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La soluzione ai problemi di Outlook più comuni

08 Febbraio 2024

Microsoft Outlook è uno dei client di posta elettronica più diffusi e utilizzati dalle aziende di tutto il mondo. Tuttavia, l’aumento costante del volume di email inviate e ricevute sta diventando una vera e propria sfida per gli utenti e gli amministratori, con problemi tipici di Outlook come l’ingolfamento delle caselle di posta o la lentezza dei tempi di risposta del client.

In questo articolo vedremo perché è importante risolvere questi problemi e alcuni modi semplici per farlo.

I problemi più comuni di Outlook

I problemi che possono verificarsi durante l’utilizzo di Outlook sono numerosi e possono compromettere le prestazioni del client di posta elettronica indipendentemente dal sistema (ad esempio, Microsoft Exchange Server, Microsoft 365, MDaemon, ecc.).

Possono verificarsi i seguenti problemi:

  • Outlook è lento a rispondere o occasionalmente si blocca.
  • I file PST corrotti impediscono il corretto avvio di Outlook.
  • Se una casella di posta elettronica è esaurita (cioè la sua quota è stata superata), Outlook non consentirà l’invio o la ricezione di altri messaggi finché l’utente non avrà eliminato quelli più vecchi.
  • La ricerca dei messaggi più vecchi nella casella di posta elettronica può consumare una quantità inutile di tempo se le prestazioni di Outlook hanno subito un calo.
  • Gli amministratori IT sono costretti a risolvere i problemi dei PC degli utenti locali o remoti per i file PST che spesso sono corrotti o difficili da individuare.

A titolo di esempio, ecco cosa ha detto un amministratore IT di un nostro cliente in merito ai problemi causati da Outlook:

“La maggior parte dei ticket che gestisco ogni giorno ha a che fare con problemi di Outlook nei reparti. Ad esempio, capita spesso che Outlook non sincronizzi la posta in arrivo o che si rilanci ogni pochi minuti. E quando è necessario ripristinare vecchie email, il mio team deve spesso occuparsi di file PST corrotti o sparsi nei PC di molti colleghi. Abbiamo le mani occupate da questi lavori di routine e, di conseguenza, dobbiamo spesso rimandare progetti più importanti”.

Problemi come questi sono abbastanza comuni con Microsoft Outlook, anche se il client di posta elettronica è, a tutti gli effetti, un client molto popolare, affidabile e versatile.

Qual è la causa principale di questi problemi?

La causa è spesso semplice: le caselle di posta elettronica traboccanti. È vero che Microsoft, in quanto fornitore di cloud pubblico, offre ai suoi clienti caselle di posta elettronica consistenti con diversi gigabyte di dati (le caselle di posta elettronica di Microsoft 365 vantano capacità di archiviazione di almeno 50 GB e, a seconda del piano, fino a 100 GB). Tuttavia, la maggior parte degli utenti conserva abitualmente le email nelle proprie caselle per molto tempo e, prima o poi, lo spazio si esaurisce. Questo vale sia per lo spazio di archiviazione che un reparto IT deve mantenere “in sede”, sia per quello apparentemente illimitato offerto dai vari provider di cloud pubblico.

Inoltre, enormi quantità di email possono semplicemente compromettere le prestazioni del client Outlook e i file PST sono noti per causare problemi quando raggiungono una certa dimensione. Un file PST corrotto può impedire l’avvio di Outlook.

Come si possono risolvere questi problemi?

Se vuoi ottimizzare le prestazioni della tua installazione di Outlook, dovresti cercare di ridurre il volume di dati memorizzati nelle caselle di posta elettronica degli utenti (nota: gli allegati, in particolare, possono superare rapidamente i limiti configurati). Tuttavia, alla luce delle attuali disposizioni di legge e degli ampi requisiti di conformità, non è una buona idea iniziare semplicemente a eliminare le email. Dovresti invece archiviarle.

