Cybersecurity

Casella di posta sempre piena: che fare?

13 Maggio 2014

L'email è uno strumento di comunicazione ormai presente ovunque, per questo oggi è più che mai necessario riuscire a tenere la propria casella in ordine, riducendo il tempo necessario per la gestione.
Hai una casella di posta elettronica troppo piena? Perdi troppo tempo per tenere sotto controllo la inbox? Ti capita di controllare l'email aziendale nelle ore serali e quella personale nelle ore d'ufficio?

Ecco alcuni consigli per mantenere organizzata la tua inbox e risparmiare tempo.


 
Identificare i tentativi di truffa e phishing
 
Le caratteristiche di un'email di truffa o phishing sono le seguenti:
  • link che richiedono di inserire informazioni personali in un modulo online;
  • minacce;
  • errori grammaticali e ortografici;
  • link verso siti pericolosi.
Prima di cliccare un link in una email, fai scorrere il mouse al di sopra del link: anche se è conosciuto (per esempio www.amazon.com), quando vi passi sopra il mouse può comparire un indirizzo diverso, contenente malware. In caso di dubbio, non cliccare!

Attenzione alla veste grafica e ai loghi aziendali

È molto facile creare un sito web pericoloso dall'aspetto identico a quello di un sito legittimo.
Nel dubbio non cliccare sulle immagini o sui link presenti in una email.
Apri piuttosto il browser e digita manualmente l'indirizzo dell'azienda.

 
Usare indirizzi email aggiuntivi per scopi specifici
 
Usi sempre lo stesso indirizzo email?
In questo caso probabilmente ricevi più messaggi (anche indesiderati) di quanto vorresti.
Una buona idea è quella di possedere tre indirizzi di posta elettronica: uno per i conoscenti, uno per il lavoro e uno per lo shopping online, l'iscrizione a mailing list o newsletter.
 
Agire subito
 
Quando ricevi un nuovo messaggio di posta elettronica decidi subito cosa farne.
Un buon metodo è quello delle quattro R:
  • rimuoverlo;
  • rispondere (se è possibile farlo in meno di due minuti);
  • rispedirlo (ovvero inoltrarlo a qualcun altro perché se ne occupi);
  • rimandare (se occorrono più di due minuti per rispondere).
Puoi anche archiviare il messaggio per guardarlo in seguito oppure spostarlo in una cartella diversa.

Disiscriversi dalle newsletter che non interessano più

Continui a ricevere newsletter alle quali ti sei iscritto anni fa?
Se non ti interessano o non ti servono più, dovresti essere in grado di disiscriverti.
Le newsletter inviate da fonti serie includono (quasi) sempre le istruzioni per farlo.

Non abusare della funzione "rispondi a tutti"
 
Se devi rispondere a un messaggio indirizzato a più destinatari, presta attenzione alla funzione "rispondi a tutti".
Se devi rispondere solamente al mittente, allora usa la risposta diretta ed evita di inviare messaggi indesiderati a caselle di terzi.
 
Evitare gli inoltri dai vecchi account

Quando si cambia indirizzo email è pratica comune inoltrare alla nuova casella tutti i messaggi che continuano ad arrivare al vecchio indirizzo, almeno fintanto che tutti gli interessati abbiano aggiornato i dati di contatto.
Spesso la funzione di inoltro viene lasciata attiva sul vecchio account indefinitamente.
Dopo un po' di tempo può succedere che gli unici messaggi che vengono inoltrati dalla vecchia casella siano spam o magari vecchie newsletter.
A questo punto è possibile disattivare l'inoltro dal vecchio account o cancellarlo definitivamente.

Nascondere l'indirizzo email sui siti pubblici
 
I robot messi a punto dagli spammer rastrellano costantemente migliaia di siti alla ricerca di indirizzi email da poter utilizzare per proprie campagne di spam.
Tra i siti più frequentemente analizzati da questi crawler ci sono blog e forum.
Se pubblichi il tuo indirizzo email su siti di questo genere:
  • sostituisci il simbolo @ con (at);
  • sostituisci il suffisso .com o .it con (dot)com o (dot)it.
Creare e usare le cartelle (con parsimonia)
 
Col passare del tempo la casella può riempirsi di messaggi di ogni genere.
Un modo per restare organizzati è quello di creare varie cartelle etichettandole in modo da poter categorizzare i messaggi per trovarli più facilmente.
Fai attenzione però: è facile creare cartelle e archiviare i messaggi senza mai prendere decisioni su come comportarsi con un'email, rimandando di fatto la risposta all'infinito.

Usare regole o filtri
 
Puoi anche creare regole per filtrare automaticamente i messaggi che rispondono a determinati criteri così da spostarli in cartelle diverse.
Io per esempio ho creato una cartella speciale dedicata a una particolare newsletter alla quale sono abbonato. Non solo questo mi permette di organizzarmi meglio, ma mi evita anche di ricevere le notifiche di nuova email in arrivo dal momento che questi messaggi non giungono direttamente nella inbox.
Infatti il teorema è: meno notifiche = meno interruzioni = maggiore produttività.

Mantenere al minimo il numero di messaggi nella inbox
 
Nel frenetico ambiente lavorativo moderno è facile farsi distrarre da telefonate, email, riunioni…
Se il tuo client di posta notifica l'arrivo di nuovi messaggi ogni tre minuti, ogni volta sei tentato di cliccare per leggere.
Chiediti se sia davvero il caso di controllare la posta ogni momento.
Prova a configurare il client affinché controlli i nuovi messaggi ogni 15 o 30 minuti anziché ogni 3 minuti.
Se una questione deve essere risolta in meno di un quarto d'ora, allora è meglio telefonarsi o incontrarsi di persona.

Questi sono solo alcuni suggerimenti per tenere sotto controllo la casella di posta elettronica.
Fammi sapere se funzionano anche per te!
Autore
Claudio Panerai
Gli ultimi prodotti che vi ho portato, nel 2020: Vade Secure Il primo sistema antispam/antihishing/antimalware basato sull'intelligenza artificiale e appositamente progettato per Office 365. Naturalmente a misura di MSP. ID Agent Piaffaforma che consente agli MSP di monitorare le credenziali (proprie e dei clienti) che sono in vendita nel dark web.
Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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