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Zero Inbox: come avere una casella email pulita e ordinata in 5 passi

03 Ottobre 2016

A meno che tu non viva in una caverna, il tuo principale mezzo di comunicazione in ambito professionale è certamente la posta elettronica e sicuramente ricevi tonnellate di messaggi che non sono strettamente correlati al tuo lavoro: mailing list, inviti, comunicati stampa, newsletter, reminder e quant’altro.

Senza una strategia attiva, questo flusso continuo di email e notifiche mina seriamente la tua produttività: in poche parole rischi di essere sommerso dalle email.
 

 

Come uscirne vivi?

Merlin Mann di TechTarget ha definito (o inventato) il concetto di Zero Inbox, che in italiano potremmo definire come mailbox “linda e pulita”. La definizione ufficiale di Zero Inbox è “un approccio rigoroso e metodico per avere la inbox sempre vuota o quasi”.

Zero non è riferito al numero di email, ma al tempo speso per “pensare” alla propria inbox.
Perché il punto chiave è questo: si rischia di confondere la inbox con la propria to-do-list. Il tema non è tanto il numero di messaggi nella inbox, ma quanto tempo il tuo cervello pensa alla inbox, soprattutto quando non dovrebbe. 
 
Per arrivare alla Zero Inbox, Mann propone un metodo basato su 5 azioni, che sono:

  • Cancellare
  • Delegare
  • Rispondere
  • Ritardare
  • Agire

 
Vediamo di che si tratta.
 
Cancellare
Quando arriva un nuovo messaggio chiediti “Devo davvero leggere o rispondere a questa email”?
Non sei sicuro della risposta? Allora è probabile che questa email non sia una priorità: se la lasci lì, la leggerai più e più volte e non agirai mai. Resterà ferma nella inbox aggiungendosi a tutte le altre che avresti già dovuto cancellare… e insieme formeranno una pila bestiale.
Quindi, se non sai cosa fare del messaggio, cancellalo.
 

Delegare
Se ricevi un messaggio al quale pensi ci si qualcun’altro più bravo o preparato di te a rispondere, inoltra immediatamente; non provare a cimentarti nella risposta, ci metteresti troppo tempo.
 
Rispondere
Se un messaggio può ricevere una risposta che ti richiede meno di 2 minuti, rispondi subito e togliti il pensiero.
 
Ritardare
Se rispondere a un messaggio richiede molto tempo o se quello che hai ricevuto è un messaggio al quale puoi rispondere più tardi, spostalo in una cartella “da rispondere” e rispondi effettivamente in un altro momento.
 
Agire
Ogni giorno, prenditi del tempo (o sfrutta i buchi delle tue attività) per rispondere ai messaggi che stanno nella cartella “da rispondere”.
 
 
Mann suggerisce anche dei tempi di gestione 

  1. Alle nuove email a cui rispondere velocemente: dedicare 2 minuti ogni 20 minuti.
  2. Per rispondere alle email non critiche: dedicare 10 minuti ogni 90 minuti.
  3. Per processare la “pila”: impiegare i soliti 10 minuti di buco fra un’attività e l’altra, più 15 minuti a fine giornata.

Naturalmente è possibile che tu debba adattare questi tempi alla tua realtà lavorativa, ma questo è certamente un buon punto di partenza. La tua mailbox deve essere gestita, perché se è abbandonata a se stessa ti si rovescerà addosso … e ti farà affogare!
 
 
Tratto dal Blog di MDaemon

 
Autore
Gabriele Palumbo
Nasco a Bologna ma ho vissuto l’infanzia in Piemonte, l’adolescenza in Puglia e la maturità tra Umbria, Toscana, Puglia, Emilia-Romagna e Lombardia (e non è ancora finita). Ho avuto quindi modo di entrare in contatto con diversi ambienti e contesti sociali. Una formazione umanistica (Sociologia della devianza a Perugia e Relazioni Internazionali a Pisa), passione per la scrittura e decine di corsi sul mondo digital sono state ottime basi per entrare nel campo del marketing e della comunicazione. Nel 2015 pubblico il romanzo breve “Ci siamo solo persi di vista” e, a inizio 2019, pubblico la biografia della rock band “Ministri”, entrata in poche ore nei Top Sellers di Amazon. Un romanzo è in fase di scrittura. Terminati gli studi entro attivamente nel mondo della musica, organizzando svariati concerti e un festival, e della comunicazione digitale, gestendo la linea editoriale di blog e social e ricoprendo ruoli di copywriter e content editor. Nel 2017 entro nel collettivo Dischirotti. occupandomi dei contenuti web, mentre il 2018 mi vede prima nell’agenzia FLOOR concerti come booking agent per svariati artisti e poi in VOX concerti come direttore di produzione. Tornato a Bologna inizio a collaborare con l’etichetta discografica Manita Dischi come project manager e svolgo un tirocinio presso l’agenzia di marketing e comunicazione digitale Engine Lab, nel ruolo di content editor. Dal 2020 al 2023 ho collaborato, sia come editor che come contributor, con Fantastico.esclamativo, newsletter letteraria e rivista culturale creata da Alberto Guidetti de Lo Stato Sociale. Ogni due sabati invio “Capibara”, una newsletter che tratta di attualità e meme in un progetto che, occasionalmente, porto anche dal vivo sotto forma di Stand-Up. Attualmente ricopro il ruolo di Channel Marketing Manager in Achab, con particolare focus su contenuti editoriali, analytics, marketing automation e CMS.
Commenti (2)
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Emilio Polenghi
Emilio Polenghi
7 anni fa

Di fondo è riassumibile con due semplici parole: "Buon senso". Poi ci vuole sempre qualcuno che metta nero su bianco anche quello 🙂 ,
Non condivido pienamente il "Cancellare", ci sono mail che in Italia non possono essere cancellate, a meno che non hai mailstore che archivia in termpo reale.
Il cancellare secondo la regola rischia di creare un blocco, se mandi una mail a tre persone con una situazione urgente da valutare e tutte e tre pensano di poter cancellare ecco il disastro.
Non dimentichiamo che nel nostro paese ci sono grosse aziende che gestiscono servizi e lo fanno anche via web, ma le richieste via web non vengono mai evase, forse adottano alla lettera questa strategia 😀

Claudio Panerai
Claudio Panerai
7 anni fa

Concordo con te Emilio, ma spesso è proprio il buon senso che manca.
E allora formalizziamo il buon senso!

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