Email

Come scegliere la miglior strategia di archiviazione

26 Novembre 2015

MailStore offre numerose opzioni di archiviazione email: la scelta della miglior strategia dipende da una parte dall’infrastruttura email e dall’altra dagli obiettivi dell’azienda.
 
 
Archiviare tutte le mail in entrata e uscita automaticamente

Con questo metodo di archiviazione, tutte le email vengono archiviate prima che siano consegnate al destinatario.

Vantaggi

  • Garanzia di completezza dell’archiviazione.
  • Email non possono essere manipolate prima dell’archiviazione.

 
Svantaggi

  • Se l’azienda permette scambio di email private, questo metodo di archiviazione in alcuni paesi può creare alcuni problemi relativi alla privacy.
  • Il carico di lavoro del server mail e il quantitativo di dati non è ridotto poiché tutte le email vengono salvate all’interno della cassetta postale.
  • Le email possono essere suddivise solo come “inviate” o come “ricevute”, non è possibile riprodurre la struttura a cartelle della cassetta postale.

 
Archiviazione di Mailbox individuali
Con questo metodo di archiviazione, le email vengono archiviate direttamente dalla cassetta postale dell’utente.
 
Vantaggi

  • La struttura a cartella dell’utente viene mantenuta anche per i messaggi archiviati.
  • Le email archiviate possono essere eliminate dalla cassetta postale secondo regole predefinite per ridurre il carico di lavoro del server.

Svantaggi

  • Le email possono essere cancellate o modificate prima che siano archiviate, anche se gli intervalli di archiviazione sono molto ristretti.

 
Tempo di archiviazione
 
Se l’esecuzione di archiviazione viene settata su “automatico”, l’archiviazione delle email sarà un’attività continua per il server MailStore.
Definendo una pausa tra ogni archiviazione, oppure un periodo in cui l’archiviazione non viene effettuata, l’amministratore ha pieno controllo sul processo di archiviazione automatico.
 




L’archiviazione di client email dipende dall’utente di Windows ed è eseguito sul client, solitamente in modo manuale. MailStore permette di pianificare dei task all’interno di Windows Task Scheduler per automatizzare l’archiviazione a livello client. Questo tipo di archiviazione deve essere presa in considerazione se non ci sono altre opzioni poiché è sempre da preferire l’archiviazione lato server.
  
 
Archiviazione delle email esistenti
Oltre all’archiviazione di email future, anche le email esistenti devono essere archiviate ed essere disponibili. Questo processo, che viene effettuato una sola volta,  dovrebbe includere anche le email decentralizzate (file PST o il client email dell’utente). Le vecchie email, ad esempio quelle di due anni prima, possono essere cancellate in automatico dalla cassetta di posta dopo essere state archiviate.  Ciò permette di liberare spazio sul server e semplificare le procedure di backup. Tutte le email sono accessibili tramite l’archivio MailStore.

(Tratto dal blog di MailStore)

Autore
Claudio Panerai
Gli ultimi prodotti che vi ho portato, nel 2020: Vade Secure Il primo sistema antispam/antihishing/antimalware basato sull'intelligenza artificiale e appositamente progettato per Office 365. Naturalmente a misura di MSP. ID Agent Piaffaforma che consente agli MSP di monitorare le credenziali (proprie e dei clienti) che sono in vendita nel dark web.
Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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