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Email: inondati… Ma felici?

13 Maggio 2013

Sul lavoro siamo inondati dalle email: è un fatto.
Lo conferma, senza pretese di rilevanza statistica, anche il piccolo sondaggio che abbiamo fatto tra i nostri clienti cui abbiamo posto la domanda: "Quanti messaggi di posta elettronica hai nella Inbox in questo preciso istante?".
Il 63% ne ha più di 100 e solo il 9% ne ha meno di 20, ossia la sparuta minoranza di quelli che riescono a vedere tutti i propri messaggi in un'unica schermata.


Quante email ci sono nella tua Inbox?

Sono numeri che mi impressionano.
Di sicuro non faccio testo per via delle mia personale ossessione di chiudere il computer la sera con la Inbox sempre vuota.
E mi ha colpito la posizione di coloro che hanno voluto lasciare un commento al sondaggio imbeccati dalla domanda: "Cosa suggerisci per difendersi dalle email?".
Per citarne alcuni: per Marco le email non sono un problema, anzi sono la soluzione al problema delle telefonate.
Non lo sono nemmeno per Gianpaolo che suggerisce di cancellarle e via.
Mauro propone una soluzione tecnico-organizzativa: dotarsi di un buon filtro anti-spam e avere una buona classificazione Get Things Done (GTD).

Mi sembra che la percezione di fondo sia che le email sono tante e bisogna imparare a conviverci serenamente.
Io penso invece che girino troppe email e che, per il bene del nostro ecosistema lavorativo, dobbiamo impegnarci a "ridurre le emissioni".
Se è vero che la maggioranza di noi (vedi il post di Piernicola De Maria) tutte le volte che arriva un'email è distolta da ciò che sta facendo, allora è un mero fatto di sopravvivenza.

Tre consigli per ridurre il numero delle email

Il web è pieno di suggerimenti su come ridurre il traffico di posta elettronica come ad esempio questo.
I tre consigli che cerco di ricordare a me stesso sono:

  1. manda solo email necessarie e spiegati bene: un messaggio scritto male genera N messaggi di richiesta di spiegazioni;
  2. manda il messaggio solo a chi deve leggerlo: l'approccio "un CC non si nega a nessuno" genera catene di S. Antonio a crescita esponenziale;
  3. tutte le volte che ricevi una newsletter che non ti interessa cancella subito l'iscrizione: se vince la pigrizia sono centinaia di email garantite.

E tu, come vivi l'inondazione delle email?

Autore
Francesco Doveri

Sono nato a Roma nel 1967 ma naturalizzato milanese, visto che a Milano ci vivo dal 1977.
 
Dopo la Laurea in Ingegneria Elettronica nel 1994 al Politecnico ho fatto per due anni il matematico alla SISSA di Trieste; non avevo abbastanza talento e ho deciso di “andare a lavorare”.  
La mia frequentazione con l’ICT inizia in Unisys nel 1997; da allora ho avuto modo di fare esperienza di marketing e vendite presso un system integrator (Etnoteam), un operatore mobile (H3G), una start-up (Abla), e un vendor di software (Nuance).  Da maggio del 2007 sono direttore marketing di Achab.
 
Ho avuto una grande passione per la canoa fluviale; ho dovuto appendere pagaia al chiodo per sopraggiunti limiti di età.
Adesso mi piace molto andare in barca a vela ma non lo faccio abbastanza, mi piace anche passare il tempo con Sara ma non la vedo abbastanza :-)
 
Sono anche su Linkedin e Facebook.
Commenti (3)

Io in questo momento ho 26 messaggi.

Io credo che avere poche email nella inbox sia come avere la scrivania in ordine.
Non è garanzia di perfezione ed efficienza, pero’ aiuta.
Avere una inbox con centinaia di messaggi ti scoraggia, a priori.

Io suggerisco due regole per limitare il numero di messaggi che giacciono nella inbox
1) Se di una email non sai esattamente cosa fare, allora cancellala
2) una votla che hai letto la email, non dire "ci penso dopo". Ormai hai investito tempo per leggerla: agisci subito e decidi subito cosa farne: cancellarla, inoltrarla, segnarti una cosa sul calendario, ecc

Buona email a tutti

Claudio Panerai,

Io penso che il problema delle inbox strapiene sia causato da un uso improprio dello strumento.
La inbox infatti viene considerata una todolist (lascio lì il messaggio così lo guardo dopo), una agenda (promemoria che domani c’è una riunione) e altre cose che non c’entrano con la sua vera natura: un contenitore di messaggi.

Sebbene sia un po’ lungo consiglio il video di Merlin Mann sul concetto di Inbox Zero.
In estrema sintesi dice che fare “check mail” non ha senso: bisogna evadere la posta, non controllarla.
Anzitutto, come dice Claudio, non esiste che uno legga un messaggio senza agire immediatamente.
Le azioni possibili conseguenti alla lettura di un messaggio sono cinque:
1) cancellazione senza pietà (o al limite archiviazione)
2) delega o inoltro: si passa l’azione a qualcun altro, senza che diventi scaricabarile 😉
3) risposta: si risponde subito
4) schedulazione di un task: metto in agenda che in una certa data devo allocare un certo tempo per svolgere il compito richiesto dalla mail
5) azione: se la mail richiede un’azione che si può fare subito, farla subito

Dopodiché si apre il client di posta a intervalli prestabiliti (non costantemente) e in quella circostanza si porta a zero il numero di messaggi nella inbox.

Secondo me funziona abbastanza bene.

Andrea Veca,

Grazie a Claudio e Andrea per avere puntualizzato e approfondito il tema dell’uso improprio della Inbox.
La regola delle "5 azioni" che propone Andrea è perfetta; il prerequisito è NON controllare sempre la posta ma farlo solo quando si hanno tempo, concentrazione e strumenti per poter svolgere quello giusto dei 5 punti. Se non lo si rispetto il meccanismo salta completamente. Ed il difficile è rispettarlo: se controllo la posta mentre sto guidando o sono sulla metropolitana come faccio a schedularmi un task? Meglio non controllare la posta 🙂
Per me la vera difficoltà è rispettarlo

Francesco Doveri,

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