In sostanza, hai due opzioni:

  • Le opzioni di archiviazione native offerte da Microsoft in Outlook o in Exchange Server ed Exchange Online. Se si utilizza un sistema di posta elettronica di un altro produttore, anch’esso può offrire opzioni di archiviazione native (a volte come servizio aggiuntivo a pagamento). Un esempio è Google Vault, lo strumento di archiviazione di Google Workspace (ex Google G Suite).
  • Soluzioni di archiviazione delle email da parte di fornitori terzi specializzati.

Quali opzioni offre Microsoft in termini di archiviazione della posta?

Microsoft offre ai clienti di Outlook, Exchange Server e Microsoft 365 o Exchange Online varie funzioni di archiviazione che devono essere configurate manualmente. Queste includono:

Archiviazione PST

Gli utenti possono spostare le email in file PST e archiviarle localmente sul proprio computer o nel cloud. Tuttavia, i file PST possono causare diversi problemi: sono inclini alla corruzione, difficili da eseguire il backup e richiedono all’amministratore IT un notevole investimento di tempo e di energie.

Il pulsante Archivia

Questo pulsante consente agli utenti di Outlook di spostare i messaggi di posta elettronica dalla propria casella a una cartella di archivio. Tuttavia, il pulsante Archivia non può soddisfare le esigenze di un’azienda in termini di archiviazione professionale. Sebbene possa rientrare nel nome di archiviazione, la funzione non fa altro che trasferire i messaggi di posta elettronica in una cartella separata, cioè non vengono spostati in un archivio speciale, sicuro e indipendente. Di conseguenza, anziché ridurre il volume complessivo delle email, gli utenti non fanno altro che sparpagliarle in varie cartelle.

Casella postale di archivio senza archiviazione di Exchange Online

La cassetta postale di archiviazione in Microsoft 365 è separata con una propria capacità di archiviazione in cui è possibile spostare le email. In Microsoft Exchange Server on premises, una funzione simile è disponibile per gli utenti. Questa casella di archiviazione deve essere impostata da un amministratore. Questo tipo di archiviazione, tuttavia, può comportare un notevole onere aggiuntivo per l’infrastruttura IT e può rappresentare una sfida soprattutto per le piccole e medie imprese. Rispetto all’archiviazione con Exchange Online o con una soluzione di terze parti, le opzioni di conservazione delle email possono essere piuttosto limitate. Inoltre, è difficile soddisfare i requisiti di conformità, poiché si tratta di espandere l’archiviazione delle caselle di posta esistenti.

Archiviare le caselle di posta con l’archiviazione online di Exchange

Gli utenti di Microsoft 365 hanno a disposizione un archivio online che viene visualizzato come una casella di posta separata nel riquadro sinistro di Outlook. Gli amministratori possono applicare i propri criteri di archiviazione e conservazione. È possibile utilizzare la casella di posta elettronica per conservare i messaggi più vecchi nel tempo e mantenere così le dimensioni della casella principale di Outlook gestibili. Questa funzione, tuttavia, è inclusa solo in determinati piani di Microsoft 365 e potrebbe essere necessario aggiungerla come servizio a pagamento.

Perché le funzioni di archiviazione native di Microsoft non sono sufficienti?

A un’analisi più attenta, le funzioni di archiviazione native contenute nelle soluzioni di posta elettronica di Microsoft presentano dei punti deboli, e questo non vale solo per l’archiviazione PST e il pulsante Archivia. Di norma, la gestione di un archivio In-Situ e dell’archiviazione online di Exchange richiede un periodo di familiarizzazione più lungo da parte dell’amministratore IT rispetto a quello che normalmente si avrebbe con una soluzione di terze parti.

Inoltre, se un’azienda che utilizza Microsoft 365 ha filiali in diverse località internazionali, possono emergere problemi nell’ambito della privacy dei dati, della conformità e della certezza del diritto, per non parlare delle questioni relative alla sovranità e alla residenza dei dati.

