Risorse

Il problema Ogni volta che deve archiviare una email, MailStore verifica ogni mailbox per capire se è stata già archiviata in precedenza, per evitare duplicati. Naturalmente, il tempo impiegato per questa operazione dipende da tanti fattori: il numero di mailbox presenti nel sistema; il numero di email in ingresso e in uscita; la dimensione degli archivi. In presenza di carichi di lavoro pesanti e con elevato numero di mailbox da verificare, MailStore in alcune installazioni particolari ha presentato dei rallentamenti. In tali situazioni il consiglio è sempre stato quello di attivare il journaling, ossia di intercettare tutte le email in ingresso e in uscita e depositarle in un'unica mailbox. In questo modo MailStore accede sempre e solo a una mailbox, quella che contiene tutto. Una volta eseguita l'archiviazione, i messaggi della casella di journaling vengono cancellati: in questo modo il carico di lavoro di MailStore rimane sempre su livelli accettabilmente bassi. La soluzione Con MailStore 9 sono stati introdotti un nuovo sistema di caching e nuovi algoritmi. Gli algoritmi riducono notevolmente i tempi necessari all'archiviazione della mailbox.Questo aggiornamento porta beneficio a tutte le aziende che archiviano con MailStore, ma in particolare a quelle con grandi volumi di email e un elevato numero di mailbox. In queste realtà oggi non è più necessario ricorrere al journaling, ma si possono archiviare le mailbox direttamente.

Uno dei principali vantaggi derivanti dall'archiviare le mailbox degli utenti direttamente dal mail server attraverso MailStore risiede nella capacità di cancellare i vecchi messaggi una volta che sono stati inseriti in archivio. In genere i clienti scelgono di cancellare i messaggi dalle mailbox utente quando risalgono a più di un anno prima. Come fare se però si vogliono gestire alcune cartelle in modo diverso dalle altre?

Parliamo di archiviazione della posta elettronica, e in particolare di archiviazione utilizzando MailStore. Se tu non stai usando MailStore e non lo proponi ai tuoi clienti, avrai i tuoi motivi. Magari ti stai chiedendo perchè un'azienda dovrebbe investire tempo e soldi a studiare un prodotto e a sviluppare tecniche commerciali per poterlo proporre ai propri clienti. Dubbio legittimo. A questa domanda però c'è una risposta.

In questa breve intervista, Raul Di Gennaro di Xon Telematica spiega: perchè ha scelto MailStore e non un software concorrente, quali mail server sta archiviando e come si vende MailStore.

Cosa fare dell'archivio MailStore quando un dipendente lascia l'azienda? Una domanda che viene posta regolarmente. Per prima cosa cerchiamo di capire cosa accade all'indirizzo email della persona in questione L'indirizzo viene eliminato e tutti i messaggi inviati successivamente vengono rimbalzati? Oppure il ruolo della persona viene passato a un collega che continuerà ad avere visibilità sui messaggi diretti a quella persona? Si tratta di una decisione che deve prendere il management, e ogni azienda differisce dalle altre nel gestire il turnover del personale e il destino delle relative mailbox. Di solito le aziende che eliminano l'account Active Directory non appena una persona se ne va, facilmente optano per eliminare anche l'account di posta dal mail server. La maggior parte delle organizzazioni tende a lasciare intatto l'archivio di posta di quell'utente per un certo periodo di tempo.

Ecco un corso online gratuito progettato per aiutare i rivenditori a migliorare la conoscenza di MailStore e dell'archiviazione della posta elettronica in generale. Uno specialista MCAS può approfittare di ulteriori sconti sui prodotti* e applicare il logo MCAS sul proprio sito Web e sul materiale marketing.

Dinamismo, duttilità e attenzione ai segnali del mercato sono caratteristiche fondamentali per ogni azienda. In particolar modo nel settore IT, dove l'indice della sensibilità al mercato si evidenzia nel continuo investimento dedicato alla ricerca e alla sperimentazione di nuove soluzioni e tecnologie, oltre che nella capacità di ricollocarsi quando e come necessario privilegiando l'ascolto del cliente sul campo.

Un cliente mi ha recentemente chiesto se vi fosse la possibilità di archiviare le cartelle di un determinato utente secondo modalità lievemente differenti da quelle di tutti gli altri utenti. Lo scenario prevedeva un utente (che qui chiameremo Fred) che possedeva una cartella di messaggi denominata "Progetti" nella quale voleva evitare qualsiasi rimozione storica nel corso del processo di archiviazione. Il timore era che se fosse stata abilitata l'opzione di cancellare dalle mailbox dell'utente tutti i messaggi anteriori a una certa data, sarebbero stati eliminati anche dei messaggi importanti nella cartella "Progetti" di Fred. Questo caso di solito non costituisce una preoccupazione, dal momento che gli utenti possono sempre eseguire una ricerca all'interno di MailStore per recuperare i messaggi desiderati, ma Fred voleva una cartella di Outlook che rimanesse sempre visibile. Dal momento che il server aziendale era discretamente appesantito dal volume di messaggi presenti nelle mailbox, c'era l'ulteriore esigenza di ridurre il periodo di conservazione della posta di tutti gli utenti a un anno usando MailStore, esclusi i messaggi della cartella "Progetti" di Fred. A una prima occhiata non esiste un'opzione esplicita per fare tutto questo in MailStore, ma sfruttando la funzione di inclusione ed esclusione e definendo alcuni job di archiviazione specifici per le mailbox dei singoli utenti sono riuscito a trovare una soluzione estremamente soddisfacente per il cliente. Per comprendere meglio come ci sia riuscito, consideriamo per prima cosa il modo in cui MailStore archivia le mailbox degli utenti. Come accade con le installazioni di MailStore più tipiche, le mailbox di tutti gli utenti vengono archiviate nell'ambito di un job Exchange multi-utente, ovvero una procedura che archivia diverse mailbox utente insieme con la corrispondente struttura delle cartelle. Modificare le cartelle escluse di questo job ha effetti su tutti gli utenti. L'unica eccezione avviene quando si esclude una cartella avente un nome univoco che possiede un solo utente e nessun altro. Nel nostro esempio la cartella era denominata "Progetti", pertanto la soluzione migliore era quella di gestire la mailbox di Fred in modo indipendente dalle altre.