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Confronto tra le MailStore e Office 365

11 Febbraio 2014

Questa tabella mostra i vantaggi delle funzionalità di archiviazione di MailStore Server rispetto a quelle di Office 365.
I dati presi in considerazione, sia per quanto riguarda MailStore che Office 365, sono consultabili nella documentazione pubblica fornita da MailStore e da Microsoft e sono stati presi da guide tecniche aggiornate dei due prodotti.

Caratteristiche MailStore Server Office 365
Versioni di Outlook supportate con accesso all’archivio Tutte le edizioni di Outlook 2003, 2007, 2010 e 2013. Specifiche edizioni di Outlook 2007, 2010 e 2013.
Piani di Office 365 supportati Tutti i piani che includono l’email.
  • Enterprise Plan E3.
  • Academic Plan A3 e A4.
  • Exchange Online P1 e P2.
  • Exchange Online Archiving.
Funzionalità di ricerca Ricerca full text di tutte le cartelle leggibili, inclusi i contenuti degli allegati. Solo le cartelle selezionate possono essere ricercate.
Completezza dell’archivio Supporto tramite journaling assicurato.
  • Journaling non disponibile in tutti i piani.
  • Office 365 ha bisogno di una mailbox esterna per il journaling.
Conformità dell’archivio
  • Gli utenti possono cancellare le email dall’archivio solo se hanno i privilegi necessari.
  • Le policy di conservazione impediscono che gli utenti (inclusi gli amministratori) cancellino le email durante il periodo di conservazione.
  • La funzionalità “legal hold” previene la cancellazione delle email da parte di tutti gli utenti.
  • Tutti gli utenti possono cancellare manualmente i messaggi dall’archivio.
  • Le policy di conservazione non impediscono agli utenti di cancellare manualmente le email durante il periodo di conservazione.
  • Solo la funzionalità “litigation hold” impedisce agli utenti di cancellare manualmente le email, ciò riguarda l’intera mailbox e non solo l’archivio.
Opzioni per accedere all’archivio
  • Client stand-alone con funzionalità avanzate.
  • Add-in per tutte le edizioni di Outlook 2003, 2007, 2010 e 2013.
  • IMAP.
  • Web Access.
  • Web Access Mobile.
  • Specifiche edizioni di Outlook 2007, 2010 e 2013.
  • Web Access.
Archiviazione basata su client
Possibile attraverso client stand-alone con:
  • tutte le edizioni di Outlook 2003, 2007, 2010 e 2013.
  • Outlook Express.
  • Windows Mail.
  • Windows Live Mail.
  • Mozilla Thunderbird.
  • Mozilla Seamonkey.
  • File EML e MSG.
  • File PST.
  • File MBOX.
Possibile solo in specifiche edizioni di Outlook 2007, 2010 e 2013.
Accesso indipendente all’archivio Possibile attraverso lo storage on-premise. L’accesso dipende da Office 365 e dalla disponibilità dell’accesso a internet.
Posizione dell’archivio Rete aziendale interna on-premise.
Nel cloud:
  • in Irlanda e Olanda, per l’Europa.
  • A Singapore e Hong Kong, per l’Asia pacifica.
  • In Brasile, per il Brasile.
  • Negli Stati Uniti d’America, per tutti i Paesi.
Prezzo, servizio e supporto Pagamento in un’unica soluzione, costo per utente, sconti competitivi. Costo mensile, costo per mailbox.
  1. Versioni di Outlook supportate con accesso all’archivio
L’add-in per Outlook di MailStore Server supporta tutte le versioni di Outlook a cominciare da Outlook 2003. L’edizione specifica di Outlook o Office è irrilevante.
L’accesso all’archivio di Office 365 invece è possibile solo con determinate edizioni di Outlook:
 
  • Outlook 2013 stand-alone;
  • Outlook 2013 incluso in Microsoft Office Professional Plus 2013;
  • Outlook 2010 stand-alone;
  • Outlook 2010 incluso in Microsoft Office Professional Plus Subscription;
  • Outlook 2010 incluso in Microsoft Office Professional Plus 2010;
  • Outlook 2007 stand-alone;
  • Outlook 2007 incluso in Microsoft Office Ultimate 2007;
  • Outlook 2007 incluso in Microsoft Office Professional Plus 2007;
  • Outlook 2007 incluso in Microsoft Office Enterprise 2007.

