Email

Centralizzare i file PST di Outlook con MailStore

28 Agosto 2014
Abbiamo recentemente notato un aumento dei clienti che desiderano includere un vasto numero di file PST all'interno dei propri archivi MailStore.
È comune che gli utenti creino file PST locali per archiviare la propria posta, una scelta che ha rappresentato storicamente una soluzione comune per ridurre i dati all'interno delle mailbox presenti sui mail server. Il problema è che col tempo gli utenti finiscono col creare più file PST locali, e poiché questi sono disseminati su varie macchine client diventa molto difficile (e costoso) assicurarne il backup.
Considerando che in uno scenario di questo genere gli utenti non hanno modo di eseguire ricerche all'interno degli archivi altrui, diventa molto difficile rispettare anche i requisiti di conformità normativa.
 
Un aiuto da MailStore
 
MailStore rappresenta un'eccellente soluzione per archiviare le mailbox di più utenti da un mail server come Microsoft Exchange o MDaemon, ma quello che forse non sapete è che può importare anche archivi già esistenti residenti su altre postazioni – file PST compresi.
 
Se possedete una nuova installazione di MailStore la prima cosa da fare dovrebbe essere quella di configurare dei job affinché archivino i nuovi journal di posta e successivamente le mailbox degli utenti.
 
Una volta creati i job di archiviazione principali possiamo iniziare a importare i vecchi archivi PST degli utenti uno per volta.
Potete assegnare questo incarico agli utenti finali installando l'applicazione client MailStore su ciascun PC, ma dato che questa è generalmente una procedura eseguita una tantum ha più senso raccogliere tutti i file PST (avendo l'accortezza di etichettarli secondo il relativo proprietario) e configurare job di archiviazione specifici che importino questi file all'interno di MailStore e li memorizzino nell'archivio personale dei rispettivi utenti.
 
In MailStore questo si può fare semplicemente creando un nuovo job di archiviazione e scegliendo il profilo di file Outlook PST.
 

 
In questo job dovete selezionare prima il file PST da archiviare e quindi, nella pagina successiva, scegliere l'archivio utente contenente i messaggi.
 
Una volta eseguito questo job, all'interno di questo archivio utente saranno create due nuove cartelle, "Outlook Inbox" e "Outlook Sent Items", contenenti tutti i dati acquisiti dal file PST.
 

 
Se volete mettere un po' di ordine in questo archivio potete unire questi dati a quelli dell'archivio già esistente selezionando la cartella "Outlook Inbox" con il tasto destro del mouse, selezionando "Move To", e quindi indicando la cartella di destinazione contenente la cartella Inbox di archivio.
 
MailStore unirà insieme due cartelle presenti con lo stesso nome nella stessa posizione; anche le relative sottocartelle, se corrispondenti, saranno unite insieme.
 
In questo modo la vecchia posta che gli utenti avevano archiviato sotto forma di file PST verrà inserita nell'archivio MailStore di ciascun utente.
 

 
Questa operazione va ripetuta per ogni utente; una volta completata la procedura potrete cancellare i vecchi file PST dal momento che non saranno più necessari.

(Tratto da ZenSoftware)

Autore
Claudio Panerai
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Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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