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Il modo con cui gli utenti effettuano l'accesso all'archivio email è di vitale importanza per ogni soluzione di archiviazione email poichè accedere nel modo giusto significa aumentare notevolmente la produttività e migliorare la user experience. L'accesso tramite server IMAP presenta una serie di vantaggi, ma anche qualche restrizione.

Hai appena configurato Outlook 2013 su un account IMAP, ma i messaggi che invii non sono salvati nella cartella IMAP della posta inviata? Benvenuto nel club, non sei l'unico a cui è successo. Innanzitutto diciamo che il problema si verifica perchè l'implementazione dell'IMAP in Outlook 2013 è cambiata notevolmente rispetto alle versioni precedenti di Outlook: non c'è, infatti, una configurazione esplicita per impostare queste cartelle speciali (posta inviata e posta cancellata) qualora Outlook non utilizzi quelle corrette. Outlook 2013 può creare delle cartelle che contengono nel nome la dicitura "This computer only" quando non riesce a trovare quelle giuste per la posta inviata (Sent Items) o cancellata (Deleted Items).

Da quando ho configurato Microsoft Outlook per gestire la posta di Gmail con il protocollo IMAP mi trovo le email salvate due volte nella posta inviata. La manutenzione della casella diventa complicata... Qualcosa funziona male nel servizio di Google o nel mio Outlook?

Difficile rispondere a questa domanda, perchè a seconda delle esigenze si potrebbe preferire un protocollo all'altro. Abbiamo quindi deciso di sottoporre il quesito ai nostri rivenditori sotto forma di sondaggio, per conoscere l'orientamento del mercato e sapere cosa pensano di questi due protocolli. Ecco come è andata.

A volte gli archivi di posta di Outlook si corrompono, questo è un dato di fatto. Chiusure inattese del programma ed errori sul disco sono solo alcuni dei motivi per cui, a un certo punto, l'applicazione ci comunicherà che non può più accedere al file PST (Personal STore). Avere la posta configurata in IMAP ci permette di essere meno dipendenti dagli archivi PST locali, in quanto in qualunque momento potremo recuperare almeno i messaggi e le cartelle IMAP. Ma rigenerare un PST comporta comunque la perdita di alcune informazioni, che da Outlook sono archiviate nel file stesso: ad esempio i contatti o il calendario. Nella suite Office è presente un'utility, di nome ScanPST, che permette di controllare ed eventualmente recuperare file Personal Store danneggiati. L'utility è disponibile per tutte le versioni di Office: ad esempio per Office 2010 si trova al percorso %programfilesMicrosoft OfficeOffice14. Una volta lanciato, il tool leggerà dal registro la posizione dell'archivio PST corrente, ma è anche possibile sfogliare il file system per puntare a un altro file.