Con la standard edition di Office, l’accesso all’archivio di Office 365 non è possibile direttamente da Outlook, ma solo attraverso Outlook Web Access (OWA). Molte funzionalità di archiviazione non sono disponibili, anche con alcune delle edizioni supportate di Outlook 2007.
  1. Piani di Office 365 supportati
MailStore Server supporta tutti i piani di Office 365 che includono l’email. Anche quando non è possibile un accesso diretto all’infrastruttura di Exchange di Office 365 attraverso EWS, MailStore Server può connettersi agli account email di Office 365 attraverso POP3 o IMAP.
Invece, l’archiviazione in Office 365 è possibile solo con determinati piani:
 
  • Enterprise Plan E3;
  • Academic Plan A3 e A4;
  • Exchange Online stand-alone Plan P1, P2 e Archiving. 

I piani di Office 365 Small Business and Medium Enterprise non includono le funzionalità di archiviazione dell’email. L’archiviazione online di Exchange è disponibile solo per le configurazioni ibride degli archivi on-premise Exchange Server 2010, 2013 ed Exchange Online/Office 365. Per ogni mailbox che deve essere archiviata è richiesto un CAL Exchange Enterprise in aggiunta all’account online di Exchange.
  1. Funzionalità di ricerca
MailStore Server supporta ricerche full-text completamente configurabili attraverso tutte le cartelle di archiviazione per le quali l’utente ha i privilegi di lettura. I parametri di ricerca possono essere salvati nelle cartelle di ricerca per l’accesso rapido.
In Office 365 invece solo le cartelle di archiviazione selezionate possono essere ricercate. La ricerca istantanea in una cartella della mailbox non include gli elementi dell’archivio, anche se è specificato “All Mail Items”. 
  1. Completezza dell’archivio
MailStore Server può archiviare tutte le email accessibili tramite journaling, per prevenire modifiche o cancellazioni di email nelle caselle degli utenti. MailStore Server supporta ogni mailbox di Exchange, IMAP e POP3 come sorgente per il journaling.
In Office 365 per il journaling deve essere utilizzata una mailbox esterna che non appartenga al dominio di Office 365. Questa mailbox non fa parte dell’archivio di Office 365 e deve essere gestita attraverso altri strumenti di archiviazione, per esempio MailStore Server. 
  1. Conformità dell’archivio
MailStore Server offre un sistema completo di gestione dei privilegi. Gli utenti possono cancellare le email dall’archivio solo se hanno i privilegi sufficienti per farlo a livello di utente o di archivio. Una policy di conservazione impedisce agli utenti (compresi gli amministratori) di cancellare le email durante il periodo di conservazione. Con la funzionalità “legal hold” di MailStore Server, cancellare le email dall’archivio può essere temporaneamente proibito. Ciò potrebbe essere necessario in caso di dispute legali per prevenire la cancellazione di email che potrebbero servire come prove.
In Office 365, qualsiasi utente può cancellare manualmente messaggi dall’archivio, nonostante le policy di conservazione. Il Managed Folder Assistant (processo automatico nei datacenter Microsoft che processa le impostazioni di conservazione applicate alle mailbox) non garantisce la conservazione di ogni email: questo perché non è pensato per impedire agli utenti di cancellare i propri messaggi, come Microsoft stessa ha esplicitamente dichiarato. In Office 365 solo la funzione “litigation (legal) hold” impedisce agli utenti di cancellare manualmente le email. Queste email però vengono rimosse dall’archivio e spostate in una cartella nascosta dove possono essere trovate solo dagli amministratori utilizzando eDiscovery via Multi-Mailbox Search. Inoltre, la funzionalità “litigation hold” riguarda non solo l’archivio ma l’intera mailbox. 
  1. Opzioni per accedere all’archivio
MailStore Server offre diverse possibilità per accedere all’archivio, come il client stand-alone, un add-in che supporta tutte le edizioni di Outlook 2003 fino al 2013, attraverso qualsiasi client email come mailbox IMAP di sola lettura, e attraverso qualsiasi browser via Web Access o Web Access Mobile.
In Office 365 l’accesso all’archivio è impossibile fuori da OWA o da specifiche edizioni di Outlook (vedi punto 1).
  1. Archiviazione basata su client
MailStore Server supporta l’archiviazione direttamente da diversi client email indipendentemente dal tipo di account configurato. Con il client di MailStore le email salvate localmente nei seguenti client possono essere archiviate direttamente:
 
