Introduzione
MDaemon è uno dei mail server più utilizzati al mondo: oltre 200.000 installazioni gestiscono infatti milioni di messaggi di posta elettronica ogni giorno. Il successo di MDaemon è dovuto a una combinazione di fattori: semplicità d’uso, affidabilità e prezzo contenuto, oltre ad un’attenzione assoluta verso la sicurezza, la rimozione dello spam e l’assenza di malware dai messaggi consegnati. Il continuo sviluppo del prodotto ha permesso a MDaemon di mantenersi costantemente in una posizione di vantaggio tecnologico rispetto ai concorrenti: una leadership che è andata man mano aumentando sin dal rilascio iniziale del software, avvenuto nel 1995.
Negli anni recenti è stato inoltre posto un forte accento sulle funzionalità groupware e sugli strumenti necessari alla condivisione delle informazioni di rilevanza aziendale. Questo documento illustra come MDaemon affronta e risolve le necessità di condivisione delle informazioni tipiche delle aziende di oggi.
Cos'è il groupware
Che cosa significa groupware?
Il termine groupware fa generalmente riferimento alle informazioni che un gruppo di lavoro – tipicamente in ambito aziendale – ha
bisogno di scambiare e di condividere per portare a termine le proprie attività. In questo documento ci riferiremo principalmente alla condivisione di calendari, attività, note e cartelle email, nonché all’accesso con controllo centralizzato a cartelle condivise contenenti calendari, attività, note e messaggi di posta.
Cos’è WorldClient
WorldClient è il client per l’accesso alla posta elettronica basato su browser Web. WorldClient è stato introdotto in MDaemon a partire dalla versione 2.8 e le sue caratteristiche sono state migliorate costantemente nel corso degli anni fino a renderlo una reale alternativa ai client di posta tradizionali.
Il principale vantaggio di una soluzione come WorldClient è che elimina la dipendenza da complessi client di posta da installare sul PC, applicazioni che costituiscono un punto critico in termini di configurazione del sistema e della sicurezza. Grazie a WorldClient non si deve installare nulla sul PC dell’utente (solo il browser, che solitamente è già presente), semplificando enormemente il lavoro dell’amministratore. Ma anche quello dell’utente: è infatti possibile accedere alla propria posta allo stesso modo da qualsiasi PC in qualunque parte del mondo ritrovando sempre la medesima configurazione personalizzata.
MDaemon e l’evoluzione delle funzionalità groupware
MDaemon integra funzionalità groupware a partire dalla versione 6, uscita a luglio 2002; tali funzionalità erano disponibili solo agli utenti che utilizzavano WorldClient. All’inizio del 2003, con il rilascio della versione 6.7, le funzionalità di groupware sono state estese anche agli utenti di Microsoft Outlook per condividere le cartelle senza dover utilizzare Microsoft Exchange Server. Con le versioni 6.x e 7.x di MDaemon le cartelle condivise da Outlook erano slegate e indipendenti da quelle accessibili mediante WorldClient.
La versione 7, rilasciata nel marzo 2004, aveva introdotto un nuovo tema (cioè un nuovo aspetto grafico) per WorldClient, chiamato LookOut, progettato per emulare i client di posta più diffusi ma con il vantaggio di poter accedere alle email mediante il browser. WorldClient è da allora in grado di accedere e interagire con le cartelle condivise da Outlook sebbene queste siano ancora distinte e separate delle cartelle groupware di WorldClient.
Nuove funzionalità groupware di MDaemon
Versione dopo versione, MDaemon potenzia ulteriormente le proprie capacità andando incontro alle esigenze espresse dai suoi utenti. A titolo di esempio, ecco alcuni nuovi accorgimenti introdotti:
- Migliorata l’integrazione tra le cartelle condivise di WorldClient e quelle di Outlook.
- Superiori performance nella condivisione delle cartelle di Outlook, che non ricorre più a tecniche di sincronizzazione in background.
- Abbandono del formato PST per la condivisione delle cartelle di Outlook.
- Non servono connessioni IMAP separate.
- I messaggi inviati vengono salvati nell’apposita cartella condivisa, risolvendo un limite di Outlook.
- Gli utenti Outlook possono ora nascondere le cartelle condivise cui hanno accesso.
Le novità delle ultime versioni di MDaemon
MDaemon ha rinnovato profondamente WorldClient per fornire accesso alle funzionalità groupware e condividere Calendari, Contatti, Attività e Note; questo è possibile sia per gli oggetti creati dagli utenti, sia per quelli creati sul server.
In aggiunta, è disponibile il plug-in, denominato Outlook Connector for MDaemon, che permette agli utenti Outlook di accedere direttamente sia alla posta elettronica sia alle informazioni groupware. Il plug-in, che sostituisce MDaemon GroupWare, non fa più uso della sincronizzazione in background, non usa più i file PST e gestisce ora anche le cartelle email. Anche la distinzione tra cartelle WorldClient e cartelle Outlook viene meno: è di fatto disponibile un’unica soluzione di groupware indipendente dallo strumento che si utilizza per accedervi: Outlook o WorldClient.
MDaemon è una soluzione groupware integrata cui si può accedere tramite WorldClient (ovvero con normale un browser Web).
Principali funzionalità groupware introdotte da MDaemon 8 in poi…
- MDaemon include le funzionalità groupware per default; non occorre acquistare plug-in supplementari..
