Email

Come evitare di sbagliare quando si invia un’email

10 Ottobre 2018

Ammettiamolo, tutti sbagliamo.

Quante volte ti è capitato di essere un po’ troppo precipitoso nel voler premere il pulsante “invia” quando scrivi un’email?

Magari poi ti sei reso conto troppo tardi di averla inviata alla persona sbagliata, di avere messo in CC un cliente che non doveva leggere l’email, di aver dimenticato un allegato o che il testo dell’email ha qualcosa che non va…

L’esito di questi “sbagli” a volte può essere abbastanza imbarazzante, altre potrebbero esserci dei problemi di natura legale per la tua azienda.

Soprattutto di questi tempi, con l’entrata in vigore del GDPR, il tema privacy è molto scottante.

Condividere, anche accidentalmente, delle informazioni riservate o personali potrebbe portare a gravi conseguenze o multe salatissime.

Per evitare di trovarti in queste situazioni, potresti aver bisogno di una funzionalità che ritarda l’invio del messaggio.
 

tasto invio email

Perché utilizzare l'invio differito

Ci sono molte ragioni per le quali potresti voler inviare un’email con un delay preimpostato.

  • Ritardare l’invio di un messaggio di un’ora o anche di qualche minuto ti dà il tempo di fare un pausa e ritornarci su a mente lucida per correggere errori o omissioni.
  • Alcune conversazioni via email hanno dei botta e risposta troppo veloci, per cui potresti rispondere prima di avere tutte le informazioni necessarie o fare domande a cui è già stata data una risposta nel messaggio in arrivo. Ritardare l’invio delle email, ti consente di rallentare il processo ed evitare di perderti qualche informazione chiave.
  • Il “Deferred Delivery” può aiutarti a evitare di inviare risposte dai toni poco pacati durante degli scambi di email particolarmente “accesi”. Se ti concedi un po’ di tempo extra per ripensare al messaggio, hai la possibilità di cancellarlo o modificarlo e prevenire eventuali conflitti con colleghi, fornitori o clienti.
  • Se hai scambi di email con clienti o fornitori esteri, allora può essere conveniente impostare l’invio di un’email in modo tale che il messaggio arrivi a un orario in cui c’è più possibilità che venga letto da un destinatario che vive in una zona con un fuso orario diverso dal tuo.

 
Per sapere come abilitare la funzionalità di invio differito in MDaemon o per capire come "richiamare" un messaggio,  dai un’occhiata a questo articolo.

Tratto dal blog di MDaemon.

Autore
Claudio Panerai
Gli ultimi prodotti che vi ho portato, nel 2020: Vade Secure Il primo sistema antispam/antihishing/antimalware basato sull'intelligenza artificiale e appositamente progettato per Office 365. Naturalmente a misura di MSP. ID Agent Piaffaforma che consente agli MSP di monitorare le credenziali (proprie e dei clienti) che sono in vendita nel dark web.
Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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