Se siete utenti di una piccola azienda alla ricerca di un modo per gestire grandi quantità di posta residenti su un vostro server o all'interno di una mailbox, le funzionalità di archiviazione integrate all'interno di Outlook possono risultare comprensibilmente attraenti: sono facili da usare, immediatamente disponibili e, cosa forse ancora più interessante, non costano un centesimo!
Tuttavia, come avrete forse già capito dal titolo di questo post, non siamo assolutamente convinti della validità dell'archiviazione su PST come soluzione a lungo termine del problema, dato che esistono diverse considerazioni di cui tenere conto prima di affidarsi a questa funzione come metodo primario per archiviare le comunicazioni email della vostra azienda.
- Nessuna protezione contro la cancellazione volontaria o accidentale dei messaggi
Uno dei problemi fondamentali riguarda il fatto che l'archiviazione periodica su file PST riguarda solamente i messaggi presenti all'interno di Outlook nel momento in cui viene eseguita la procedura. Ciò significa che è del tutto possibile che un messaggio possa essere cancellato accidentalmente tra un backup e l'altro, evitando di finire nell'archivio e scomparendo senza lasciare traccia.
È anche possibile che un dipendente infedele possa deliberatamente cancellare o modificare un messaggio prima della sua archiviazione in modo da coprire le proprie tracce.
Il vero problema sottostante, però, è che nel caso occorra recuperare dei messaggi per qualsiasi ragione – ricostruire completamente una conversazione con un cliente, supportare una causa legale – potrà sempre esistere il dubbio che i messaggi archiviati non siano integri, sempre che siano presenti del tutto.
MailStore produce una copia perfetta dei messaggi nel momento in cui arrivano al server, memorizzandoli in piena sicurezza e rendendoli rapidamente accessibili quando occorre.
- Rischi di sicurezza
Quando si archivia la posta su file PST residenti localmente, cosa che avviene in particolare nel caso degli utenti laptop, non si fa altro che portare sempre con sé enormi quantità di informazioni business critical non protette che possono essere facilmente perdute o sottratte:
- informazioni su clienti;
- piani marketing e di prodotto;
- dati aziendali e finanziari;
- informazioni sul personale;
- altre informazioni critiche.
Archiviando la posta con MailStore ci si assicura che tutte queste informazioni siano automaticamente centralizzate, incluse nel backup regolare del server principale e crittografate per essere al sicuro da consultazioni non autorizzate.
- Inclusione nel processo di backup
Si potrebbe credere che, generando un archivio PST periodicamente, questo possa rappresentare un backup dei dati. In realtà questo non esclude che di un determinato messaggio possa esistere solamente una copia, qualora si sfrondino le mailbox da messaggi vecchi o non più interessanti; e dal momento che il cosiddetto "backup" risiede sul medesimo hardware, esso continua a risultare del tutto vulnerabile.
Proteggere gli archivi PST residenti su macchine desktop o laptop significa copiarli e centralizzarli nell'ambito della strategia complessiva di backup dell'azienda.
Un punto da notare è che, una volta aperto, un file PST richiede un backup completo anziché una copia delle sole modifiche incrementali: questo può avere certamente un impatto sui tempi richiesti dalle procedure di backup.
MailStore è centralizzato per sua natura ma è anche in grado di produrre un unico backup contenente tutti i messaggi insieme con i parametri di configurazione che aggiorna in maniera incrementale. Dal momento che consiste di più file, un qualunque software di backup per aziende (noi consigliamo BackupAssist) può effettuarne backup incrementali se necessario.
- Utilizzo inefficiente della capacità storage
Quando si crea un archivio PST all'interno di Outlook si archiviano – nel loro formato originale non compresso – tutti i messaggi di posta indipendentemente dal numero di volte in cui risultano duplicati. Per quanto la duplicazione possa risultare relativamente limitata per un utente individuale, le dimensioni combinate dei file PST di tutti i dipendenti di un'azienda possono facilmente toccare le centinaia di gigabyte, se non arrivare addirittura a livelli di terabyte.
La duplicazione dei contenuti avviene in determinati scenari:
- quando vi sono più destinatari in CC: all'interno dell'azienda;
- quando lo stesso allegato viene inviato/ricevuto più volte;
- quando un utente copia un messaggio in una cartella diversa.
MailStore applica la deduplicazione su tutti gli utenti facendo sì che venga archiviata solamente una copia di qualsiasi messaggio o allegato. Gli allegati vengono inoltre compressi per risparmiare ulteriore spazio. In media verifichiamo un risparmio del 50% di spazio quando i dati vengono archiviati con MailStore.
- I dati si rovinano con facilità, e sono problematici da ripristinare
Dal momento che gli archivi PST sono file di database, al loro crescere possono rovinarsi causando la perdita permanente di tutte le informazioni contenute al loro interno: questo può significare la perdita di informazioni critiche qualora i file si trovino al di fuori delle procedure di backup standard – una situazione estremamente comune nel caso dei laptop.
MailStore archivia i singoli file dei messaggi e crea più container di database di cui viene eseguito il backup automaticamente su base programmata, assicurando la protezione e la sicurezza delle informazioni.
