controllo e non rispondono ad alcuna regola se non al volere dell’utilizzatore.
Ecco che è molto semplice andare fuori normativa; per esempio gli utenti possono liberamente cancellare delle email dai propri archivi PST, e di quella email non c’è più traccia in azienda…
Questo è contrario alla normativa.

Stress per l’IT manager e i tecnici

I file PST sono un tormento continuo per i tecnici e per l’IT perché gli utenti cancellano le email e quindi poi chiedono all’help desk o al tecnico di turno di recuperare un PST dai backup.

Se invece tutti i PST sono ordinatamente centralizzati su un server, occupano uno spazio inumano con aumento dei costi di gestione dello storage e con aumento dei tempi di backup.

La soluzione c'è!

Archiviazione centralizzata di tutti i PST

MailStore consente di archiviare tutti i file PST in un sistema centralizzato.
Anche se l’amministratore del mail server impone dei limiti alla casella mailbox, gli utenti possono accedere all’archivio di MailStore direttamente da dentro Outlook, come se stessero cercando in un PST locale, e possono fare ricerche complete specificando mittente, data, oggetto o altro ancora.

Inoltre gli utenti possono autonomamente ripristinare dall’archivo le email e farle tornare "a vivere" senza richiede l’intervento dell’IT. Questo riduce i tempi rispetto a un ripristino da un backup di un PST archiviato chissà dove.

Inoltre un archivio centralizzato utilizzabile direttamente da dentro Outlook non fa più scattare la necessità di archiviare in file PST la posta che non ci sta più nella mailbox per limiti e policy aziendali.
MailStore cancella le email dalla inbox dopo averla archiviata (se necessario) e questo assicura che il mail server resti snello e performante e non rende nemmeno necessario l’utilizzo di policy per imporre delle "quote" per limitare la dimensione delle mailbox.

Che sia la soluzione al problema dei PST lo dicono i clienti…
 

Recensione sul sito Achab
 
 
(tratto dal blog di MailStore)
Autore
Gabriele Palumbo
Nasco a Bologna ma ho vissuto l’infanzia in Piemonte, l’adolescenza in Puglia e la maturità tra Umbria, Toscana, Puglia, Emilia-Romagna e Lombardia (e non è ancora finita). Ho avuto quindi modo di entrare in contatto con diversi ambienti e contesti sociali. Una formazione umanistica (Sociologia della devianza a Perugia e Relazioni Internazionali a Pisa), passione per la scrittura e decine di corsi sul mondo digital sono state ottime basi per entrare nel campo del marketing e della comunicazione. Nel 2015 pubblico il romanzo breve “Ci siamo solo persi di vista” e, a inizio 2019, pubblico la biografia della rock band “Ministri”, entrata in poche ore nei Top Sellers di Amazon. Un romanzo è in fase di scrittura. Terminati gli studi entro attivamente nel mondo della musica, organizzando svariati concerti e un festival, e della comunicazione digitale, gestendo la linea editoriale di blog e social e ricoprendo ruoli di copywriter e content editor. Nel 2017 entro nel collettivo Dischirotti. occupandomi dei contenuti web, mentre il 2018 mi vede prima nell’agenzia FLOOR concerti come booking agent per svariati artisti e poi in VOX concerti come direttore di produzione. Tornato a Bologna inizio a collaborare con l’etichetta discografica Manita Dischi come project manager e svolgo un tirocinio presso l’agenzia di marketing e comunicazione digitale Engine Lab, nel ruolo di content editor. Dal 2020 al 2023 ho collaborato, sia come editor che come contributor, con Fantastico.esclamativo, newsletter letteraria e rivista culturale creata da Alberto Guidetti de Lo Stato Sociale. Ogni due sabati invio “Capibara”, una newsletter che tratta di attualità e meme in un progetto che, occasionalmente, porto anche dal vivo sotto forma di Stand-Up. Attualmente ricopro il ruolo di Channel Marketing Manager in Achab, con particolare focus su contenuti editoriali, analytics, marketing automation e CMS.
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