Nell'ambiente IT delle aziende di ogni dimensione, i messaggi di posta si possono smarrire ogni giorno per numerosi motivi.
I cinque scenari più comuni sono i seguenti
Gli utenti cancellano accidentalmente o intenzionalmente i messaggi; per esempio, i dipendenti cancellano spesso tutte le loro inbox nel momento in cui lasciano l'azienda.
I limiti delle mailbox costringono gli utenti a cancellare i loro messaggi o archiviarli come file PST.
I messaggi possono perdersi anche a causa di backup incompleti, per esempio quando i messaggi vengono cancellati prima di essere inclusi nel primo backup utile.
I messaggi possono perdersi perchè i file PST si rovinano o, spesso, sono esclusi dai backup.
I messaggi sono spesso distribuiti su più sistemi, server, programmi di posta o mailbox esterne. Negli anni tutte queste risorse decentralizzate possono gradualmente condurre alla perdita di dati.