- Queste funzionalità sono accessibili mediante una interfaccia Web assolutamente intuitiva.
- Gli utenti possono accedere a email, calendari, contatti, note e attività mediante WorldClient.
- Ciascun utente può condividere le proprie cartelle e assegnare i permessi di accesso.
…e da Outlook Connector for MDaemon
- Outlook Connector for MDaemon è in grado di gestire tutti i tipi di cartelle: quindi all’interno di Outlook viene visualizzato un unico insieme di cartelle.
- I messaggi email inviati da Outlook sono salvati nella cartella “Inviati” e quelli cancellati sono spostati nella cartella “Cancellati”.
- Gli utenti possono decidere quali cartelle mostrare in Outlook, in modo da non appesantire l’interfaccia.
- Rispetto al vecchio plug-in MDaemon GroupWare è stata migliorata la velocità di accesso ai dati: non c’è più la sincronizzazione in background (quella che mostrava un’icona nell’area inferiore dello schermo, sulla destra) e non si utilizza più il file PST: una copia dei dati è salvata sul PC client.
La nuova interfaccia di WorldClient
Le funzionalità di calendario di WorldClient sono accessibili mediante un’interfaccia tanto sofisticata quanto intuitiva. Da qui è possibile creare appuntamenti, riunioni ed eventi.
La gestione dei contatti è ora molto più completa.
Anche le attività, la condivisione delle cartelle e la gestione dei permessi avvengono direttamente da WorldClient. Gli utenti possono verificare quali cartelle hanno il diritto di vedere.
Utilizzare Outlook Connector for MDaemon
Sebbene tutte le funzionalità groupware siano accessibili mediante WorldClient, molti utenti preferiscono usare il client di posta tradizionale: Outlook. L’integrazione con Outlook è possibile installando il plug-in Outlook Connector for MDaemon su ciascun client. Per usarlo, sul server deve essere disponibile l’opportuna licenza di Outlook Connector (non è necessario che preveda lo stesso numero di utenti di quella di MDaemon, è sufficiente che il numero di utenti sia uguale o superiore al numero di client da connettere). Outlook Connector sostituisce il vecchio MDaemon GroupWare.
Nota: il plug-in Outlook Connector funziona solo con MDaemon Professional.
Installazione di Outlook Connector for MDaemon
Per installare Outlook Connector for MDaemon occorre lanciare l’esecuzione del setup e proseguire come mostrato nelle immagini successive.
Configurazione di Outlook Connector for MDaemon
Creare un nuovo profilo di Outlook
Selezionare “Posta elettronica” dal Pannello di controllo e premere il pulsante “Aggiungi” (in Windows XP con Outlook 2003 è necessario aver prima premuto il pulsante “Mostra profili”).
Una procedura guidata consentirà di creare un account email, come mostrato nel passo successivo.
Configurare un account per il profilo
Creare una connessione all’account MDaemon è semplice come aggiungere un account di posta elettronica.
Selezionare “Altri tipi di server” e proseguire con il pulsante “Avanti”.
Selezionare “Outlook Connector for MDaemon” e proseguire con il pulsante “Avanti”.
Specificare a questo punto i dettagli della connessione.
Inserire con attenzione l’indirizzo IP del server MDaemon nei campi “Incoming Mail” e “Outgoing Mail”. Le informazioni di logon (nome utente e password) devono coincidere con quelle con cui si accede a MDaemon.
Dopo aver inserito le informazioni, premere il pulsante “Test Account Settings” per verificare che i parametri specificati siano corretti.
Se il test non avesse esito positivo occorrerà verificare di aver inserito:
- l’indirizzo IP esatto;
- come nome utente l’indirizzo email completo;
- la password corretta;
- la licenza di Outlook Connector for MDaemon sul server.
Verificare inoltre di aver abilitato l’account di MDaemon che si sta configurando all’uso di Outlook Connector.
Se l’esito è positivo premere il pulsante “OK”.
A questo punto la configurazione è completa.
Premere il pulsante “OK” per concludere. Se si pensa di utilizzare solo un profilo per Outlook si consiglia di specificarlo nella lista a tendina, selezionando
“Utilizza sempre questo profilo”.
Ora si dovrebbe essere in grado di avviare Outlook accedendo al proprio account MDaemon.
Come utilizzare Outlook quando si è connessi all’account MDaemon
Una volta che il profilo è stato creato, avviare Outlook assicurandosi di utilizzare il profilo adeguato.
Di seguito sono riportate alcune schermate che mostrano l’utilizzo di Outlook quando si è installato Outlook Connector for MDaemon.
Condividere cartelle con altri utenti è molto semplice.
Facendo click con il tasto destro del mouse sulla cartella si seleziona “Properties” e quindi il tab relativo ai permessi, oppure si seleziona la cartella e si preme il pulsante “Folders” nella barra degli strumenti.
Nell’esempio in figura Andrea Pernice sta dando ad astest@bb.achab.it il permesso di User alla propria cartella Calendario.
Un’altra funzionalità innovativa è la possibilità che l’utente ha di scegliere quali cartelle visualizzare in Outlook.
Nell’immagine sottostante si può vedere il profilo di Andrea. Notare che Andrea ha accesso al calendario e alla Inbox di lbiffi.