Se intendi archiviare le email esclusivamente con le funzioni native offerte da Microsoft, devi essere consapevole che il tuo archivio non sarà indipendente dal sistema. In questo modo, si contravverrà alla cosiddetta regola del 3-2-1, un metodo riconosciuto che prevede che un’azienda conservi tre copie dei propri dati, due in locale e una in una sede remota. Ad esempio, una copia potrebbe essere conservata in Outlook (sul server di posta elettronica), una in una soluzione di backup e archiviazione locale e una nel cloud o come backup off-site.

Se si utilizzano solo le opzioni native fornite da Outlook per archiviare i messaggi di posta elettronica, la regola del 3-2-1 sarà difficile da rispettare. Ad esempio, le funzioni native di Microsoft 365 utilizzano la piattaforma stessa per proteggere i dati archiviati. Pertanto, se il server di posta elettronica si blocca o l’istanza di Microsoft 365 si guasta, i dati non saranno disponibili per tutta la durata dell’interruzione. E se le email sulla piattaforma vengono cancellate o danneggiate, sia per dolo che per errore, potrebbero andare perse per sempre. Per questo motivo, l’Osterman Research raccomanda di utilizzare un software indipendente o un servizio gestito adeguato per proteggere i dati di Microsoft 365.

Quali vantaggi offre una soluzione professionale di archiviazione?

Una soluzione professionale di archiviazione delle email può migliorare le prestazioni di Outlook. L’utilizzo di un archivio indipendente può rendere più facile l’osservanza della regola del 3-2-1. Questa flessibilità è importante soprattutto per gli utenti di servizi di posta elettronica basati su cloud come Microsoft 365. In un canale di comunicazione così importante, i dati originali, i backup e gli archivi non dovrebbero dipendere dalla stessa piattaforma.

Inoltre, la tua azienda potrà beneficiare di altri vantaggi offerti da una soluzione di terze parti, come quelli elencati di seguito:

Conformità delle email

Una solida soluzione di archiviazione è fondamentale per la gestione della posta elettronica, in quanto consente alle aziende di conservare centralmente le email e di mantenerle disponibili e recuperabili per molti anni, soprattutto se sono state definite policy di conservazione. Inoltre, ci sono settori che spesso sono più regolamentati di altri, soprattutto se trattano dati personali sensibili. La crescente importanza delle normative aggiunge complessità a tutto questo.

Soprattutto negli Stati Uniti (ma non solo), l’uso delle email come prova in un processo di eDiscovery non è uno scenario raro. È necessario valutare se la soluzione di archiviazione delle email scelta è dotata delle funzionalità necessarie per supportare le esigenze di conformità individuali in materia.

Protezione contro la perdita di dati

Che sia per errore o per dolo, se un dipendente cancella email critiche per l’azienda, la perdita di dati si traduce spesso in problemi in altre aree. Con l’aiuto di una soluzione di archiviazione, è possibile memorizzare una copia di tutti i messaggi esistenti e di tutte le email inviate o ricevute in futuro, anche prima che vengano effettivamente consegnate.

Riduzione del carico di lavoro per il reparto IT

Con una soluzione di archiviazione, è possibile ridurre l’impegno e il carico di lavoro del reparto IT nella gestione delle email. Da un lato, il team IT non deve più occuparsi del ripristino di singole email dai backup o dai server. Dall’altro, l’esternalizzazione delle email consente di ridurre notevolmente i requisiti di archiviazione. Questo rende i file PST obsoleti.

Aumento della produttività

Una soluzione di archiviazione aumenta la velocità di accesso alle informazioni memorizzate nelle email, incrementando così la produttività dei singoli utenti. Ad esempio, gli utenti di una soluzione di archiviazione come MailStore Server possono accedere ai loro archivi tramite una funzione self-service, individuare le email con l’aiuto di un rapido strumento di ricerca full-text e ripristinarle senza l’aiuto del reparto IT. Le quote della casella di posta elettronica diventano obsolete; inoltre, la riduzione del volume delle email nella casella può migliorare le prestazioni del client Outlook.

