Quando un dipendente lascia l’azienda ci sono una serie di attività che devi necessariamente svolgere.
Sicuramente dovrai gestire in qualche modo il suo indirizzo di posta elettronica, visto che non verrà più utilizzato.
E visto che il GDPR e i regolamenti sulla privacy sono una realtà cui tutti ci dobbiamo attenere, una delle cose che puoi fare è bloccare l’account per fare in modo che non sia più in grado di inviare o visualizzare le email in entrata (che continueranno ad arrivare nonostante il blocco).
Infatti, la definizione di account bloccato di MDaemon riporta:
“L’account è BLOCCATO (può ricevere ma non può inviare o controllare le email)
Seleziona questa opzione se vuoi consentire all’account di ricevere messaggi in entrata ma vuoi, allo stesso tempo, impedirgli di visualizzare o inviare messaggi. Questa impostazione può essere utile, ad esempio, nel caso in cui sospetti che un account sia stato compromesso. Bloccare l’account è un modo per impedire al malintenzionato di turno di accedere ai messaggi o di usare l’account per inviare email.”
Direi che torna molto utile anche nel caso in cui tu debba gestire l’account di un ex-dipendente.
Ma se tu volessi impostare un auto-responder per fare in modo che chi scrive all’account bloccato riceva un messaggio automatico?
Pensa a quanto sarebbe utile informare chi scrive all’indirizzo bloccato che quel tecnico/collaboratore non lavora più con te: potrebbe permetterti di evitare fraintendimenti e perdite di tempo inutili.
Purtroppo c’è un problema.
Un account bloccato, infatti, non sarà in grado di inviare neanche i messaggi dell’auto-responder che saranno invece messi in coda senza mai essere spediti.
Ma diamo un’occhiata più da vicino a cosa succede.
Prendiamo ancora il caso di un dipendente che lascia l’azienda. Come amministratore di MDaemon sicuramente non vorrai che l’account venga utilizzato, quindi imposti un blocco (Frozen) dalla schermata Account Details dell’Account Editor, come nell’immagine in basso.
Mettiamo caso che tu abbia anche attivato un auto-responder per l’account in questione, come nell’immagine sotto.
Ora ti mostro nel dettaglio cosa accade con un piccolo test.
Ho creato un account di test frozen@brad.sslock.com e ho configurato un risponditore automatico.
Quando invio un’email al suddetto account da training@mdaemon.com, il server MDaemon che hosta il dominio @brad.sslock.com mette il messaggio nella mailbox dell’account bloccato ma l’utente non è in grado di effettuare il login in nessun modo per visualizzare il messaggio.
Quando MDaemon prova a inviare il messaggio dell’auto-responder, il messaggio finisce in coda trattenuta e nei nei log di MDaemon troverai:
Mon 2018-06-18 11:18:33.406: Session 042192; child 0001
Mon 2018-06-18 11:18:33.406: Parsing message
Mon 2018-06-18 11:18:33.406: * From: frozen@brad.ssllock.com
Mon 2018-06-18 11:18:33.406: * To: Training@mdaemon.com
Mon 2018-06-18 11:18:33.406: * Subject: RE: Test to Frozen Account with Auto-Responder
Mon 2018-06-18 11:18:33.406: * Size (bytes): 3822
Mon 2018-06-18 11:18:33.406: * Message-ID: MDAEMON0005201806181118.AA1812640@mail.brad.ssllock.com
Mon 2018-06-18 11:18:33.421: Message moved to holding queue because sending account is disabled
Mon 2018-06-18 11:18:33.421: SMTP session terminated (Bytes in/out: 0/0)
Mon 2018-06-18 11:18:33.421: ———-
Alla fine, come sospettavamo, la risposta automatica non viene inviata a causa del blocco imposto all’account.
Ma come puoi risolvere questo grattacapo?
La soluzione
Hai due possibilità per risolvere il problema:
- Anziché bloccare l’account, puoi semplicemente cambiarne la password in modo che sia possibile sia ricevere le email che inviare le risposte automatiche. Puoi fare il tutto dalla schermata Account Details, come mostrato in basso.
- Se invece preferisci bloccare l’account piuttosto che cambiarne la password, un’altra opzione è quella di creare una regola di content filtering che spedisce la risposta che desideri a chi invia email all’account interessato.
La regola di content filtering dovrebbe essere qualcosa di simile a questo:
In questo esempio ho creato una regola che invia una risposta al mittente dei messaggi inviati all’account usando l’azione “Send a NOTE 1”.
Poi ho inserito la macro $SENDER$ e configurato la mia risposta automatica. Questo messaggio verrà inviato al mittente in risposta al messaggio che quest’ultimo ha inviato all’account bloccato.
Oltre a questo caso specifico, puoi giocare nei modi più svariati e creativi con le impostazioni di content filtering di MDaemon per risolvere problemi o svolgere operazioni.
Tratto dal blog di MDaemon.
Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.