- File accessibili solamente da un'unica postazione
Per quanto sia possibile eseguire delle ricerche su un qualunque numero di archivi PST collegati a Outlook, ciò avviene solamente sulla macchina su cui tali archivi risiedono. Per gli utenti che devono accedere alla posta da più postazioni, come occasionalmente da casa oppure più frequentemente nel caso di chi opera in telelavoro, sarebbero necessarie più istanze dei medesimi archivi oppure profili di roaming che possono esacerbare il problema della duplicazione.
MailStore conserva la posta centralmente e la rende disponibile a qualunque utente con una connessione Internet attraverso un'interfaccia Web, un client per desktop oppure un dispositivo mobile (con supporto per iOS, Android e Blackberry).
- Impossibilità di condividere l'accesso tra più utenti
Ricollegandoci al punto precedente, dal momento che l'archivio PST risulta disponibile solamente sulla macchina su cui risiede, i dati non sono generalmente accessibili agli altri utenti dell'azienda. In alcuni casi è possibile creare un archivio su una condivisione di rete, ma è una soluzione che può causare problemi qualora due utenti dovessero provare a montare lo stesso file contemporaneamente.
Per default l'accesso è limitato al proprio archivio personale, ma un semplice sistema di permessi all'interno di MailStore permette di accedere anche agli archivi di altri utenti: una soluzione utile per esempio quando interi team lavorano su uno stesso progetto (una situazione comune nel settore delle costruzioni) o laddove il management abbia bisogno di visibilità su tutte le comunicazioni di un ufficio.
- Impossibilità di effettuare ricerche all'interno degli allegati
Outlook non permette di eseguire ricerche all'interno degli allegati, e questo vale ovviamente anche per qualsiasi file PST archiviati.
Lanciando la funzione "Quick search" all'interno di MailStore viene automaticamente eseguita una ricerca su tutte le più comuni tipologie di allegato come PDF o documenti creati dalle applicazioni Microsoft Office come Word o Excel.
- Per poter archiviare, Outlook deve essere in esecuzione
Se si ricorre a Outlook per creare automaticamente archivi PST (Autoarchive), i dati non vengono archiviati se la macchina viene spenta al termine della giornata lavorativa o se l'utente è in vacanza.
MailStore archivia tutta la posta centralmente creando continuamente copie perfette di ogni messaggio per includerlo nei backup programmati e renderlo disponibile da qualsiasi postazione se necessario.
In conclusione
Archiviare su file PST significa sostanzialmente creare una copia snapshot di quel che si trova all'interno di Outlook in un determinato momento. A differenza di una vera soluzione di archiviazione, che mantiene una copia centralizzata perfetta dei messaggi prelevandoli dal punto in cui arrivano e li rende recuperabili rapidamente, vi sono come abbiamo visto numerose limitazioni.
Non raccomandiamo l'archiviazione su file PST nemmeno a un singolo utente che avesse bisogno di una soluzione gratuita per proprio uso personale. Molto meglio adoperare la versione gratuita di MailStore, in questo caso.
(Tratto da ZenSoftware)
Autore
Gabriele Palumbo
Nasco a Bologna ma ho vissuto l’infanzia in Piemonte, l’adolescenza in Puglia e la maturità tra Umbria, Toscana, Puglia, Emilia-Romagna e Lombardia (e non è ancora finita). Ho avuto quindi modo di entrare in contatto con diversi ambienti e contesti sociali. Una formazione umanistica (Sociologia della devianza a Perugia e Relazioni Internazionali a Pisa), passione per la scrittura e decine di corsi sul mondo digital sono state ottime basi per entrare nel campo del marketing e della comunicazione.
Nel 2015 pubblico il romanzo breve “Ci siamo solo persi di vista” e, a inizio 2019, pubblico la biografia della rock band “Ministri”, entrata in poche ore nei Top Sellers di Amazon. Un romanzo è in fase di scrittura.
Terminati gli studi entro attivamente nel mondo della musica, organizzando svariati concerti e un festival, e della comunicazione digitale, gestendo la linea editoriale di blog e social e ricoprendo ruoli di copywriter e content editor.
Nel 2017 entro nel collettivo Dischirotti. occupandomi dei contenuti web, mentre il 2018 mi vede prima nell’agenzia FLOOR concerti come booking agent per svariati artisti e poi in VOX concerti come direttore di produzione. Tornato a Bologna inizio a collaborare con l’etichetta discografica Manita Dischi come project manager e svolgo un tirocinio presso l’agenzia di marketing e comunicazione digitale Engine Lab, nel ruolo di content editor.
Dal 2020 al 2023 ho collaborato, sia come editor che come contributor, con Fantastico.esclamativo, newsletter letteraria e rivista culturale creata da Alberto Guidetti de Lo Stato Sociale.
Ogni due sabati invio “Capibara”, una newsletter che tratta di attualità e meme in un progetto che, occasionalmente, porto anche dal vivo sotto forma di Stand-Up.
Attualmente ricopro il ruolo di Channel Marketing Manager in Achab, con particolare focus su contenuti editoriali, analytics, marketing automation e CMS.
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