Soluzioni tecniche

Insegnare a Excel come compilare un elenco

28 Ottobre 2014

A ogni nuova versione di Excel, vengono incluse decine di nuove funzionalità che in pochi utilizzano.

Sia perché le funzioni di base sono ormai disponibili in Excel da anni (e quindi è difficile inserire nuove funzioni davvero utili), sia perché siamo tutti così abituati a utilizzare Excel in un certo modo che non ci poniamo mai la domanda se per caso le cose che facciamo oggi si possano fare in maniera differente, più semplice o più efficace.
In poche parole: abbiamo imparato a fare le cose in un certo modo e rimaniamo bloccati su questo modo che abbiamo imparato, anche se magari è noioso e ci fa perdere tempo.

Vi faccio un esempio pratico
 
Spesso mi trovo a lavorare con elenchi di persone.
Sappiamo bene che è sempre meglio lavorare con tante colonne ognuna delle quali contiene un solo dato piuttosto che con colonne che contengono dati aggregati.
Infatti è meglio avere due colonne separate, per esempio che contengano nome e cognome, piuttosto che una sola cella che contiene entrambe le informazioni.
Questo perché mettere insieme le informazioni è facile (o fattibile), mentre estrarre parte di informazioni da una cella è sempre complesso; e spesso è così complesso che lo facciamo a mano.
 
Prendiamo per esempio il file illustrato qui sotto
 


Qui abbiamo un elenco di nomi e faccio notare che la colonna C contiene sia il nome sia il cognome, mentre nella colonna D ci serve il nome di battesimo.

Come fare?

Normalmente a mano, ossia con la santa pazienza ci mettiamo lì e scriviamo: "Valeria, Elio, Luigi…" e se i nomi sono pochi si può anche fare. Se le celle sono centinaia o migliaia però?
In genere andiamo avanti così perché è l’unico modo con cui sappiamo procedere. Forse i più ardimentosi fanno macro o funzioni complesse per la manipolazione delle stringhe di testo, ma ci vorrà un bel po' di tempo a trovare la via d’uscita.

Excel 2013 mette a disposizione una funzione comodissima, ma sconosciuta ai più.
Si chiama Anteprima suggerimenti (Flash Fill in inglese).

Il funzionamento è semplicissimo

Prendiamo ancora il file di Excel di esempio e scriviamo "Valeria" nella cella D2.
Poi lasciamo il cursore nella cella D2 e dalla barra superiore di Excel scegliamo il comando Riempimento -> Anteprima suggerimenti… Et voilà!
 

 
Excel ha fatto tutto da solo, ossia ha letto il tuo primo suggerimento ed è andato avanti a completare la tabella.
 

 
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Autore
Claudio Panerai
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Nato a Ivrea nel 1969, è sposato e padre di due figlie. Laureato in Scienze dell’Informazione nel 1993, ha dapprima svolto numerose consulenze e corsi di formazione per varie società per poi diventare responsabile IT per la filiale italiana del più grande editore mondiale di informatica, IDG Communications. Dal 2004 lavora in Achab dapprima come Responsabile del Supporto Tecnico per poi assumere dal 2008 la carica di Direttore Tecnico. Giornalista iscritto all’albo dei pubblicisti, dal 1992 pubblica regolarmente articoli su riviste di informatica e siti web di primo piano. E' stimato da colleghi e clienti per la schiettezza e onestà intellettuale. Passioni: viaggi, lettura, cinema, Formula 1, sviluppo personale, investimenti immobiliari, forex trading. Claudio è anche su LinkedIn e Facebook.
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