Qual è il momento migliore per iniziare a documentare?

“Il momento migliore per piantare un albero era vent’anni fa. Il secondo miglior momento è adesso”.

Se ci pensi, questo aforisma sul piantare alberi può essere applicato a qualsiasi cosa positiva tu voglia fare: che sia risparmiare denaro, migliorare la tua forma fisica o chiamare la persona che ti piace. Se c’è qualcosa che potresti fare e da cui potresti trarre vantaggio, bè allora il momento migliore per iniziare a farla è ora.

Quindi lascia che ti chieda una cosa: avere un’ottima documentazione IT è qualcosa che porterà vantaggio alla tua azienda?

Conosci già la risposta. Quindi, perché non hai ancora implementato un buon tool di documentazione IT? Forse perché c’è un’alternativa meno costosa a disposizione?

Se questa alternativa si chiama Excel o si chiama Mario, uno dei tuoi tecnici, allora mi spiace dirlo, ma non sono vere alternative. Perché ti sarà sicuramente capitato di dover reperire delle informazioni sui tuoi clienti e di trovarle sparse qua e là, o di dover spendere ore e ore per la formazione di un nuovo tecnico perché eri l’unico a conoscere le procedure.

La verità è che ti piacerebbe farlo, ma rimandi perché hai cose più importanti di cui occuparti; vorresti migliorare la tua documentazione, ma non è mai il momento giusto.

E così, eccoti qui. Ancora bloccato con una documentazione molto probabilmente incompleta, obsoleta, sparsa dappertutto o, peggio ancora, bloccata nella testa del tuo team leader.

Anche se può sembrare poco intuitivo, il momento migliore per investire in un software di documentazione è oggi e per alcuni buoni motivi:

• risparmi fino al 20% del tempo dei tuoi tecnici;
• fornisci ai tuoi clienti un servizio di qualità superiore, in tempi minori;
• riduci drasticamente i tempi per la formazione di un nuovo tecnico;
• il tuo team è più efficiente e coerente perché seguono tutti gli stessi processi;
• rendi l’onboarding di un nuovo cliente un processo più rapido e meno soggetto a errori.

Questo perché indirizzi IP, scadenze di domini e certificati, garanzie, procedure… ogni cosa sarebbe al suo posto e chiunque dei tuoi tecnici potrebbe lavorare con qualunque cliente, perché avrebbe sempre tutte le informazioni di cui ha bisogno.

In breve, quando la tua documentazione è centralizzata sotto lo stesso tetto e dotata della giusta struttura, risparmi un sacco di tempo.

E a cosa equivale il tempo? Giusto, al denaro!

Stai cercando di far bastare un ridotto budget IT? Documentazione.

Hai bisogno di più tempo per formare il team o per lanciare una nuova iniziativa aziendale? Documentazione.

Vuoi tornare a casa alle cinque? Hai indovinato. Documentazione.

Ecco perché la documentazione è un investimento. Puoi investire in molte cose, ovviamente, ma con la documentazione vinci facile. È più facile investire un paio di centinaia di euro al mese in un nuovo potente strumento di documentazione IT o è più facile ottenere l’approvazione per un maggior numero di dipendenti o per cambiare la cultura aziendale?

Ricorda che c’è una differenza tra urgente e importante. “Urgente” è spegnere un incendio. “Importante” è investire in strumenti che rendano più facile combattere gli incendi o, ancora meglio, che evitino lo scatenarsi di un incendio. Nel mondo IT, ciò si traduce in una migliore documentazione e in un team più efficiente.

Se ti concentri sulla risoluzione delle cose importanti, scoprirai di avere molte meno cose urgenti di cui preoccuparti.

Il momento migliore per mettere in ordine la tua documentazione è passato, il secondo momento migliore è proprio adesso.

Se vuoi saperne di più su come far risparmiare tempo ai tuoi tecnici e migliorarne le prestazioni, abbiamo una soluzione che fa al caso tuo e ne parliamo in un Webinar On Demand dedicato.

Fonte: blog di IT Glue