  • tutte le edizioni di Outlook 2003, 2007, 2010, 2013;
  • Outlook Express;
  • Windows Mail;
  • Windows Live Mail;
  • Mozilla Thunderbird;
  • Mozilla Seamonkey.

In più, anche le email salvate come file EML o MSG o contenute in file PST o MBOX possono essere archiviate direttamente.
In Office 365 l’archiviazione basata su client è possibile solo con specifiche edizioni di Outlook (vedi  punto 1). 
  1. Accesso indipendente all’archivio
MailStore Server salva tutte le email on-premise all’interno della rete aziendale rendendo la disponibilità dell’archivio indipendente dalla disponibilità dell’accesso a Internet e dalla velocità della connessione, oltre che dai downtime di Office 365. Anche se l’accesso alle email non è disponibile per motivi dovuti alla connessione internet o per un downtime di Office 365, è comunque possibile accedere alle email archiviate con MailStore Server e assicurare così la continuità operativa. 
L’accesso all’archivio di Office 365 invece dipende sia dalla connessione a internet che dalla disponibilità di Office 365: se uno dei due viene a mancare, non è possibile accedere all’archivio email.
  1. Posizione dell’archivio
MailStore Server salva tutte le email on-premise all’interno della rete aziendale, permettendo all’azienda di controllare i dati e la loro conformità. La conformità alle legislazioni locali in materia di privacy e sicurezza dei dati è così assicurata.
Office 365 salva tutti i dati nel cloud, che si trova in un numero indefinito di data center in tutto il mondo. I clienti possono scegliere un data center tra i seguenti:
 
  • Irlanda e Olanda, per l’Europa;
  • Singapore e Hong Kong, per l’Asia pacifica;
  • Brasile, per il Brasile;
  • Stati Uniti d’America, per tutti i Paesi.

Questo modello può causare problemi se le legislazioni locali in materia di privacy e sicurezza dei dati impediscono il salvataggio dei dati fuori dal Paese in cui risiede l’azienda. 
  1. Prezzo, servizio e supporto
MailStore Server viene venduto a licenze per utente, con sconti competitivi che aumentano in modo proporzionale al numero di licenze acquistate. Un utente può avere più di una mailbox: la loro archiviazione è coperta da una sola licenza intestata all’utente stesso.
La licenza di MailStore Server include generalmente un anno di aggiornamenti e un servizio di supporto illimitato. Il supporto è disponibile via email, telefono o chat e viene erogato da professionisti IT con esperienza pluriennale con il prodotto e che sono in diretto contatto con gli sviluppatori di MailStore Server. È disponibile anche una guida completa online con la descrizione dettagliata degli scenari più comuni. Questo assicura un numero molto alto di richieste di supporto soddisfatte.
Office 365 invece è venduto a licenze per mailbox, con pagamento mensile. Solo alcuni piani offrono funzionalità di archiviazione delle email (vedi punto 2).   
 
Autore
Claudio Panerai
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