Per inciso, l’introduzione di un software di archiviazione non è necessariamente un processo di transizione complesso. Nel caso di MailStore Server, gli utenti possono continuare ad accedere alle loro email e alle loro cartelle abituali grazie alla perfetta integrazione con Microsoft Outlook. I contenuti provenienti da fonti di posta elettronica diverse da Microsoft possono essere archiviati all’interno dello stesso archivio e questo può contribuire a ridurre i costi e la complessità della conservazione di importanti documenti aziendali.

Il componente aggiuntivo MailStore per Outlook

L’add-in per Outlook è un mezzo semplice per gli utenti di Outlook per accedere al loro archivio di posta elettronica in MailStore Server. A seconda della configurazione di MailStore Server, è possibile accedere anche tramite Web Access, il server IMAP integrato e MailStore Client. Per informazioni su questa soluzione, visita la pagina del sito dedicata.

Suggerimenti

Se vuoi migliorare le prestazioni di Microsoft Outlook, dovresti cercare di ridurre la quantità di dati archiviati nelle caselle di posta elettronica dei dipendenti. Tuttavia, la semplice eliminazione dei messaggi può essere rischiosa a causa delle norme di legge e dei requisiti di conformità, e può dare origine a seri problemi. È più sensato conservare le email in modo permanente in un archivio.

Oltre alle limitazioni già menzionate e a seconda dei requisiti e dei processi aziendali, le opzioni native dei prodotti Microsoft Outlook, Exchange Server e Microsoft 365 / Exchange Online potrebbero non essere sufficienti per gestire questo lavoro. Consiglio quindi di valutare se una soluzione indipendente di archiviazione non possa essere un’opzione più adatta e più potente.

Eri a conoscenza di queste sfide? Stai cercando una soluzione adeguata? Oppure vuoi agire per tempo per evitare che questi problemi si presentino in futuro? In tal caso, perché non provare MailStore Server? Intanto puoi dare un’occhiata a un webinar on demand dedicato.

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Fonte: blog di MailStore

Autore
Gabriele Palumbo
Nasco a Bologna ma ho vissuto l’infanzia in Piemonte, l’adolescenza in Puglia e la maturità tra Umbria, Toscana, Puglia, Emilia-Romagna e Lombardia (e non è ancora finita). Ho avuto quindi modo di entrare in contatto con diversi ambienti e contesti sociali. Una formazione umanistica (Sociologia della devianza a Perugia e Relazioni Internazionali a Pisa), passione per la scrittura e decine di corsi sul mondo digital sono state ottime basi per entrare nel campo del marketing e della comunicazione. Nel 2015 pubblico il romanzo breve “Ci siamo solo persi di vista” e, a inizio 2019, pubblico la biografia della rock band “Ministri”, entrata in poche ore nei Top Sellers di Amazon. Un romanzo è in fase di scrittura. Terminati gli studi entro attivamente nel mondo della musica, organizzando svariati concerti e un festival, e della comunicazione digitale, gestendo la linea editoriale di blog e social e ricoprendo ruoli di copywriter e content editor. Nel 2017 entro nel collettivo Dischirotti. occupandomi dei contenuti web, mentre il 2018 mi vede prima nell’agenzia FLOOR concerti come booking agent per svariati artisti e poi in VOX concerti come direttore di produzione. Tornato a Bologna inizio a collaborare con l’etichetta discografica Manita Dischi come project manager e svolgo un tirocinio presso l’agenzia di marketing e comunicazione digitale Engine Lab, nel ruolo di content editor. Dal 2020 al 2023 ho collaborato, sia come editor che come contributor, con Fantastico.esclamativo, newsletter letteraria e rivista culturale creata da Alberto Guidetti de Lo Stato Sociale. Ogni due sabati invio “Capibara”, una newsletter che tratta di attualità e meme in un progetto che, occasionalmente, porto anche dal vivo sotto forma di Stand-Up. Attualmente ricopro il ruolo di Channel Marketing Manager in Achab, con particolare focus su contenuti editoriali, analytics, marketing automation e CMS.
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